Kiat-kiat di bawah ini akan membantu Anda menyempurnakan keterampilan komunikasi Anda sehingga Anda dapat menghemat waktu, mengurangi stres dan menjadi lebih produktif dengan berkomunikasi secara efektif dalam setiap interaksi yang Anda miliki dalam bisnis kecil Anda.
Batasi Distraksi dan Dengar
Mendengarkan adalah kunci komunikasi yang efektif, tetapi itu tidak selalu mudah. Salah satu cara untuk menjadi pendengar yang lebih baik adalah dengan mencoba membatasi gangguan selama percakapan Anda yang membuatnya sulit untuk mendengar dan menyerap apa yang dikatakan orang lain. Itu bisa berarti menutup klien email Anda, mematikan dering telepon Anda, atau menutup pintu ke kantor Anda. Dengan melakukan hal-hal kecil ini, Anda memastikan bahwa orang yang berbicara dengan Anda memiliki perhatian penuh.
Penting juga untuk membatasi gangguan internal, yaitu, semua yang terjadi di pikiran Anda. Ketika Anda memiliki beberapa topik untuk diatasi saat rapat atau percakapan yang terburu-buru melalui mereka untuk mendapatkan semua ide Anda keluar mungkin menggoda, tetapi ini menyebabkan kebingungan dan dapat membuat orang lain merasa bahwa masukannya tidak penting.
Memperlambat dan ingat bahwa komunikasi adalah jalan dua arah. Buatlah memberi dan ambil yang memungkinkan kedua belah pihak untuk memiliki suara mereka.
Jadilah Responsif
Salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan ketika konflik muncul, atau seseorang memiliki keluhan tentang bisnis, produk, layanan, dll. Anda mengabaikannya. Dalam sebagian besar kasus, beberapa jenis tanggapan harus segera dikeluarkan, bahkan jika itu hanya pernyataan singkat bahwa Anda akan menyelidiki masalah tersebut.
Jika Anda menunggu sampai Anda memiliki semua informasi yang diperlukan sebelum menjangkau pihak yang tidak bahagia, mereka mungkin berakhir tidak hanya tidak bahagia tetapi sekarang juga marah. Jaga jalur komunikasi tetap terbuka dalam semua situasi dengan bersikap se-responsif dan pastikan orang-orang yang menjangkau Anda merasa bahwa masalah mereka penting bagi Anda.
Ajukan Pertanyaan yang Tepat
Begitu banyak komunikasi bergantung pada mendapatkan informasi yang Anda butuhkan, dan sering kali ini berarti Anda perlu mengajukan pertanyaan yang tepat. Ada petunjuk tentang pertanyaan mana yang harus Anda tanyakan di setiap bagian dari percakapan yang Anda alami. Anda harus mampu mendengarkan dan membidik petunjuk untuk mencari tahu pertanyaan mana yang akan mengurai informasi yang Anda butuhkan.
Pertimbangkan kasus seorang karyawan yang belum mencapai sasaran dan umumnya tidak senang di tempat kerja. Jika Anda tidak mengajukan pertanyaan yang tepat, Anda mungkin tidak akan pernah sampai ke akar masalah, yang bisa berupa apa pun dari masalah pribadi hingga tidak ditantang.
Maksimalkan Pertemuan
Rapat terkenal karena membuang-buang waktu jika mereka tidak terencana dan terorganisasi dengan baik. Jika Anda adalah penyelenggara, hal pertama yang harus Anda lakukan untuk menghormati waktu semua orang dan membuat pertemuan Anda seefisien mungkin adalah dengan menjadwalkannya terlebih dahulu.
Kemudian, luangkan waktu untuk menyiapkan agenda yang menguraikan poin fokus dan menetapkan struktur untuk rapat.
Berikut ini beberapa kiat pertemuan cerdas lainnya yang akan membantu Anda memastikan rapat Anda produktif:
- Konfirmasikan waktu pertemuan di zona waktu yang tepat satu hingga dua hari sebelum pertemuan.
- Tetapkan seorang moderator pertemuan yang mengelola rapat dan pastikan ikut serta dalam agenda.
- Dorong masukan dan pertanyaan dari semua orang dalam pertemuan.
- Buat catatan, atau tetapkan orang lain untuk membuat catatan, untuk menangkap detail penting dari rapat.
Gabungkan Metode Komunikasi
Komunikasi tatap-muka atau komunikasi suara-ke-suara sangat bagus untuk menghilangkan tantangan waktu yang sering datang dengan email. Tetapi itu juga dapat menciptakan lebih banyak pertanyaan dan kebingungan jika semua pihak yang terlibat tidak berada di halaman yang sama.
Bahkan jika sebagian besar komunikasi Anda terjadi melalui telepon atau di acara networking , Anda dapat membuat ringkasan email yang menguraikan apa yang didiskusikan, apa langkah selanjutnya dan siapa yang bertanggung jawab untuk apa. Ini bisa menjadi cara yang bagus untuk menggabungkan metode komunikasi yang berbeda untuk komunikasi yang bergerak maju yang lebih efektif (dan kurang membingungkan).
Fokus pada Layanan Pelanggan
Layanan pelanggan yang baik tergantung pada komunikasi dua arah. Seringkali ketika konflik muncul dengan pelanggan, kunci untuk resolusi adalah berkomunikasi untuk mengungkap masalah, kemudian melanjutkan untuk berkomunikasi sampai solusi diidentifikasi.
Salah satu cara untuk mempertahankan hubungan jangka panjang dengan klien Anda adalah dengan tetap membuka jalur komunikasi. Ini berarti meminta masukan tentang bagaimana keadaan dan bagaimana perasaan mereka tentang produk dan layanan yang Anda berikan. Ini dapat diselesaikan pada akhir proyek, selama percakapan sehari-hari, dengan kelompok fokus , atau melalui survei formal.
Gunakan Umpan Balik yang Anda Terima
Jika Anda sudah berkomunikasi dengan klien Anda, Anda mungkin akan menerima umpan balik secara teratur, bahkan jika Anda tidak memintanya melalui metode formal. Ini bisa menjadi tambang emas informasi yang berguna tentang bagaimana bisnis, produk, dan layanan Anda dirasakan oleh klien dan klien potensial. Agar efektif, Anda harus menggunakan data ini untuk mengubah dan meningkatkan proses Anda. Buat proses untuk mengumpulkan umpan balik yang Anda terima di satu tempat, lalu sisihkan waktu setiap bulan atau dua untuk menganalisis data dan membuat rencana untuk menerapkan dan melacak peningkatan.
Pada akhirnya, komunikasi yang efektif dapat menjadi salah satu keterampilan paling penting yang Anda gunakan dalam bisnis Anda. Jika keterampilan komunikasi Anda dapat menggunakan beberapa penyesuaian, luangkan waktu untuk menganalisis cara Anda berkomunikasi, dan hasil komunikasi Anda. Kemudian fokus pada cara Anda dapat memperbaikinya dari waktu ke waktu. Anda mungkin terkejut betapa banyak yang mengubah hubungan Anda dengan staf, klien, dan rekan kerja menjadi lebih baik.