Apa itu Pesanan Acara Banquet (BEO)?

Ini adalah kunci untuk acara yang sukses

Tempat-tempat ingin memastikan acara besar berjalan tanpa hambatan atau, jika ada halangan, mereka ingin memastikan itu bukan kesalahan mereka. Dengan mengingat hal itu, mereka membuat Pesanan Acara Perjamuan yang dibuat dengan hati-hati (aco) yang harus ditandatangani oleh koordinator acara . Meskipun mungkin sulit untuk menuntut jika BEO tidak diikuti dengan surat itu, itu adalah untuk semua maksud dan tujuan kontrak hukum; tentu saja, itu harus dibaca dengan hati-hati sebelum ditandatangani.

Apa itu Pesanan Acara Banquet (BEO)?

Hampir setiap acara besar yang direncanakan di hotel atau fasilitas acara khusus membutuhkan Banquet Event Order atau BEO, yang merupakan kontrak yang menguraikan setiap detail acara. Jika Anda seorang perencana acara, Anda akan ingin menjadi akrab dengan BEO sehingga Anda dapat memastikan bahwa semua rincian tercakup dengan benar.

Perjanjian ini sering dijabarkan pada formulir yang memerinci pilihan untuk makanan dan minuman, audio / visual, pengaturan ruang, termasuk centerpieces meja, persyaratan kepegawaian, dan semua item lain yang berkaitan dengan acara Anda. Termasuk dalam BEO adalah daftar rincian biaya yang harus Anda bayar.

Perjanjian tersebut kemungkinan besar mencakup "pemblokiran" informasi di bawah subpos, seperti informasi kontak, jadwal, pengaturan makanan dan minuman, pengaturan ruang, audio visual, syarat dan ketentuan, dan blok tanda tangan.

Membaca Pesanan Acara Banquet

Meskipun jelas Anda perlu membaca BEO dan menyetujui ketentuan yang digariskan dalam perjanjian, pastikan juga membaca cetakan yang bagus.

Pastikan Anda sepenuhnya diberitahu tentang apa yang Anda setujui, termasuk semua biaya.

Pastikan hal-hal berikut ini diuraikan di bagian umum BEO:

• Informasi kontak di tempat, termasuk nomor ponsel
• Penggunaan ruang untuk hari acara (periksa kembali untuk memastikan bahwa ruang yang disebutkan adalah ruang yang benar-benar Anda lalui)

• Mengatur, memulai, dan mengakhiri waktu untuk acara tersebut
• Jumlah total tamu yang diharapkan

Pengaturan Makanan dan Minuman

Bagian BEO akan dikhususkan untuk pengaturan makanan dan minuman. Anda ingin memastikan hal-hal berikut terperinci di bagian ini:

• Seluruh menu , termasuk semua kursus
• Setiap item di prasmanan, dan bagaimana setiap stasiun akan diatur dan diposisikan di dalam ruangan
• Bagaimana tempat tersebut ditujukan untuk memenuhi kebutuhan tamu yang memiliki masalah diet khusus (seperti diet bebas gluten atau vegetarian)
• Waktu layanan
• Barang-barang khusus mengenai layanan, seperti anggur dan air soda di atas meja
• Sebuah rincian dari semua harga makanan
• Daftar lengkap alkohol, merek alkohol dan bir tersedia di bar

Pengaturan Kamar

BEO harus secara khusus menguraikan seluruh ruangan yang disiapkan. Itu termasuk:

• Penempatan tabel
• Jumlah kursi per meja
• Penempatan stasiun makanan
• Lokasi hiburan (dan perincian tentang akomodasi penghibur jika sesuai, termasuk penyimpanan peralatan, akses ke makanan dan minuman, ruang ganti, dll.)
• Lokasi bar / s

Beberapa BEO bahkan dapat menyertakan diagram dari ruangan yang diatur.

Audio Visual dan Vendor Luar

Pengaturan audiovisual kadang-kadang akan muncul di BEO, tetapi karena banyak tempat mengontrak layanan / v ke pihak ketiga, mungkin ada kontrak terpisah.

Jika itu termasuk dalam BEO, pastikan semua rincian diselesaikan sebelum menandatangani kontrak .

Syarat dan ketentuan

Semua kontrak, termasuk BEO, memiliki syarat dan ketentuan yang harus Anda patuhi. Pastikan Anda mengetahui semua persyaratan dan ketentuan sebelum menandatangani dokumen. Misalnya, apa persyaratan perjanjian jika ada pembatalan? Bagaimana perselisihan diselesaikan jika, misalnya, tamu tergelincir dan jatuh?

Penting untuk mengajukan pertanyaan apa pun dari manajer fasilitas dan mengonfirmasi detail dengan klien Anda sebelum menandatangani. Setelah Anda menandatangani BEO, itu adalah kontrak yang mengikat.