Cara Menghasilkan Agenda Pertemuan Retret Singkat
Tips Menulis Agenda
Menulis agenda untuk suatu peristiwa — terutama acara multi-hari — terkadang menantang karena agenda (atau sekilas rencana perjalanan) harus singkat sambil memberikan semua informasi yang diperlukan.
Setelah semua, sebagian besar peserta akan akrab dengan program yang ditawarkan dan tidak ingin membawa dokumen yang luas untuk mencari tahu di mana mereka seharusnya dan kapan. Ini pekerjaan Anda sebagai perencana acara untuk membuat hidup peserta semudah mungkin.
Elemen dasar agenda harus berisi potongan informasi berikut:
- Nama dan lokasi acara.
- Hari dan waktu yang tepat dari setiap acara / kegiatan hingga seperempat jam.
- Jenis acara seperti sesi brain-storming kreatif vs. sesi penetapan tujuan strategis vs. diskusi panel dengan pimpinan tim
- Informasi terkait tentang acara seperti cara berpakaian untuk pertemuan jika pesta makan siang, makan malam, atau pesta koktail (yaitu bisnis kasual vs dasi hitam)
- Kiat: Selalu beri tahu peserta di mana mereka dapat menemukan informasi tambahan seperti situs web organisasi host.
Contoh Format Agenda Rapat
Sebagian besar format agenda memiliki bagian header di tengah halaman dengan satu hingga tiga baris teks dengan nama acara, nama organisasi yang menghosting acara, dan tanggal saat acara dimulai.
Agenda ini kemudian disusun dalam dua kolom: kolom sisi kiri berisi tanggal dan waktu. Di sisi kanan adalah nama acara beserta detail tentang aktivitas.
Agenda Anda harus mudah diikuti, dan jika itu adalah acara satu hari, cobalah untuk mendapatkan semuanya di satu halaman. Ingat, itinerary umum adalah salah satu dari beberapa item yang Anda tugaskan bersama dengan materi undangan formal lainnya seperti undangan elektronik dan cetak .
Karena peserta akan menerima banyak materi komunikasi dari Anda, akan ada banyak peluang untuk memberikan informasi mendalam di dokumen lain.