Anda mungkin, pada kenyataannya, ditanyakan apakah Anda seorang perencana pesta atau seorang perencana pertemuan. Dalam profesi perencanaan acara, jabatannya beragam dan beragam seperti layanan yang ditawarkan dan seringkali sulit untuk menggambarkan dan membedakannya dari yang lain.
Ini bisa menjadi tantangan ketika menyiapkan portofolio perencanaan acara, mencari pekerjaan, atau bekerja dengan klien yang tidak memiliki pemahaman yang benar tentang fungsi dan tanggung jawab pekerjaan Anda.
Manajemen Acara vs. Perencanaan Acara
Meskipun sangat terkait erat, manajemen acara dan perencanaan acara adalah dua fungsi yang sangat berbeda. Perbedaan utamanya terletak pada dua kata ini: manajemen dan perencanaan. Dalam istilah yang sangat sederhana, manajer acara mengelola acara dan perencana acara merencanakan acara tersebut.
Yang sedang berkata, manajer acara juga dapat merencanakan aspek peristiwa dan perencana acara dapat mengelola komponen tertentu dari proses perencanaan acara. Manajer acara dan perencana acara bekerja berdampingan, dan tanggung jawab mereka mungkin tumpang tindih.
Untuk membuat hal-hal lebih membingungkan, perencana acara individu sering memberikan layanan manajemen acara, dan manajer acara juga dapat menawarkan layanan perencanaan acara. Jika semua ini membuat Anda menggaruk-garuk kepala Anda, maka mari kita mulai dengan melihat lebih dekat pada manajemen acara.
Manajemen Acara Melibatkan Manajemen Proyek
Manajemen acara melibatkan pembuatan dan pengembangan acara berskala besar yang dapat mencakup konferensi, konvensi, konser, pameran dagang, festival, dan upacara. Manajemen acara melibatkan identifikasi audiens target, merumuskan konsep acara, perencanaan logistik keseluruhan acara dan melakukan manajemen proyek acara secara keseluruhan - termasuk mengelola tim-tim orang yang bertanggung jawab untuk setiap fungsi, anggaran, dan mengawasi pelaksanaan acara tersebut.
Manajer acara juga mengawasi layanan semua vendor dan profesional dari luar, yang mencakup perencana acara.
Tanggung jawab khusus manajer acara dapat meliputi:
- Memilih dan memesan tempat
- Mengkoordinasi vendor luar
- Terlibat pembicara atau hiburan
- Mengatur transportasi dan parkir
- Memperoleh izin yang diperlukan dan asuransi yang tepat
- Tanggung jawab untuk memenuhi standar kesehatan dan keselamatan
- Mengembangkan rencana darurat darurat
- Krisis dan manajemen situasi di acara
- Merancang rencana keamanan
- Pemantauan Acara
Daftar ini tidak lengkap. Bergantung pada lingkup acara dan para profesional yang disewa lainnya, tanggung jawab pekerjaan dapat bervariasi.
Peran Layanan Manajemen Acara
Perusahaan manajemen acara sering disewa untuk merencanakan dan melaksanakan rapat perusahaan berskala besar dan acara khusus. Sementara pernikahan dan konser adalah acara umum untuk seorang profesional manajemen acara, acara olahraga, reuni, dan pesta besar juga merupakan kesempatan yang dapat memperoleh manfaat dari manajemen acara.
Entitas pemerintah, organisasi nirlaba, asosiasi, dan perusahaan semua memanfaatkan perusahaan manajemen acara untuk mengoordinasikan acara dan rapat penting. Fungsi manajemen acara sering dapat ditemukan dalam pemasaran perusahaan atau departemen hubungan masyarakat atau sebagai bagian dari staf acara khusus mereka.
Keterampilan untuk Sukses
Seperti halnya sebagian besar fungsi perencanaan acara, manajemen acara membutuhkan keterampilan organisasi yang sangat baik untuk berhasil. Kemampuan untuk multitask dan menyulap banyak bagian yang bergerak sangat penting dan, bersama dengan organisasi top-notch itu hadir kebutuhan akan keterampilan manajemen waktu yang efisien.
Mampu memprioritaskan dan tetap pada tugas adalah apa yang mengarah ke acara yang sukses. Manajemen acara dimulai dengan proses menciptakan visi untuk acara dan kemudian melihatnya hingga eksekusi, yang menyerukan kreativitas dan fleksibilitas.
Karena manajemen proyek adalah elemen kunci dan melibatkan pengelolaan tidak hanya fungsi tetapi tim orang, keterampilan interpersonal juga penting. Interaksi dengan individu di semua tingkat organisasi adalah bagian dari pekerjaan dan memiliki kemampuan komunikasi yang luar biasa dan menjadi nyaman dan kepribadian akan sangat membantu dalam mengembangkan hubungan tersebut.