Menulis Terima Kasih, Catatan Membawa Sasaran, Sistem, dan Alat Tulis Besar
Mungkin karena, seperti yang ditunjukkan oleh MarketingProfs, inbox email kami adalah medan perang, penuh sesak dengan sampah. Atau bisa jadi nostalgia untuk cara kita dulu, seperti yang ditemukan Lifehack ketika menulis tentang kegembiraan kartu pos. Kita semua tahu kita harus menulis catatan dan kartu pos, terutama kepada para donor, relawan, dan pendukung kita.
Tapi itu kebiasaan yang harus kita praktekkan.
Cara Amal Anda Dapat Menggunakan Catatan Tulisan Tangan atau Kartu Pos
Ada banyak alasan untuk menulis catatan terima kasih. Kartu pos atau surat tulisan tangan memberi pesan sentuhan tak terlupakan yang akan menghubungkan Anda dengan audiens Anda.
- Terima kasih donor lama: Tulisan tangan terima kasih sangat bagus untuk donor yang ada. Seorang donatur yang setia telah melihat banyak materi Anda, dan surat resmi pada saat ini mungkin tampak lebih sama. Coba gunakan catatan hanya untuk mengatakan, "Terima kasih, kami menghargai semua yang Anda lakukan." Atau gunakan catatan tulisan tangan untuk donor yang sudah pingsan. Katakan saja, "Kami merindukanmu."
- Berterimakasih kepada sukarelawan: Terkadang kami menganggap sukarelawan terbaik kami begitu saja. Cobalah berterima kasih kepada orang-orang spesial dengan catatan tulisan tangan atau kartu pos setidaknya setahun sekali. Anda mungkin waktu setelah relawan telah melakukan sesuatu yang sangat baik, tetapi kapan saja adalah waktu terbaik.
Juga, tulis tulisan tangan terima kasih kepada beberapa "pahlawan super" Anda. Mereka adalah orang-orang yang secara konsisten membicarakan Anda, memimpin kampanye penggalangan dana atas nama Anda, dan yang pertama muncul ketika ada keadaan darurat.
- Ucapkan terima kasih kepada orang-orang yang menanggapi acara Anda: Kirim catatan tulisan tangan kepada orang-orang yang mengatakan bahwa mereka akan datang ke salah satu acara Anda. Ini dapat berfungsi baik sebagai ucapan terima kasih dan pengingat. Jika ada ratusan orang datang, pilih saja beberapa. Katakan saja, "Terima kasih atas RSVP Anda kepada gala! Kami sangat menantikan kehadiran Anda di sana."
- Rayakan tonggak pencapaian: Apakah Anda membuat catatan tentang hari jadi atau ulang tahun donor terbaik Anda? Bagaimana kalau mereka pensiun? Apakah mereka mendapat promosi atau pekerjaan baru? Apakah anak mereka baru lulus dari sekolah menengah atau perguruan tinggi? Ini adalah peluang fantastis untuk berhubungan dan menunjukkan kepada donatur Anda seberapa banyak Anda memperhatikan dan peduli tentang mereka.
- Terima mitra bisnis atau sponsor: Siapa orang yang menjadi sasaran kampanye pemasaran terakhir, atau siapa yang memimpin untuk sponsor acara perusahaan ? Anda mungkin telah mengirim surat resmi ke perusahaan dengan hasil acara atau kampanye Anda, tetapi luangkan beberapa menit tambahan untuk mengirim catatan tulisan tangan kepada orang yang paling banyak membantu. Ini dapat membuka jalan bagi kolaborasi di masa depan.
- Terima kasih seorang reporter atau blogger: Jika seorang wartawan menulis atau membuat blog tentang amal Anda, ini adalah kesempatan Anda untuk mengubahnya menjadi seorang pendukung. Kirim catatan tulisan tangan mengucapkan terima kasih. Juga, tawarkan untuk menjadi sumber untuk artikel di masa depan, dan bukan hanya tentang amal Anda. Jurnalis selalu membutuhkan sumber-sumber ahli untuk isu-isu. Anda bisa jadi itu. Namun, jagalah hubungan dengan mengucapkan terima kasih.
Dapatkan Ke Kebiasaan
Buat tulisan terima kasih catatan atau kartu pos kebiasaan. Tidak masalah jika Anda hanya ingat untuk melakukannya sesekali.
Biasakan mengenali "momen bersyukur" dan membuatnya mudah untuk ditindaklanjuti.
- Pesan beberapa kartu catatan dengan logo Anda: Buat mereka cukup besar sehingga Anda dapat menulis pesan yang masuk akal, sehingga mereka akan menonjol ketika tiba di pos. Jika Anda tidak dapat memesan kartu catatan khusus untuk organisasi Anda, berikut ini beberapa yang siap dicetak secara gratis atau biarkan mereka menginspirasi Anda. Dapatkan kartu pos yang memiliki salah satu foto Anda yang paling ikon di atasnya. Memiliki beberapa versi kartu pos yang dibuat agar Anda tidak akan mengirim yang sama berulang-ulang kepada orang yang sama.
- Kumpulkan alamat fisik, bukan hanya email dari kontak Anda: Kami tidak melakukan itu lagi. Kami memiliki nomor telepon dan alamat email tetapi melupakan yang fisik. Donor dan basisdata relawan Anda akan memilikinya bagi orang-orang yang paling dekat dengan badan amal Anda, tetapi jangan lupakan mereka untuk orang yang lebih jauh. Cobalah untuk terbiasa mengumpulkannya bagi kebanyakan orang.
Tetapkan tujuan spesifik: Misalnya, tulis satu ucapan terima kasih per hari atau tiga minggu. Frekuensi sebenarnya kurang penting daripada Anda menetapkan tujuan untuk diri sendiri. Pada akhir hari atau minggu, tanyakan pada diri Anda tentang catatan yang sudah Anda tulis. Jadilah teladan bagi sisa staf Anda dengan memberi tahu mereka bahwa Anda sedang menulis catatan dan mendorong mereka untuk melakukannya juga.
Mintalah anggota badan amal Anda: Menulis ucapan terima kasih kepada para donor adalah cara terbaik untuk membuat anggota dewan terlibat dalam penggalangan dana . Dan sebagian besar sukarelawan suka menulis catatan terima kasih. Memiliki pesta ucapan terima kasih di mana mereka bisa berkumpul dan menulisnya. Itu bekerja sangat baik di sekitar liburan atau tepat setelah tahun pertama. Tidak ada yang bisa menandingi ucapan terima kasih dari salah satu klien amal Anda. Gambar anak-anak dengan ucapan terima kasih sangat kuat. Bab Satu Habitat untuk Kemanusiaan meminta pemilik rumah barunya untuk menulis kepada para donor tentang seberapa besar arti rumah mereka bagi mereka. Donor Pilih memiliki guru yang menerima bantuan mengirim ucapan terima kasih kepada para donor, ditambah foto anak-anak di kelas itu.
Sertakan komponen ucapan terima kasih dalam segala hal yang Anda lakukan: Setelah acara, setelah kampanye penggalangan dana , sebagai tindak lanjut untuk hibah yang diminta dan diterima. Tonton pengumuman promosi, pengunduran diri, dan pernikahan. Semua ini membuat kesempatan berterima kasih atau ucapan selamat yang luar biasa.