IRS mengatakan bahwa setiap manfaat atau pembayaran yang diberikan kepada eksekutif yang tidak diberikan kepada karyawan lain dapat dikenakan pajak kepada karyawan.
Dalam meninjau daftar tunjangan non-tunai, dua faktor dibahas:
- Apakah manfaatnya atau dapat dikurangkan kepada majikan sebagai pengeluaran bisnis. Agar dapat dikurangkan, Anda harus dapat menunjukkan kepada IRS bahwa biaya itu "biasa dan perlu" untuk bisnis.
- Apakah manfaat itu kena pajak sebagai kompensasi (penggajian) kepada karyawan.
Jika suatu manfaat dikenakan pajak kepada karyawan, nilainya adalah jumlah yang harus dibayarkan oleh karyawan untuk manfaat ini dalam transaksi yang wajar.
Kotak di tempat olahraga
Jika perusahaan membeli atau menyewa skybox atau kotak mewah di tempat olahraga, perusahaan dapat mengurangi tidak lebih dari harga jumlah kursi reguler yang sama di tempat tersebut. Pengeluaran lain yang terkait (katering, misalnya), harus "biasa dan perlu" bagi bisnis untuk dikurangkan sebagai pengeluaran hiburan .
Kotak yang dibeli atau disewa untuk kepentingan eksekutif tertentu dapat berupa penghasilan kena pajak.
Penghargaan / Bonus
Penghargaan atau bonus dianggap sebagai kompensasi. Hati-hati dalam memberikan pembayaran non-tunai "atas nama" eksekutif. Jika pembayaran ini tampaknya bersifat pribadi, mereka tidak dapat dikurangkan oleh perusahaan dan mereka dapat dikenakan pajak kepada eksekutif.
Keanggotaan klub atau iuran klub
Keanggotaan klub atau iuran klub dari segala jenis tidak dapat dikurangkan kecuali mereka memiliki tujuan bisnis tertentu (kelompok perdagangan, misalnya). Ini termasuk klub sosial, atletik, olahraga, makan siang, penerbangan, dan hotel. Tujuan klub ("terkait bisnis") bukan nama yang mengendalikan. Jika biaya dapat dikurangkan, maka itu adalah penghasilan kena pajak kepada eksekutif.
Kartu kredit perusahaan
Banyak perusahaan mengizinkan karyawan menggunakan kartu kredit untuk membeli barang-barang untuk perusahaan. Beberapa perusahaan mengeluarkan kartu kredit kepada eksekutif dan membayar tagihan tanpa mengharuskan eksekutif untuk menunjukkan tujuan bisnis. Pengeluaran pribadi yang dibayarkan melalui kartu kredit ini kepada para eksekutif dianggap sebagai tunjangan pungutan pajak dan mereka tidak dapat dikurangkan sebagai pengeluaran bisnis.
Ruang makan eksekutif
Makanan yang disediakan di tempat majikan dan untuk kenyamanan majikan dapat dikecualikan dari pendapatan eksekutif jika biaya memenuhi "de minimis fringe" tes untuk dikeluarkan dari pendapatan karyawan.
Pinjaman untuk para eksekutif
IRS akan menganggap bahwa pinjaman kepada eksekutif benar-benar kompensasi kecuali dapat ditunjukkan bahwa pinjaman itu bonafid. Faktor-faktor yang menunjukkan pinjaman adalah bonafid adalah (1) adanya surat promes, (2) pembayaran tunai pada jadwal tertentu, (3) biaya bunga, dan (4) keamanan.
Pinjaman harus terdaftar sebagai piutang pada buku perusahaan, dan tingkat bunga harus sesuai dengan harga pasar. Pinjaman pribadi kepada pejabat dan direktur perusahaan publik dilarang oleh Sarbanes-Oxley Act of 2002.
Diskon
Diskon properti atau layanan yang diberikan kepada pelanggan harus diberikan kepada semua karyawan secara non-diskriminatif. IRS tidak mengizinkan diskon perusahaan untuk direktur dan kontraktor independen . Tidak jelas dari artikel IRS ini apakah diskon ini dikenakan pajak kepada karyawan atau jika nilai dari diskon ini merupakan pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan bagi pengusaha.
Asuransi jiwa pasangan / dependen
Nilai pasangan atau asuransi jiwa tergantung harus dimasukkan dalam pendapatan eksekutif. Karena tidak ada tujuan bisnis untuk manfaat ini, itu mungkin tidak dikurangkan bagi perusahaan.
Transportasi / mobil untuk penggunaan karyawan
Jika pemberi kerja menyediakan mobil atau kendaraan lain untuk digunakan oleh eksekutif, jumlah tersebut dapat dikecualikan dari penghasilan hingga jumlah yang akan diizinkan sebagai pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan jika eksekutif membayar penggunaannya. Penggunaan pribadi kendaraan oleh pihak eksekutif adalah kena pajak.
Parkir yang dibayar perusahaan
Tiket parkir dan transit tidak dikenakan pajak kepada karyawan jika batas bulanan tertentu tidak terlampaui. Hubungi penasihat pajak Anda.
Penggunaan karyawan atas properti yang terdaftar
Properti yang terdaftar seperti komputer laptop dan telepon seluler. Jika Anda menyediakan laptop untuk eksekutif, simpan catatan detail untuk menetapkan penggunaan bisnis komputer yang dapat dibawa pulang atau disimpan di rumah oleh eksekutif. Tidak ada pengecualian penyimpanan catatan seperti "tidak ada penggunaan pribadi" yang tersedia untuk komputer.
Ponsel dan telepon mobil yang disediakan untuk eksekutif juga dapat dikecualikan dari pendapatan eksekutif jika catatan rinci disimpan menunjukkan dokumentasi penggunaan bisnis untuk pembelian dan operasi.
Relokasi
Biaya relokasi yang dibayar oleh majikan biasanya dianggap penghasilan kena pajak kepada karyawan. Hanya biaya memindahkan barang-barang pribadi dan bepergian ke lokasi baru dapat dikurangkan. Biaya seperti makan dan penginapan di tempat tinggal sementara tidak dapat dikurangkan. Selain itu, biaya lain yang dibayar oleh majikan, seperti biaya broker, pajak properti, asuransi, biaya perbaikan, dan penggantian kerugian sehubungan dengan penjualan rumah sebelumnya termasuk dalam pendapatan kotor karyawan.
Liburan
Jika Anda membayar liburan untuk seorang eksekutif (hotel, tiket pesawat, dan biaya lainnya), nilai liburan dianggap pribadi harus dimasukkan dalam penghasilan kotor eksekutif. Nilai itu juga tidak dikurangkan kepada majikan sebagai pengeluaran bisnis.
Pasangan / tergantung / perjalanan individu lainnya dengan seorang eksekutif
Pembayaran untuk pasangan, tergantung, atau individu lain untuk bepergian dengan eksekutif tidak dapat dikurangkan dari biaya bisnis kecuali (a) individu adalah karyawan, (b) perjalanan individu adalah untuk tujuan bisnis yang bonafide, dan (c) biaya lain akan dikurangkan oleh individu. Untuk membenarkan pengecualian ini, simpan catatan yang baik tentang tujuan perjalanan dan jumlah waktu yang dihabiskan oleh individu ini untuk tujuan bisnis.
Perencanaan keuangan, manajemen kekayaan
Perencanaan keuangan atau layanan manajemen kekayaan yang diberikan kepada para eksekutif dianggap sebagai tunjangan perpajakan. Sangat diragukan bahwa mereka akan memenuhi syarat sebagai pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan.
Layanan perencanaan pensiun yang memenuhi syarat
Jika Anda memiliki rencana pensiun yang memenuhi syarat, Anda dapat memberikan layanan perencanaan pensiun kepada karyawan; layanan ini tidak dianggap sebagai penghasilan bagi karyawan. Perusahaan Anda mungkin tidak mendiskriminasikan mendukung eksekutif yang sangat dikompensasi dalam menyediakan layanan ini.