Jangan Abaikan Alat yang Tak Berharga ini untuk Sukses Peristiwa
Apakah Anda baru memulai dalam bisnis perencanaan acara atau sebagai perencana acara musiman, kemungkinan Anda sudah familiar dengan daftar periksa perencanaan acara atau setidaknya mendengarnya direferensikan selama kursus perencanaan acara atau pengumpulan industri. Ada alasan untuk itu. Daftar periksa perencanaan acara adalah teman terbaik perencana, alat yang tak ternilai untuk berhasil mengelola acara Anda.
Catatan: daftar periksa perencanaan acara juga dikenal sebagai jadwal kerja kembali atau jalur kritis.
Perencanaan acara adalah tentang perencanaan. Bahkan ide acara yang paling kreatif akan gagal jika tidak direncanakan dan dilaksanakan dengan baik. Di sinilah tempat daftar acara masuk. Ini adalah panduan Anda untuk tetap terorganisir dan di - atau di depan - dari jadwal ketika menyulap berbagai tanggung jawab dan berbagai macam rincian dalam merencanakan acara yang sukses. Dan itu sangat berguna ketika mengelola beberapa acara. Melupakan satu tugas kecil atau tertinggal di satu tenggat waktu dapat menghasilkan efek domino: aspek lain yang tampaknya tidak terkait dari peristiwa Anda dapat mulai berantakan, satu per satu.
Jadi, jangan mengandalkan memori, catatan tempel, atau coretan di pad Anda untuk menjaga bisnis perencanaan acara Anda berjalan lancar. Belajar menyusun daftar periksa perencanaan acara yang efektif dan itu akan segera menjadi teman baru Anda.
Sebelum kamu memulai
Untuk memulai, bersihkan beberapa waktu dari jadwal Anda untuk fokus pada acara yang Anda rencanakan.
Selanjutnya, jernihkan pikiran Anda. Serius Jangan melirik telepon atau menjawab email. Anda perlu membayangkan acara ini dari awal hingga akhir tanpa gangguan atau gangguan sehingga Anda dapat secara efektif merencanakan semua tugas yang harus diselesaikan.
Siap-siap
Pikirkan tentang acara yang Anda rencanakan dan catat semua detail yang dikonfirmasi: nama klien dan informasi kontak, tanggal acara, lokasi, jumlah peserta, dll.
Keluarkan kalender dan tandai tanggal acara di kalender ini dalam huruf tebal. Kumpulkan materi lain yang relevan - foto tempat, daftar katering untuk menghubungi - yang merupakan bagian dari acara ini.
Go Backwards
Cara untuk mulai menulis daftar periksa perencanaan acara adalah bekerja mundur.
Tamu mengalami acara sebagai pertemuan satu hari atau beberapa hari dengan segala sesuatu terjadi sekaligus. Seperti pertunjukan langsung yang muncul di panggung dan dieksekusi dengan indah. Perencana acara melihat acara sebagai serangkaian acara yang lebih kecil yang cocok bersama seperti potongan-potongan teka-teki untuk mencapai puncaknya di acara akhir. Jadi, sebagai perencana, kita mulai dari awal. Yang beberapa minggu atau bulan sebelum peristiwa yang sebenarnya terjadi.
Mulai dari Awal
Ketika memutuskan di mana harus mulai menulis daftar perencanaan acara Anda, pikirkan tentang meletakkan dasar yang kuat untuk acara Anda. Sebelum memilih skema warna dan memesan bunga, Anda harus mengatasi dasar-dasarnya. Mulai dari menandatangani kontrak hingga menegosiasikan blok kamar, semuanya harus ditulis di daftar periksa Anda, tidak peduli seberapa besar atau kecil. Kuncinya adalah pertama-tama mengurus semua tugas yang dapat diselesaikan terlebih dahulu untuk memungkinkan lebih banyak waktu dalam jadwal Anda untuk hal-hal yang harus dilakukan yang lebih dekat dengan tanggal acara.
Beberapa contoh item untuk disertakan pada daftar perencana acara Anda:
- Menandatangani kontrak (dengan klien, tempat, vendor, dll.).
- Konfirmasikan tanggal dan waktu dengan tempat
- Sewa hiburan (band, pembicara, dll.)
- Blok hotel yang aman
- Undangan email
- Pilih menu
- Mempekerjakan staf menunggu
- Konfirmasikan jumlah tamu
- Berjalan melalui situs
- Konfirmasikan pengaturan kamar
Berikan Waktu Tambahan
Dengan setiap item pada daftar acara Anda, tambahkan waktu ekstra. Jika tanggal untuk benar-benar mengirimkan undangan adalah 15 Maret, letakkan sebuah item di daftar Anda agar undangan siap dikirim pada 8 Maret, satu minggu sebelumnya. Ini memberi Anda waktu tambahan jika ada sesuatu yang serba salah dengan undangan atau jika Anda berada di belakang jadwal karena alasan lain.
Sertakan Pengingat pada Daftar Periksa Anda
Ini tidak cukup untuk menulis "menandatangani kontrak dengan katering" pada daftar periksa Anda dan kemudian centang kotak setelah selesai.
Anda harus memastikan bahwa katering telah menerima salinan kontrak dan telah mengembalikan salinan yang ditandatangani kepada Anda juga. Jadi untuk setiap barang besar yang Anda tambahkan ke daftar periksa Anda, sertakan pengingat. Sebagai contoh, "Tindak lanjuti dengan katering ulang: kontrak." Tambahkan yang lain, kemudian pengingat yang bertuliskan "Kontrak yang diterima dari katering". Tidak jarang untuk menangani tugas dan menganggap itu dilakukan ketika itu benar-benar hanya selesai di pihak Anda.