Bagaimana jika Anda menganggap diri Anda super terorganisir dan Anda sudah memanfaatkan daftar periksa saat merencanakan suatu peristiwa, tetapi telah mengalami situasi di mana Anda menyadari (terlambat) bahwa Anda gagal untuk cenderung ke beberapa detail penting. Di mana Anda salah?
Setiap acara memerlukan daftar periksa perencanaan acara yang dirancang dengan peristiwa tertentu tersebut dan disesuaikan dengan spesifikasi peristiwa individual. Jadi setiap daftar periksa perencanaan acara berbeda. Namun, ada lima item yang harus Anda miliki pada daftar periksa perencanaan acara Anda, terlepas dari apakah Anda merencanakan pesta ulang tahun kecil atau fungsi perusahaan besar.
Menandatangani Kontrak Acara
Ini mungkin terdengar jelas, tetapi pastikan Anda menandatangani - dan menerima salinan yang ditandatangani sebagai imbalan - semua kontrak yang Anda butuhkan untuk acara Anda. Ini termasuk kontrak acara dengan klien, tempat, vendor, hotel, hiburan, dll. Jabat tangan erat adalah cara yang bagus untuk melakukan bisnis tetapi bukan cara untuk mengamankan perekrutan vendor dan bukan cara berkomitmen untuk bekerja untuk klien .
Dapatkan semua dalam bentuk tertulis dan tidak melakukan pekerjaan apa pun atau menghabiskan uang receh untuk merencanakan acara Anda sampai semua dokumen telah ditandatangani dan dikirim. Jika Anda seorang perencana acara yang membutuhkan kontrak acara untuk layanan acara Anda, klik di sini.
Konfirmasikan Tanggal dan Waktu Acara
Anda berada dalam lutut dalam tahap perencanaan untuk acara ini.
Bagaimana mungkin orang bisa salah tanggal? Vendor sering memiliki bisnis lain yang masuk. Klien dapat menyetujui tanggal dan waktu untuk acara tersebut dan kemudian lupa untuk memberi tahu Anda tentang perubahan dalam rencana. Sebelum Anda mulai merencanakan acara Anda, periksa kembali tanggal dan waktu mulai dan selesai dan dapatkan ini secara tertulis sehingga semua orang berada di halaman yang sama.
Sewa Bantuan Tambahan
Jangan meremehkan nilai memiliki bantuan tambahan pada hari acara Anda. Selalu ada sesuatu yang perlu diatasi dan sebagian besar perencana acara sudah terlalu sibuk menjalankan acara untuk mencurahkan perhatian mereka pada situasi yang muncul. Mempekerjakan bantuan tambahan merupakan langkah penting yang sering diabaikan sampai mungkin terlambat untuk mempekerjakan staf acara terbaik untuk pekerjaan yang sedang dikerjakan. Jangan puas dengan sisa makanan ketika datang untuk mempekerjakan staf acara. Tempatkan item ini di daftar acara Anda dan amankan staf yang paling terlatih dengan pengalaman yang Anda butuhkan yang sesuai dengan anggaran acara Anda.
Melakukan Walk-Through Situs
Tidak ada yang sebanding dengan membayangkan sesuatu di pikiran Anda seperti mengalami tangan pertama. Melakukan walk-through dari situs acara dengan klien dan vendor Anda merupakan langkah penting dalam proses perencanaan acara.
Ini menyajikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan, mengatasi masalah, dan mencapai kesepakatan tentang pengaturan kamar, dekorasi, penempatan pendaftaran, dan aliran keseluruhan acara. Sering kali, bahkan ketika kita berpikir kita berkomunikasi dengan jelas, visi kita tentang sesuatu sangat kontras dengan apa yang orang lain bayangkan berdasarkan uraian kita. Berjalanlah melalui ruang fisik selama tahap perencanaan sehingga tidak ada kejutan pada hari acara.
Sertakan Pengingat untuk Tindak Lanjut
Di dunia yang ideal, memberitahu seseorang sekali saja akan cukup untuk memastikan pekerjaan selesai. Sayangnya, dunia kerja yang sebenarnya tidak berfungsi seperti itu atau setidaknya bukan bisnis perencanaan acara. Dengan begitu banyak detail untuk dikelola dan beberapa pemain yang terlibat di berbagai tahapan acara, mudah bagi sesuatu untuk tersesat.
Jadi, ketika Anda mengembangkan daftar periksa perencanaan acara untuk membuat Anda tetap teratur dan sesuai jadwal, sertakan pengingat untuk tindak lanjut tertentu. Misalnya, jika Anda berbicara dengan katering tentang ide-ide menu, sertakan item pada daftar periksa perencanaan acara Anda yang berbunyi, "Tindak lanjuti dengan katering pada menu yang diusulkan" dan "Jadwalkan mencicipi dengan katering." Dalam perencanaan acara, tidak ada hal seperti itu mengkonfirmasikan sesuatu terlalu banyak kali.