Bagaimana Prakarsa APEX Mengubah Perencanaan Acara Perusahaan

The Original Push to Standardize Communication di Industri Acara

Salah satu permintaan paling umum di antara acara perusahaan dan perencana pertemuan adalah untuk perangkat lunak perencanaan acara standar untuk membantu komunikasi antara profesional industri dan efisiensi secara keseluruhan. Sementara satu sistem atau perangkat lunak yang sepenuhnya terstandardisasi dan diresepkan belum diadopsi di seluruh industri, Dewan Industri Konvensi (CIC) meluncurkan sebuah prakarsa yang memberikan arahan belum pernah terjadi sebelumnya bagi para perencana acara, profesional industri, dan pada akhirnya pengembang perangkat lunak perencanaan acara di seluruh negara dengan apa yang dikenal sebagai APEX.

Pertukaran Praktek Diterima CIC

APEX adalah singkatan dari "Diterima Praktek Pertukaran," sebuah inisiatif dari Convention Industry Council (CIC) diluncurkan untuk menyatukan seluruh pertemuan, konvensi, dan industri pameran untuk mengembangkan dan menerapkan standar sukarela untuk perangkat lunak perencanaan acara dan alat lainnya. Meskipun sifatnya sukarela, itu adalah permainan-changer di industri.

Lebih dari 2.500 anggota industri di 60 kota di seluruh AS dan Kanada berpartisipasi dalam diskusi langsung, dan lebih dari 350 profesional industri terlibat sebagai relawan langsung sejak tahun 2001. Melalui kolaborasi, mereka yang terlibat dalam APEX berharap untuk mendefinisikan industri yang diterima secara luas praktik, yang akan menentukan standar untuk perangkat lunak perencanaan acara dan alat lainnya. Inisiatif ini akhirnya berevolusi menjadi penciptaan alat perencanaan acara APEX, yang mencakup serangkaian sumber daya untuk perencana acara dan pengembangan perangkat lunak perencanaan acara baru.

Alat dan Sumber Daya APEX

Kembali pada tahun 2001, inisiatif APEX adalah satu-satunya dorongan yang menyeluruh dan terpadu untuk mengembangkan standar untuk alat perencanaan acara. Akhirnya, itu mengarah pada pengembangan alat, template, dan pedoman praktik terbaik yang banyak perencana acara masih digunakan dalam beberapa bentuk hari ini. Semua sumber daya masih tersedia untuk penggunaan online atau tersedia untuk diunduh dalam format Microsoft Word of PDF.

Alat-alat semuanya tersedia secara gratis.

1. Glosarium Industri APEX Online
   Alat online yang interaktif ini adalah referensi komprehensif untuk terminologi, jargon, dan akronim yang digunakan di seluruh industri pertemuan dan acara. Itu membuat sumber daya yang bagus untuk memastikan konsistensi istilah dan masih terbukti menjadi alat pelatihan yang bermanfaat bagi karyawan baru.
2. Template ESG (Spesifikasi Aplikasi Acara)
   Perencana acara yang digunakan untuk menggunakan "resume" panjang untuk referensi spesifikasi pertemuan. ESG akronim (yang merupakan singkatan dari panduan spesifikasi peristiwa) menggantikan istilah ini setelah peluncuran APEX dengan alat standar untuk digunakan dalam menyiapkan dan membagikan instruksi lengkap dan detail untuk acara dari semua ukuran.
3. APEX Housing & Registrasi
   Praktik-praktik yang diterima ini dikembangkan untuk mengumpulkan, melaporkan, dan mengambil data perumahan dan registrasi lengkap untuk pertemuan, konvensi, dan acara lainnya. Ini juga terbukti menjadi sumber daya untuk menangani masalah perumahan seperti penyedia perumahan, masalah internet, perumahan internasional, dan pengungkapan.
4. Templat PER (Laporan Pasca Acara)
   Mengganti laporan "riwayat" lama, Laporan Pasca Acara atau PER masih merupakan format yang diterima acara dan pertemuan industri untuk mengumpulkan, menyimpan, dan berbagi data laporan pascapemilu yang akurat dan menyeluruh pada acara-acara dari semua jenis (meskipun ada versi baru berbagai program).

1. Permintaan untuk Proposal (RFP) Template
   Bersamaan dengan buku putih yang diterbitkan oleh CIC bersama dengan delegasi APEX dan The Global Business Travel Association (GBTA), CIC masih menyediakan format RFP standar yang membahas informasi inti dan kebutuhan unik untuk berbagai kebutuhan RFP yang berbeda termasuk: audiovisual, tujuan perusahaan manajemen, kontraktor servis, fasilitas tunggal, transportasi, jadwal fungsi, dan pengaturan fungsi. Kerangka ini mempermudah untuk mengumpulkan informasi yang tepat, membandingkan tanggapan, dan membuat keputusan.

Sumber Daya dan Perangkat Lunak Perencanaan Acara

Tujuan dari inisiatif APEX Convention Industry Council adalah untuk secara fundamental mengubah cara para profesional berkomunikasi di seluruh pertemuan dan industri acara dari perencana acara ke vendor, pemasok, kontraktor, dan profesional layanan acara lainnya.

Sebelum APEX, panduan standarnya, praktik terbaik, dan akhirnya alat dan sumber online, komunikasi adalah tantangan utama bagi para profesional di industri.

Banyak yang telah berubah sejak awal 2000-an. Sementara ide untuk APEX dan tujuan ini dimulai pada awal 1997, dan CIC fokus terutama pada tahap konseptual dari 2000-2004 yang menunggu untuk diluncurkan hingga 2004 dan 2005. Sejak peluncuran standar dan alat APEX, banyak sumber daya dan acara lainnya perangkat lunak perencanaan telah dikembangkan, tetapi tidak ada otoritas yang menolak CIC dalam meresepkan standar praktik industri.