Banyak hotel telah mengandalkan situs RFP online (Permintaan untuk Proposal), seperti Conventionplanit.com dan sabrehotelrfp.com untuk mempromosikan kemampuan pertemuan dan konferensi layanan mereka. Mereka juga telah mengembangkan formulir RFP online mereka sendiri.
Namun, banyak perencana yang enggan mengirim RFP hotel mereka melalui mesin pencari pihak ketiga. Banyak perencana lebih memilih untuk mengirimkan permintaan mereka untuk tawaran hotel langsung ke hotel dan pusat konferensi.
Informasi apa yang termasuk dalam RFP Hotel?
Alat yang hebat untuk membantu para perencana mulai mengembangkan formulir mereka sendiri untuk tawaran hotel dan kebutuhan acara lainnya adalah acara yang diterima praktik pertukaran alat dari Convention Industry Council.
Elemen dasar untuk RFP hotel harus mencakup hal-hal berikut:
- Informasi kontak dasar pemohon (nama, jabatan, organisasi, alamat, telepon, email, dll.)
- Tanggal acara (berikan setidaknya dua opsi berbeda)
- Perlu blok kamar (tanggal dan jumlah kamar tamu)
- Permintaan ruang pertemuan (tanggal, ukuran kamar, jumlah)
- Persyaratan makanan dan minuman
- Persyaratan aksesibilitas
- Persyaratan pengiriman dan penerimaan
- Informasi relevan lainnya
Mengambil Keuntungan dari Alat RFP
Selain itu, Asosiasi Perjalanan Bisnis Global (GBTA) menyediakan anggotanya dengan alat RFP hotel yang luas yang dapat dipertimbangkan oleh para perencana acara.
Unsur-unsur hotel GBTA RFP termasuk yang berikut:
- Informasi ikhtisar fasilitas hotel
- Informasi ringkasan requester RFP
- Detail kontrak ruang tamu
- Ukuran ruang pertemuan total hotel
- Jumlah total ruang pertemuan
- Ukuran ballroom atau ruang pertemuan terbesar di hotel
- Ketinggian langit-langit untuk ballroom atau ruang pertemuan terbesar
- Apakah hotel memiliki ruang rapat permanen yang disiapkan?
- Berapa banyak orang akan mengakomodasi ruang rapat?
- Apakah hotel memiliki ruang pameran khusus?
- Berapa ukuran ruang pameran?
- Berapa jarak ke pusat konvensi daerah?
- Apa nama pusat konvensi?
- Berapa persentase pajak untuk makanan dan minuman?
- Berapa persen biaya layanan perjamuan?
- Apakah biaya layanan perjamuan dikenakan pajak?
- Apakah hotel menawarkan layanan audio visual (A / V) in-house?
- Apakah hotel menawarkan diskon untuk layanan A / V di rumah?
- Akankah hotel mengizinkan klien untuk membawa vendor luar A / V?
- Berapa banyak ruang pertemuan yang berisi Internet kecepatan tinggi nirkabel?
- Bagaimana mungkin ruang pertemuan berisi konferensi video?
- Apakah ada biaya untuk menggunakan vendor A / V sendiri?
- Apakah hotel menerima "kartu rapat" perusahaan untuk pembayaran?
- Apakah hotel menawarkan tarif paket pertemuan?
Selain itu, akan sangat membantu untuk berbagi dengan hotel penjualan jenis acara yang Anda hosting. Ini akan memberi mereka wawasan tentang tujuan yang mungkin dimiliki rapat Anda.
Kabar baik tentang bekerja dengan hotel adalah bahwa sebagian besar harus cukup berpengalaman dalam menempatkan acara serupa bersama, dan manajer penjualan atau katering yang hebat akan dapat berbagi lebih banyak detail dengan Anda tentang cara membantu perencana acara memenuhi tujuan mereka.