Apa yang Harus Anda Ketahui untuk Menghindari Kebingungan Klien
Hal ini sama-sama membuat frustrasi para profesional berpengalaman yang dihadapkan dengan klien yang salah memahami layanan yang ditawarkan.
"Manajemen acara" dan "perencanaan acara" sering dilempar sekitar secara bergantian meskipun mereka adalah dua hal yang sangat berbeda. Cukup sederhana, perencanaan dan pengelolaan tidak sama. Sementara keahlian dari kedua fungsi ini saling tumpang tindih, keduanya merupakan fungsi yang berbeda. Ini menciptakan masalah bagi mereka yang berurusan dengan klien yang keliru berpikir mereka membutuhkan manajer acara ketika apa yang mereka butuhkan adalah perencana acara. Dan bagi para klien yang mendapat kesan bahwa semua manajer acara juga menangani perencanaan acara. Jadi mari jernihkan kebingungan karena penting bahwa Anda dan klien Anda memiliki pemahaman yang sama.
Perencanaan Acara
Mari kita mulai dengan perencanaan acara . Kata operasi utama di sini adalah perencanaan . Semua acara - dari mandi pengantin hingga perayaan ulang tahun ke pertemuan korporat besar - dimulai dengan rencana semacam.
Diskusi awal dengan klien tentang ide acara, tema, tanggal yang diinginkan dan pedoman anggaran adalah bagian dari proses perencanaan acara.
Perencanaan acara dimulai dari awal , dari tahap awal konsep dan berlanjut sampai acara yang sebenarnya berlangsung. Dan, sejujurnya, selama beberapa minggu setelah acara sebagai perencana acara membungkus detail dan menangani tindak lanjut.
Perencanaan acara melibatkan bekerja erat dengan klien untuk merancang acara yang mencerminkan visi pertemuan klien dan memenuhi tujuan acara. Klien yang menyewa perencana acara menyewa seseorang untuk merencanakan semua aspek acara, termasuk detail terkait dan item tindakan, dan untuk melihat peristiwa itu hingga selesai.
Tanggung jawab perencanaan acara dapat termasuk tetapi tidak terbatas pada:
- memilih tema keseluruhan untuk acara tersebut
- mengembangkan anggaran
- memilih tempat
- negosiasi kontrak hotel
- menyewa vendor luar
- merencanakan menu
- menyewa katering
- mengatur untuk pembicara tamu atau hiburan
- koordinasi transportasi
- memilih skema warna
- mengembangkan undangan
Perencanaan acara adalah segala hal yang menyatukan sebuah acara. Fungsi ini berada di bawah payung besar manajemen acara.
Manajemen acara
Setiap jenis acara terdiri dari banyak bagian yang cocok bersama seperti potongan teka-teki. Semua potongan itu akhirnya bersatu untuk membuat acara. Kejadian yang sukses memiliki semua bagian yang terkait datang bersama pada waktu dan tempat yang tepat, lancar dan efisien dan sesuai dengan rencana. Proses ini disebut manajemen acara. Ini, dalam istilah sederhana, manajemen proyek dari acara itu sendiri.
Manajemen acara melibatkan pembuatan, koordinasi dan pengelolaan semua komponen yang berbeda dari suatu peristiwa serta tim-tim orang yang bertanggung jawab untuk setiap aspek. Beberapa aspek manajemen acara dapat termasuk tetapi tidak terbatas pada:
- memesan lokasi untuk suatu acara
- mengoordinasi vendor luar
- mengembangkan rencana parkir
- merancang rencana darurat darurat
- memastikan kepatuhan dengan standar kesehatan dan keselamatan
- mengelola staf yang bertanggung jawab untuk setiap fungsi
- mengawasi pelaksanaan suatu acara
- pemantauan acara
- menyelesaikan situasi acara di situs
Manajer Acara dan Perencana Acara Bekerja Bersama
Menetapkan dua fungsi ini menantang karena, tidak hanya terkait erat, tanggung jawab sering tumpang tindih. Perencana acara individu dapat menawarkan layanan manajemen acara, dan manajer acara juga dapat menawarkan perencanaan acara.
Itu semua tergantung pada perencana individu atau tim manajemen acara perusahaan, tempat, dan acara itu sendiri.
Penting untuk memahami perbedaan antara keduanya dan untuk menentukan layanan mana yang akan Anda berikan. Sebagai contoh; Jika Anda menawarkan layanan perencanaan acara untuk acara berskala besar, Anda akan bekerja dengan manajer acara yang akan mengoordinasikan layanan Anda dengan orang-orang dari manajer katering, tim audiovisual, dll. Tentukan peran Anda dan layanan yang akan Anda berikan dan komunikasikan dengan jelas ini kepada calon klien untuk menghindari kebingungan selama proses perencanaan.