Keterampilan Anda Harus Harus Menjadi Perencana Acara
Perencana acara yang paling sukses memiliki kotak peralatan yang dipenuhi dengan skillset yang mengesankan. Dari mereka, ini adalah keterampilan perencanaan acara 5 teratas yang akan Anda raih secara rutin dan yang dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan Anda.
5 Keterampilan Perencanaan Acara yang Anda Butuhkan
Sangat Terorganisir
Dalam perencanaan acara, kesuksesan ada dalam detail. Dan ada banyak dari mereka! Melacak banyak tugas, banyak vendor, dan terus-menerus mengubah daftar hal-hal yang harus dilakukan sekaligus - sambil membuat klien Anda senang - dapat menjadi tantangan bagi sebagian orang dan menakutkan bagi orang lain. Menjadi sangat terorganisir adalah suatu keharusan untuk perencanaan acara yang sukses. Bagi mereka yang membuat dan mengelola daftar- untuk menjaga kehidupan pribadi mereka berjalan dengan lancar, terorganisir mungkin datang secara alami. Bagi orang lain yang berjuang untuk mengingat tenggat waktu atau untuk mengambil dry cleaning, yang diselenggarakan mungkin memerlukan lebih banyak usaha.
Perencana acara dapat mengelola satu acara dalam satu waktu atau berada dalam tahap perencanaan beberapa acara secara bersamaan.
Beberapa acara, seperti konferensi tahunan, membutuhkan lebih dari satu tahun perencanaan sehingga perencana acara harus tetap terorganisir dalam jangka panjang.
Alat organisasi untuk perencana acara berlimpah, dari perangkat lunak yang melacak pendaftaran ke template untuk formulir dan spreadsheet. Daftar periksa perencanaan acara yang disesuaikan untuk setiap acara adalah salah satu alat perencanaan acara yang paling berharga terlepas dari kemampuan organisasi alami Anda.
Jadi cari tahu sistem organisasi yang bekerja untuk Anda karena ini adalah salah satu keterampilan perencanaan acara paling penting yang dapat Anda miliki.
Kepribadian
Apa kesamaan semua peristiwa itu? Orang-orang! Siapa yang Anda gunakan untuk berinteraksi dan bekerja dalam proses perencanaan acara? Orang-orang! Perencana acara yang sukses bersifat kepribadian, menarik, pembicara yang baik dan pendengar yang baik. Perencanaan acara adalah profesi yang sangat sosial di mana hasil akhirnya - acara itu sendiri - adalah atau sekelompok orang, besar atau kecil. Memahami orang dan menikmati berbicara dengan mereka adalah bagian dari pekerjaan. Ini tidak berarti bahwa, sebagai perencana acara, Anda akan menghabiskan sebagian besar hari Anda di makan siang klien dan menikmati koktail di acara-acara sosial. Tidak semuanya. Perencanaan acara adalah kerja keras dan sebagian besar dihabiskan di meja dengan telepon atau komputer. Tetapi menjadi kepribadian adalah suatu keharusan ketika menangani salah satu dari tugas perencanaan acara umum ini:
- Bernegosiasi dengan hotel
- Membahas menu dengan manajer katering
- Bertemu dengan vendor
- Pitching ide acara Anda ke klien prospektif
- Jejaring kapan saja dan di mana saja
- Mengawasi staf acara
- Bekerja acara Anda dan berinteraksi dengan tamu dan pekerja
Lagi pula, dalam kehidupan sehari-hari, kebanyakan dari kita mengingat orang-orang yang menyenangkan dan membantu kita berinteraksi dan interaksi itu dapat membuat pengalaman yang jauh lebih menyenangkan bagi kedua belah pihak.
Mengetahui cara berhubungan dengan kepribadian yang berbeda, cara berhubungan dengan seseorang yang ingin Anda jalin bisnis dan menjadi seseorang yang membuat kesan positif adalah kunci keberhasilan, jadi pertimbangkan salah satu dari keterampilan perencanaan acara penting ini. Tidak seorang pun ingin bekerja atau membantu seseorang yang sulit untuk diajak berbicara, sulit dimengerti atau kasar dan tidak profesional dengan cara apa pun.
Komunikator yang Sangat Baik (Termasuk Mendengarkan!)
Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting dalam banyak profesi. Dalam perencanaan acara, miskomunikasi dapat mengakibatkan banyak masalah baik untuk perencana acara dan klien, dan kesalahpahaman sederhana dapat memiliki hasil yang mengerikan. Mampu berkomunikasi secara efektif pikiran dan ide adalah keterampilan yang sangat praktis yang digunakan sehari-hari oleh perencana acara dari semua tingkat pengalaman.
Berikut ini beberapa contoh bagaimana keterampilan perencanaan acara ini digunakan saat merencanakan acara:
Komunikasi tertulis:
- menulis proposal acara untuk klien prospektif
- membuat materi untuk memasarkan perusahaan Anda
- menulis kontrak dengan klien dan vendor
- menyusun ucapan terima kasih kepada pembicara tamu dan VIP
Komunikasi lisan:
- kemampuan untuk menjelaskan ruang lingkup dan tujuan dari suatu peristiwa
- secara efektif mengkomunikasikan ide Anda kepada supervisor, klien, atau vendor
- memahami dan memproses informasi yang disediakan, seperti kekhawatiran klien atau pertanyaan dari katering
- dengan terampil menegosiasikan tarif hotel, detail kontrak, atau ekstra dari vendor
Kreatif
Perencana acara yang sukses memiliki ide. Banyak dari mereka. Dan dengan kreativitas itu, kemampuan untuk mengubah ide menjadi sesuatu yang nyata. Mereka dapat mengambil visi dan menghidupkannya. Dari mengembangkan tema unik untuk pesta hingga menghasilkan solusi dekorasi terjangkau yang memenuhi anggaran kecil, kreativitas sangat penting ketika merencanakan suatu acara.
Kreativitas juga ikut bermain ketika menghadapi masalah-masalah tak terelakkan yang muncul selama even yang paling rajin dan direncanakan secara profesional. Dalam skenario ini, kreativitas terbentuk dalam bentuk pemecahan masalah. Mampu berpikir kreatif untuk mengembangkan solusi untuk masalah dapat berdampak positif terhadap keberhasilan acara Anda.
Multitasker
Pada berbagai tahap proses perencanaan acara, ada banyak tugas yang dikelola. Anda mungkin menegosiasikan kontrak hotel, bertemu dengan klien untuk mendiskusikan calon pembicara potensial, memesan katering, mewawancarai vendor penyewaan dan menjelajahi opsi hiburan. Dan itu hanya untuk satu acara. Tambahkan beberapa acara dalam tahap perencanaan sekaligus, dan hasilnya adalah tindakan juggling. Perencana acara yang sukses perlu mengetahui cara efektif multitask dan menyimpan banyak aspek dari peristiwa yang bergerak bersamaan tanpa satu pun tugas yang jatuh di pinggir jalan.
Keberhasilan terletak pada kemampuan memprioritaskan dan fokus pada setiap tugas dalam urutan prioritas tanpa menjadi terganggu oleh hal-hal lain yang perlu cenderung atau menjadi kewalahan oleh banyak hal yang perlu perhatian Anda. Tetap tenang, fokus, dan fleksibel adalah atribut dari multitasker yang sukses.