Namun, sementara perencanaan acara sangat penting jika Anda ingin acara berjalan lancar, Anda juga menginginkan hasil dari semua upaya Anda.
Itulah mengapa organisasi Anda harus merekrut "komite tuan rumah."
Apa itu Komite Tuan Rumah?
“Komite tuan rumah” berbeda dari komite perencanaan acara tradisional. Alih-alih orang yang secara aktif merencanakan, menjadwalkan, atau mengatur acara hari itu atau malam hari, panitia tuan rumah adalah tim yang menggunakan jaringannya untuk memastikan bahwa acara tersebut populer. Beberapa anggota komite tuan rumah dapat memilih untuk:
- Dorong teman-teman, keluarga atau kolega mereka untuk membeli tiket
- Kumpulkan barang lelang dari bisnis lokal
- Buat koneksi vendor untuk hadiah door atau katering acara
Tentu saja, ada banyak cara panitia penyelenggara dapat membuat acara amal Anda lebih baik dari sebelumnya . Bayangkan sebuah komite tuan rumah sebagai tuan rumah sebuah pesta; seseorang yang mengundang tamu terbaik, tahu siapa yang harus dipanggil untuk makanan atau dekorasi dan dapat menghubungkan Anda dengan orang-orang yang membuat acara tersebut sukses total.
Karena komite tuan rumah dapat meningkatkan dana yang diterima di suatu acara atau mendapatkan lebih banyak perhatian media, menemukan dan merekrut individu yang tepat adalah penting.
Siapa yang Harus Memilih untuk Komite Tuan Rumah Anda
Komite tuan rumah yang benar-benar berguna tidak akan menyertakan pemasar atau perencana acara yang dibayar. Sebaliknya, mereka harus menjadi anggota tim, basis donor, atau sukarelawan yang sangat terlibat dengan koneksi dan kesediaan untuk menjangkau.
Panitia host Anda dapat berkisar dari hanya beberapa orang hingga lusinan.
Semakin banyak orang di komite Anda, semakin banyak dampak yang dapat mereka hasilkan secara kolektif pada keberhasilan acara Anda.
Anda dapat menemukan anggota komite tuan rumah hampir di mana saja, termasuk:
- Seorang anggota dewan atau ketua di dalam organisasi Anda
- Relawan yang sangat terlibat dalam komunitas
- Donor yang memiliki koneksi ke bisnis lokal
- Seorang donor atau anggota dewan yang memiliki kontak luas dalam demografi donor ideal Anda
- Relawan yang tahu vendor atau pemilik tempat
- Selebriti lokal atau nasional yang sering melakukan advokasi untuk tujuan Anda
Setelah Anda menemukan individu yang Anda inginkan untuk bergabung dengan komite tuan rumah Anda; sekarang saatnya merekrut mereka.
Cara Merekrut Komite Tuan Rumah
Carilah dan hubungkan dengan individu yang akan menjadi anggota panitia tuan rumah yang hebat. Namun, jangan hanya meminta seseorang untuk berada di komite tuan rumah. Undangan resmi adalah cara terbaik untuk merekrut anggota komite.
Dalam undangan komite tuan rumah, penting untuk memasukkan:
- Informasi lengkap tentang acara dan organisasi Anda (tanggal dan lokasi)
- Informasi tentang tujuan acara (penggalangan dana untuk penyebab khusus)
- Contoh bagaimana anggota panitia tuan rumah dapat berkontribusi
- Tanggal untuk merespons atau terhubung dengan tim Anda
- Ucapan "canggih" terima kasih telah memberi tahu mereka bahwa Anda bersemangat untuk mengundang mereka
- Nama Anda / contact person dan informasi kontak
Pastikan bahwa anggota potensial mengetahui keterlibatan mereka akan diakui dan dihargai dan mereka dapat membuat dampak yang signifikan dengan bergabung.
Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara menyusun surat undangan panitia host Anda, ada banyak contoh di situs web nirlaba lainnya. Jika Anda mencari template yang mudah digunakan, salin dan tempel template di bawah ini dan masukkan informasi Anda di masing-masing kurung.
[Tanggal]
[Insert Name] yang terhormat:
Saya menulis untuk memberi tahu Anda tentang acara menarik yang [Nama Organisasi Anda] sedang direncanakan untuk [Bulan] di [Masukkan Kota].
Dalam [Bulan + Tahun (jika berbeda dari yang sekarang)], [Organisasi] membawa [Nama Acara] ke [Kota] untuk meningkatkan kesadaran tentang [penyebab / masalah / masalah sosial yang ditangani oleh organisasi Anda] dan untuk membangun dukungan untuk [ program / inisiatif / upaya].
[Tambahkan informasi yang relevan tentang acara / tujuan / tema].
Acara akan diadakan di [Kota] di [Tempat Acara (jika Anda memilikinya)] pada [tanggal dan waktu].
[Nama Pertama], kami ingin bantuan Anda untuk membuat acara ini — dan yang lain seperti itu — sukses. Jika Anda ingin menjadi bagian dari acara ini, serta acara mendatang, kami akan sangat berterima kasih jika Anda akan menerima undangan resmi ini untuk menjadi bagian dari komite tuan rumah kami.
Ada beberapa cara sederhana untuk terlibat:
- Bagikan nama Anda, atau nama organisasi Anda, sebagai anggota dari komite tuan rumah kami
- Undang kolega, teman, dan tetangga Anda untuk membeli [meja / tiket] ke acara kami
- Bergabunglah dengan kami untuk acara tersebut
- [Masukkan permintaan khusus berdasarkan koneksi, orang berdiri.]
Kami juga akan menyukainya jika Anda mempertimbangkan untuk menghosting meja Anda sendiri dan mengundang teman dan kolega ke malam yang menyenangkan. Dukungan Anda yang murah hati akan membantu kami menyebarkan berita tentang [penyebab] dan benar-benar memberi pengaruh.
Seorang anggota [Organisasi] akan menghubungi Anda dalam [Masukkan jangka waktu] untuk membahas rincian dari komite tuan rumah kami dan untuk mendiskusikan keterlibatan Anda, jika Anda tertarik.
Kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda untuk membuat [Nama Acara] dan acara mendatang menjadi sukses! Terima kasih atas perhatian dan dukungan Anda yang banyak.
Hormat saya,
[Namamu]
[Posisi dalam Organisasi]
[Nama Organisasi]
[Nomor kontak]
Setelah Anda Merekrut Komite Tuan Rumah Anda
Setelah Anda mengundang anggota komite pilihan Anda, Anda akan menerima beberapa surat penerimaan atau panggilan. Namun, sebelum Anda masuk ke rincian acara atau apa yang Anda ingin mereka lakukan, jadwalkan pertemuan singkat dengan panitia. Tanpa meminta apa pun dari mereka, biarkan mereka:
- Berkenalan satu sama lain
- Diskusikan bagaimana mereka terlibat dalam organisasi Anda
- Tinjau materi atau presentasi tentang penyebab / pekerjaan Anda
- Pikirkan ide-ide tentang bagaimana mereka ingin berkontribusi
Dari sana, Anda dapat memberi tahu mereka tujuan penggalangan dana Anda, dan bagaimana Anda ingin melihat mereka bekerja bersama (mengundang kontak atau menjangkau untuk barang-barang lelang). Mereka juga dapat dibagi menjadi "sub-komite" jika Anda memiliki kelompok besar
Tentu saja, bukan tugas dari komite tuan rumah sendiri untuk merencanakan dan melaksanakan acara Anda. Sebuah komite tuan rumah harus bekerja dengan sukarelawan Anda atau komite perencanaan acara untuk menjual tiket, memastikan sponsor acara baru diklaim, barang lelang berlimpah, dan bahwa malam akan menjadi pukulan bagi para peserta.
Mengakui Upaya Komite Tuan Rumah Anda
Ketika acara selesai, anggota komite tuan rumah Anda harus menjadi beberapa orang pertama yang Anda ucapkan terima kasih, baik pada acara tersebut maupun dengan ucapan terima kasih yang tertulis di hari berikutnya. Semakin Anda melibatkan komite tuan rumah, semakin besar keinginan mereka untuk menjadi tuan rumah di masa depan.
Temukan orang-orang di dalam organisasi atau komunitas Anda yang dapat membantu Anda menyelenggarakan acara berikutnya. Mereka dapat membuat perbedaan besar dalam jumlah uang yang Anda kumpulkan dan program yang dapat Anda dukung.