Jenis-Jenis Acara Perusahaan Yang Paling Umum

by Rob Hard

Jenis-jenis Top dari Acara Perusahaan Setiap Perencana Acara Harus Anda Ketahui

Menurut Pertemuan Profesional Internasional, lebih dari $ 122 miliar dihabiskan setiap tahun di industri pertemuan AS. Uang ini paling sering digunakan di hotel resor, hotel kota, hotel di pinggiran kota, pusat konferensi, restoran, klub negara, dan pusat konvensi, tetapi pada akhirnya, sebagian dari uang rapat perusahaan dihabiskan di hampir setiap tempat unik yang dapat dibayangkan. . Tidak mengherankan jika perencanaan acara perusahaan dan semua yang menyertainya adalah bisnis besar. Sementara beberapa perusahaan dan organisasi besar memiliki perencana acara korporat pada staf atau kontrak dengan agen perencanaan acara, banyak lainnya (terutama perusahaan dan organisasi yang lebih kecil) hanya lulus dari pekerjaan perencanaan acara perusahaan kepada seseorang di HR atau departemen lain.

Baik di lingkungan perusahaan, asosiasi, nirlaba , atau lembaga pemerintah, acara perusahaan yang paling populer biasanya masuk dalam salah satu program berikut:

01 - Seminar dan Konferensi

Tujuan: Organisasi merencanakan dan mengadakan pertemuan ini dengan audiens yang ditargetkan, dan memberi mereka informasi yang relevan.

Deskripsi: Seminar biasanya merupakan acara yang lebih pendek, berlangsung selama beberapa jam, ½ hari, atau bahkan satu hari kerja secara keseluruhan. Mereka memiliki pembicara tunggal atau banyak dan umumnya menyimpan semua peserta bersama di ruang yang sama. Konferensi , di sisi lain, biasanya memiliki beberapa sesi yang terjadi bersamaan yang diarahkan untuk kepentingan yang berbeda, posisi atau peran yang berbeda, dan bahkan tingkat keterampilan. Mereka biasanya diadakan di hotel, mulai dengan sesi utama dan kemudian mengadakan sesi breakout berdasarkan topik. Konferensi biasanya direncanakan setidaknya setengah hari meskipun umumnya konferensi berlangsung selama satu sampai dua hari atau kadang-kadang lebih lama.

02 - Pameran Dagang

Tujuan: Organisasi menghadiri pameran dagang sebagai kegiatan pembuatan prospek. Mereka juga dapat memilih untuk menjadi tuan rumah atau mensponsori pameran dagang untuk memperkuat citra mereka sebagai pemimpin industri di antara mereka yang hadir, seperti anggota, pelanggan, prospek, dan pemasok.

Deskripsi: Perencanaan acara untuk pameran dagang melibatkan negosiasi tingkat sponsor untuk ruang stan pameran dagang, iklan dan promosi di acara tersebut, dan terkadang berbicara kesempatan di acara untuk kepemimpinan di perusahaan Anda untuk berbicara. Banyak rincian logistik yang ada untuk memastikan bahwa stan pameran dagang, materi promosi, hadiah, dan staf datang tepat waktu untuk perusahaan Anda.

03 - Program Retret Eksekutif dan Insentif

Tujuan: Di sinilah uang besar dibelanjakan untuk setiap orang. Retret eksekutif dan program insentif sering diadakan di resor mewah di tujuan eksklusif, dan mereka menerima paling banyak visibilitas dalam suatu organisasi. Pengembangan bisnis dan perencanaan organisasi biasanya adalah topik agenda, tetapi bobot yang sama diberikan untuk kegiatan yang menyenangkan sebagai bagian dari insentif dan imbalan asli.

Deskripsi: Retret eksekutif dan perjalanan insentif biasanya berlangsung antara tiga dan lima hari dan membutuhkan perhatian pada pemilihan lokasi, penginapan, transportasi, katering, pertemuan bisnis, golf, dan kegiatan lainnya. Keterampilan negosiasi harus tajam karena program ini melibatkan semua aspek perencanaan acara.

04 - Acara Golf

Tujuan: Satu acara favorit di setiap organisasi adalah mengadakan tamasya golf tahunannya. Manajemen hubungan adalah tujuan utama; namun, konten bisnis harus selalu mendorong perencanaan acara, bukan sebaliknya.

Deskripsi: Sebagian besar lapangan golf lebih memilih klien mereka untuk memesan waktu tee baik hal pertama di pagi hari atau pada jam 1 siang jika Anda tidak menyewakan kursus dan clubhouse sepanjang hari. Itu dapat menyebabkan masalah penjadwalan yang berkaitan dengan konten pertemuan bisnis. Selama fase perencanaan, penting untuk menjaga klien internal tetap di jalurnya, dan tidak memungkinkan mereka untuk meminimalkan waktu bisnis.

05 - Acara Apresiasi

Tujuan: Program-program ini memungkinkan penyelenggara acara untuk menghabiskan waktu informal dengan para tamunya di lingkungan non-tradisional, memberikan kedua belah pihak kesempatan untuk membangun hubungan dan belajar lebih banyak tentang prioritas bisnis bersama. Acara apresiasi dapat berkisar dari program yang diarahkan untuk penghargaan karyawan kepada mereka untuk menunjukkan apresiasi klien, yang keduanya telah menjadi pokok di perusahaan Amerika.

Deskripsi: Ada kemungkinan tak terbatas dan jenis acara penghargaan yang diselenggarakan organisasi sepanjang tahun. Program umum termasuk:

Makan malam dan teater
Hari di trek balap
Suite di arena olahraga
Pelayaran siang dan malam
Pesta pribadi di festival musik
Pesta liburan
Tiket ke acara paling populer di kota

06 - Tonggak Perusahaan atau Organisasi

Tujuan: Tonggak-tonggak perusahaan memberikan peluang bagi bisnis atau organisasi untuk merayakan pembukaan atau tonggak utama atau peringatan lainnya.

Deskripsi: Kejadian tonggak perusahaan bervariasi secara signifikan dalam pelaksanaannya, tetapi cenderung mengikuti program serupa sebagai acara penghargaan karyawan dan klien. Jenis acara ini cenderung bersifat perayaan dan dapat terbatas pada karyawan perusahaan atau diperluas untuk mencakup klien, vendor, dan bahkan masyarakat setempat tergantung pada ukuran dan status perusahaan di masyarakat.

07 - Acara Membangun Tim

Tujuan: Acara membangun gedung dimaksudkan untuk membangun kekuatan perusahaan sambil membangun kepercayaan diri karyawan, niat baik, dan semangat kerja. Acara membangun tim juga memberikan kesempatan unik bagi karyawan untuk menghabiskan waktu bersama di lingkungan non-kerja yang bekerja bersama untuk memecahkan teka-teki dan menyelesaikan kegiatan. Acara membangun tim dimaksudkan untuk melakukan hal itu - membangun tim yang lebih kuat.

Deskripsi: Acara pembentukan tim perusahaan telah dicontohkan oleh kegiatan kelompok luar dan fisik seperti kursus tali. Bahkan, ada banyak perusahaan di seluruh negara yang mengkhususkan diri dalam menyelenggarakan acara membangun tim dalam kursus indoor dan outdoor mereka yang rumit. Meskipun demikian, acara membangun tim juga dapat berfokus pada jenis kegiatan pembentukan tim lainnya dari lokakarya hingga pelatihan sensitivitas.

08 - Acara Peluncuran Produk

Tujuan: Acara peluncuran produk dapat mencakup peluncuran peluncuran produk internal untuk menginformasikan semua karyawan di seluruh perusahaan tentang produk yang akan datang ke pesta peluncuran produk lengkap untuk menciptakan buzz seputar rilis produk di antara pelanggan dan media. Acara peluncuran produk paling umum untuk perusahaan bisnis ke konsumen ( B2C ).

Deskripsi: Peristiwa peluncuran produk umumnya dimaksudkan untuk menghasilkan liputan media dan buzz industri sebelum rilis produk. Acara peluncuran dapat mencakup pengenalan produk yang mencolok bersama dengan alamat dari perusahaan yang paling penting eksekutif. Peluncuran produk besar juga cenderung menjadi pesta besar dengan tamu terkenal, makan malam, dan hiburan tergantung pada industri.

09 - Rapat Dewan dan Rapat Pemegang Saham

Tujuan: Rapat dewan dan pertemuan pemegang saham kedua server tujuan yang sangat penting bagi perusahaan swasta dan publik. Rapat dewan berfungsi sebagai kesempatan bagi anggota dewan untuk bertemu untuk meninjau kinerja bisnis dan bertemu dengan para eksekutif perusahaan untuk membuat keputusan penting. Rapat pemegang saham, di sisi lain, memberikan perusahaan kesempatan untuk berbagi kinerja terbaru, target, sasaran masa depan, dan strategi bisnis dengan pemegang sahamnya.

Keterangan: Pertemuan tahunan, dua tahunan, atau bahkan tiga bulanan dapat berupa rapat internal kecil anggota dewan atau acara bisnis bergengsi skala besar untuk pemegang saham yang beragam ukurannya tergantung pada ukuran perusahaan dan jumlah pemilih pemegang saham.