10 Tips untuk Menulis Surat Donor Lebih Baik Terima Kasih

by Joanne Fritz

Anda tidak pernah bisa mengucapkan terima kasih terlalu banyak atau terlalu sering

Mengatakan terima kasih kepada donor mengakhiri satu transaksi tetapi membangun jembatan untuk dukungan di masa mendatang dan keterlibatan yang lebih dalam. Lakukan dengan baik, dan Anda sedang dalam perjalanan menuju kesuksesan pengumpulan dana di masa depan.

Berikut ini sepuluh kiat untuk membuat surat ucapan terima kasih itu tepat.

01 - Dapatkan dalam surat dengan cepat

Empat puluh delapan jam adalah perubahan yang ideal untuk surat ucapan terima kasih. Jika itu tidak mungkin, targetkan tidak lebih dari seminggu. Anda ingin donor mengingat bahwa dia memberikan donasi sehingga ucapan terima kasih Anda memperkuat tindakannya dan memberi imbalan kepadanya untuk memberi.

Mendapatkan surat itu dengan cepat akan membuat nama amal Anda melekat di benak donor, meyakinkannya bahwa Anda menerima sumbangan, dan membuatnya terkesan dengan efisiensi dan perhatian Anda.

Bahkan donatur online harus menerima surat ucapan terima kasih, tetapi itu mahal, dan banyak lembaga nonprofit yang pindah ke online sebanyak mungkin. Dalam hal ini, pastikan bahwa donatur online Anda belum menerima tanda terima yang dikirim melalui email. Luangkan waktu untuk mempersonalisasi email yang dikirim terima kasih dan ubah menjadi sesuatu yang mudah diingat

Memoles praktik terbaik untuk mengirim surat terima kasih melalui email . Dalam kotak email lengkap, surat terima kasih Anda dapat luput dari perhatian, jadi perhatikan baris subjeknya dan pastikan baris "dari" secara jelas mengidentifikasi organisasi Anda.

Ada banyak rintangan untuk berterima kasih kepada donatur melalui email yang mungkin Anda lupakan. Itu harus tetap keluar dari folder SPAM , menangkap perhatian donor, dan membujuknya untuk membuka pesan. Jangan biarkan kemudahan dan biaya email yang relatif rendah membutakan Anda karena kekurangannya.

02 - Jadikan pribadi

Personalisasi surat ucapan terima kasih Anda dengan nama donatur (periksa ulang ejaan dan jangan pernah memanggil Ms a Mr), dan tulis langsung ke individu. Nama depan sangat kuat.

Apa yang berhasil untuk surat penggalangan dana juga berlaku untuk surat terima kasih. Misalnya, gunakan kata ganti orang , seperti "Anda," "kami," dan "I."

Masukkan informasi tentang donor, seperti berapa lama mereka menjadi donor, atau Anda senang melihat mereka di acara terakhir. Mungkin donor telah menerima penghargaan atau mendapat promosi. Jangan ragu menambahkan sesuatu ke surat Anda.

Sistem catatan donor yang baik akan menjadi teman terbaik Anda ketika menyangkut tingkat personalisasi ini. Sebagian besar sistem, bahkan yang berbiaya rendah, memiliki kemampuan untuk menangkap informasi terkini tentang donatur Anda.

Kapan mereka memberi terakhir? Sudahkah mereka menjadi sukarelawan? Kapan terakhir kali donor mengadakan kontak dengan organisasi Anda dan apa sifat interaksi itu?

Jika ini adalah pendonor pertama kali, kirim paket selamat datang, dan undang donor untuk berlangganan nawala dan pengumuman.

Jika berterima kasih kepada donor lama, pertimbangkan catatan tulisan tangan daripada surat resmi, atau cara kreatif lain untuk mengucapkan terima kasih .

03 - Berkoordinasi dengan tema kampanye

Koordinasikan terima kasih atas seruan atau kampanye yang membawa donasi.

Buat draf template untuk surat ucapan terima kasih saat Anda menulis materi penggalangan dana Anda. Anggap saja sebagai bagian dari paket kampanye Anda. Jika donasi adalah tanggapan terhadap beberapa stimulus lain ... mungkin suatu peristiwa yang Anda buat ... menghubungkan surat itu dengan peristiwa itu.

Membuat lingkaran penuh kembali ke daya tarik meningkatkan kelengketan nama organisasi Anda di benak donor. Hal ini juga meyakinkan para donor.

Jika donasi tersebut merupakan tanggapan terhadap daya tarik email tertentu, lakukan pengembangan halaman arahan sumbangan di situs web Anda khusus untuk para donatur tersebut.

Generik sudah keluar. Kekhususan terhadap apa yang dilihat donor yang memaksanya memberi adalah suatu keharusan. Misalnya, jika donor menyumbang untuk membantu korban gempa bumi, pastikan ucapan terima kasih Anda mengacu pada situasi itu.

04 - Gunakan cerita untuk menghubungkan para donor dengan hasil

Membantu donatur memvisualisasikan bagaimana uang mereka dihabiskan Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menceritakan kisah tentang orang tertentu yang dibantu oleh donasi. Ceritanya tidak perlu panjang. Hanya beberapa kalimat dan menggunakan nama seseorang bisa cukup untuk membangkitkan empati di donor.

Jadikan donor Anda sebagai pahlawan dari kisah-kisah itu. Dia membuat cerita itu menjadi mungkin. Simpanlah persediaan cerita tentang hal-hal baik yang dilakukan oleh amal Anda. kemudian siapkan blok-blok menyalin menggunakan cerita-cerita itu dan jatuhkan ke surat terima kasih Anda sebagaimana mestinya.

Merubah cerita sering kali akan membuat surat Anda tetap segar dan mempermudah pengiriman banyak surat tanpa harus menjadikannya benar-benar baru.

Bahkan jika Anda melayani orang-orang yang berada dalam situasi sensitif dan Anda perlu melindungi identitas mereka, ada cara untuk menceritakan kisah mereka tanpa mengorbankan privasi mereka.

05 - Minta orang asli menandatangani surat Anda

Hindari tanda tangan digital kecuali Anda mengirim ribuan surat sekaligus. Bahkan kemudian, surat-surat cadangan yang diberikan kepada para donor memberi sumbangan berarti bagi direktur eksekutif Anda, ketua dewan, atau seorang ketua penggalang dana sukarela untuk ditandatangani. Gunakan perangko kelas satu untuk surat-surat ini.

06 - Tambahkan catatan pribadi yang ditulis tangan

Jika perlu, minta Direktur Eksekutif atau Presiden Dewan untuk menambahkan catatan pribadi pada surat itu. Pendonor lama yang mungkin mengetahui ED Anda atau anggota dewan merasa bahwa ini sangat memuaskan.

Menyebutkan peristiwa baru-baru ini yang dihadiri donor akan mengingatkan donor akan pengalaman yang menyenangkan dan menambah keaslian pada catatan tersebut. Pertimbangkan untuk mengadakan pesta menulis catatan dengan sukarelawan yang dapat menulis catatan pada huruf atau melampirkan catatan post-it dengan pesan tulisan tangan.

07 - Sertakan amplop balasan

Saya tidak menyarankan meminta sumbangan lain dalam surat ucapan terima kasih. Jujur, itu membuat orang lebih dari yang Anda pikirkan. Namun, hanya menyertakan amplop balasan mungkin mengingatkan donor bahwa sumbangan masa depan diterima.

Banyak donor menyimpan amplop ini dan menggunakannya untuk hadiah nanti ... atau bahkan segera. Andrew Olsen Fundraising Fundamentals sangat antusias untuk memasukkan amplop balasan dalam surat ucapan terima kasih. Dia telah menemukan badan amal yang menggunakan taktik ini untuk donor baru memiliki "tingkat konversi 2 hadiah yang berada di mana saja dari 8% -12% lebih tinggi daripada organisasi-organisasi yang tidak memasukkan mereka."

08 - Gunakan surat sebagai tanda terima pajak

Donor Anda terima kasih juga bisa menjadi tanda terima. Anda harus memberikan tanda terima setiap tahun untuk tujuan pajak jika donor memberikan $ 250 atau lebih , dan Anda dapat menyertakan pengungkapan itu dengan surat ini.

Surat ucapan terima kasih hari ini biasanya mencakup pengungkapan yang tepat setiap kali donor memberi, apakah online, dengan cek atau melalui pemberian bulanan .

Ini adalah praktik yang baik juga untuk memberikan ringkasan pemberian untuk tahun ini di awal tahun depan, tepat pada saat para donor biasanya mempersiapkan pengembalian pajak mereka. Ingat saja bahwa tanda terima bukan ucapan terima kasih . Tanda terima harus menjadi bagian kecil dari surat itu.

09 - Undang lebih banyak keterlibatan

Selalu menyenangkan menyertakan undangan untuk mengunjungi biro iklan Anda dan melihat karya Anda langsung.

Di dunia saat ini di mana Anda mungkin meminta donasi dari orang-orang di seluruh dunia, keterlibatan dapat dicapai melalui media sosial . Dorong donor Anda untuk mengikuti organisasi Anda di Facebook dan Twitter atau jejaring sosial lainnya yang Anda ikuti.

Karena tidak ada hyperlink dalam surat yang dikirim, berikan alamat situs web Anda dan kemudian pastikan bahwa tombol media sosial Anda mudah ditemukan.

Sertakan undangan eksplisit untuk mengunjungi situs web dan klik tombol tersebut dan untuk mendaftar buletin email Anda atau komunikasi lainnya. Ikon media sosial adalah beberapa elemen terpenting di situs web amal Anda.

10 - Tambahkan postscript dan berikan info kontak

Kami semua skimmer. Itu sebabnya kebanyakan dari kita membaca bagian atas surat dan kemudian melompat ke PS. Kemudian kita dapat kembali dan membaca sisa surat itu. Pemasar surat langsung tahu semua tentang PS dan selalu memasukkannya. Terkadang mereka memiliki lebih dari satu.

Untuk PS surat ucapan terima kasih, Anda mungkin ingin merujuk kembali ke cerita yang Anda berikan ("Michael dan Jane aman dan bahagia karena Anda") atau cantumkan informasi kontak penting di sana.

Donor harus memiliki nama, nomor telepon, dan alamat email seseorang dalam organisasi yang dapat dihubungi dengan pertanyaan. Layanan pelanggan sama pentingnya bagi lembaga nonprofit seperti untuk bisnis, sehingga memudahkan donor untuk menemukan orang sungguhan jika mereka memiliki masalah.