Tidak Membiarkan Cukup Waktu Pengaturan
Selalu ada perlombaan melawan waktu ketika menyiapkan acara , tetapi Anda harus memiliki perkiraan berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk menyiapkan semuanya. Tidak ada yang terlihat lebih buruk daripada memiliki ruangan yang penuh dengan pekerja yang berlari ketika tamu pertama tiba. Tujuannya harus memiliki segalanya diatur setidaknya 15 menit sebelum pintu terbuka.
Tidak Menjadwalkan Walkthrough dengan Klien
Spreadsheets, email, dan pesanan acara perjamuan adalah alat yang sangat baik untuk mengkomunikasikan detail acara. Namun, hanya mengandalkan dokumen untuk melukiskan gambaran dari peristiwa itu dapat menyebabkan kelalaian. Strategi yang lebih baik adalah berjalan melalui itinerary dengan penukaran klien Anda bila memungkinkan. Bahas setiap momen dan detail seolah-olah peristiwa itu terjadi di depan Anda.
Lupa untuk Mengkonfirmasi Vendor Anda
Vendor acara rata-rata Anda melayani beberapa klien di beberapa kategori yang berbeda.
Singkatnya, ini berarti mereka harus banyak mengingat. Anda selalu ingin mendapatkan konfirmasi lisan atau email dari semua vendor 48 jam sebelum waktu penyiapan. Email biasanya lebih baik karena Anda bisa mengeja harapan Anda dan meminta mereka untuk membalas secara tertulis.
Menghadap Acara Berkompetisi
Jika Anda pernah memiliki "tetangga yang berisik", maka Anda sudah tahu bagaimana mengacaukan situasi ini.
Mengikuti acara lain di tempat Anda dapat menjadi tantangan besar, itulah sebabnya mengapa Anda harus mendiskusikan skenario ini terlebih dahulu dengan manajemen venue dan klien Anda. Cari tahu siapa yang akan berbagi area umum dan sumber daya umum yang sama dengan pihak Anda, dan identifikasi siapa yang memiliki wewenang untuk menyelesaikan masalah kebisingan jika mereka menjadi masalah.
Tidak Memiliki Rencana Kontinjensi
Apa yang terjadi dengan acara Anda jika terjadi cuaca buruk, atau bahkan penutupan tempat Anda? Ini bukan hal yang mudah untuk direncanakan, tetapi mereka menjadi tidak mungkin untuk dikelola pada hari pertunjukan. Buat strategi kontingensi Anda setidaknya 2 minggu sebelumnya untuk mengukur dengan baik. Bahkan jika Anda berencana untuk membatalkan acara, Anda masih perlu metode yang teratur untuk menghubungi semua tamu Anda.
Tidak Memiliki Cukup Bantuan di Hari Peristiwa
Biaya tenaga kerja selalu menjadi masalah ketika mencoba menyeimbangkan anggaran acara . Itu dikatakan, gagal membantu tangan dapat menyebabkan masalah yang lebih besar daripada melebihi anggaran. Anda tidak dapat berharap untuk melakukan semuanya sendiri jika Anda adalah perencana acara. Mengoordinasikan karyawan, vendor, dan detail cukup untuk membuat Anda sibuk dengan sendirinya. Jangan takut untuk menghabiskan beberapa ratus dolar untuk mempekerjakan pekerja tambahan karena Anda tidak akan dapat begitu banyak hal bergerak.
Tidak Menggunakan Daftar Kemasan
Mengelola acara di luar situs biasanya membutuhkan daftar persediaan yang luas. Tentu saja, Anda biasanya memiliki beberapa minggu untuk mendapatkan semua persediaan ini dalam pesanan, tetapi mereka tidak akan ada gunanya jika mereka tidak pernah sampai ke tempat tersebut. Daftar kemasan memberikan penyegaran instan pada hal-hal yang perlu dimuat ke dalam mobil. Tentu, Anda mungkin akan menemukan pena dan selotip untuk dipinjam di tempat tersebut, tetapi apa yang terjadi jika Anda lupa tag nama atau laptop Anda? Buat daftar kemasan dan periksa dua kali sebelum Anda pergi.
Kabar baiknya adalah kesalahan perencanaan acara ini mudah dicegah. Bahkan, Anda dapat mencetak artikel ini dan mempostingnya untuk berfungsi sebagai pengingat apa yang tidak boleh dilakukan. Ingat, pencegahan selalu lebih mudah daripada pemulihan!