Langkah-langkah untuk Menemukan Tempat Acara Sempurna
Dengan asumsi bahwa Anda telah mengidentifikasi jenis acara yang Anda rencanakan dan tujuannya, ada banyak faktor lain yang harus dipertimbangkan ketika Anda memulai proses pemilihan tempat itu sendiri.
Berikut peta jalan ini akan membantu memandu Anda melalui langkah-langkah dalam memilih ruang acara yang sempurna.
Identifikasi Pemirsa Target Anda dan Ketahui Daftar Tamu Anda
Ketika merencanakan tempat untuk suatu acara, salah satu bagian terpenting dari informasi yang harus Anda ketahui adalah siapa tamu Anda dan berapa banyak yang Anda harapkan untuk hadir. Sementara jenis acara tentu akan menginformasikan pilihan tempat, salah satu faktor pembatas terbesar untuk ruang acara adalah kapasitasnya. Pastikan bahwa Anda tahu setidaknya perkiraan akurat (dapat berupa kisaran) dari jumlah tamu karena ini akan segera membatasi pilihan tempat Anda. Anda juga harus mempertimbangkan audiens Anda. Pastikan bahwa tempat tersebut tidak hanya mencerminkan acara itu sendiri tetapi juga selera dan harapan para tamu.
Identifikasi Tanggal Acara
Periksa kalender Anda karena waktu akan mempengaruhi banyak keputusan, termasuk tempat pilihan Anda. Setelah daftar tamu Anda, tanggal acara Anda akan menjadi faktor pembatas berikutnya.
Tergantung pada jenis acara apa yang Anda rencanakan, Anda mungkin menemukan bahwa Anda harus fleksibel dengan tanggal acara Anda untuk mendapatkan tempat yang Anda inginkan atau Anda harus fleksibel dengan pilihan tempat Anda untuk mendapatkan tanggal yang Anda inginkan. Anda harus memulai perencanaan tempat dengan mengetahui di mana Anda atau klien Anda fleksibel.
Berikut beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:
- Kapan tamu Anda kemungkinan besar hadir berdasarkan jadwal mereka?
- Tempat apa yang memiliki ruang yang sesuai dan tersedia untuk masa-masa itu?
- Kapan waktu terbaik bagi tim manajemen Anda untuk mengadakan acara?
Hitung Anggaran Anda
Dengan anggaran terbuka, siapa pun dapat merencanakan acara besar dan memiliki pilihan tempat yang tak terbatas. Tetapi lebih dari mungkin, sumber keuangan Anda terbatas dan Anda harus sadar dari awal apa keterbatasan keuangan Anda - bahkan jika anggaran acara Anda sederhana perkiraan kasar atau rentang. Perencana acara selalu dapat merencanakan acara besar dalam anggaran yang wajar.
- Apakah tempat-tempat tersebut termasuk dalam parameter anggaran Anda untuk biaya ruang angkasa, teknis, dan katering?
- Sudahkah Anda menegosiasikan tingkat yang menguntungkan untuk layanan dan menunjukkan nilai dari peran Anda?
- Sudahkah Anda mengizinkan fleksibilitas dalam anggaran Anda dalam hal biaya item baris melebihi rencana?
Cakupan Lokasi Berbeda
Setelah daftar tamu dan kemungkinan tanggal acara dipersempit, penting untuk mengidentifikasi lokasi tempat acara dapat diadakan. Hotel dan pusat acara atau konferensi adalah beberapa ruang acara paling populer untuk acara perusahaan dan resepsi pernikahan, tetapi itu bukan satu-satunya pilihan.
Ini adalah waktu untuk menjadi kreatif dalam pemikiran Anda. Pertimbangkan yang berikut ini:
- Berdasarkan tema pertemuan Anda, tiga lokasi terbaik apa yang terpikirkan?
- Di mana tamu Anda lebih suka menghadiri pertemuan ini?
- Apa yang paling nyaman untuk tamu Anda?
- Selain hotel, lokasi tak terduga apa yang bisa meningkatkan tarif RSVP?
Temukan Tipe Ruang Acara yang Tepat
Tempat yang Anda pilih harus memiliki ruang yang sesuai untuk jenis acara yang Anda rencanakan. Apakah acara Anda membutuhkan lantai dansa? Apakah Anda memerlukan sistem PA? Bagaimana dengan podium pembicara atau layar proyektor? Apa jenis pengaturan meja yang Anda butuhkan? Selain mempertimbangkan pertanyaan semacam ini, berikut adalah beberapa pertanyaan perencanaan tempat teratas untuk ditanyakan pada diri sendiri:
- Apakah tempat acara memenuhi kriteria khusus dari program atau acara Anda?
- Dapatkah tempat menampung produksi Anda, hiburan, A / V, suara, dan kebutuhan teknis lainnya?
- Apakah kondisi fasilitas mencerminkan standar tinggi organisasi Anda?
Pertimbangkan Layanan Tempat dan Batasan
Selain menemukan jenis ruang acara yang tepat, Anda akan ingin melihat jenis layanan lain yang ditawarkan oleh tempat dan menentukan nilainya untuk acara Anda. Beberapa tempat juga akan memiliki daftar vendor pilihan dari mana Anda harus bekerja untuk mencari vendor atau pemasok untuk layanan lain. Tempat-tempat lain memiliki batasan dekorasi atau aspek lain pada acara itu sendiri. Beberapa pertanyaan untuk ditanyakan meliputi:
- Apakah tempat ini menawarkan opsi parkir atau valet yang baik?
- Apakah tempat ini menawarkan keamanan?
- Apakah tempat ini menawarkan layanan tambahan seperti katering, karangan bunga, linen dan sewa meja, dll.?
- Apakah tempat ini memiliki pengaturan dan membereskan kru?
- Apakah tempat ini membatasi vendor lain tempat Anda bekerja?
- Apakah tempat ini memiliki minimum makanan dan minuman?
Pertimbangkan Reputasi Venue
Reputasi tempat untuk layanan sangat penting. Ini sering merupakan perbedaan antara mengadakan acara yang baik dan menghasilkan peristiwa besar. Cara penyelenggara mengelola fasilitas, staf, dan kliennya akan selalu diingat. Untuk memahami nilai reputasi tempat, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini:
- Apa masa jabatan manajer konferensi, manajer katering, atau koki eksekutif?
- Akankah manajemen memperlakukan Anda seperti klien VIP atau hanya sebagai salah satu dari beberapa program?
- Seberapa besar fleksibilitas tempat yang ingin Anda bagikan?
- Apakah mereka memiliki testimonial atau ulasan tersedia?
- Apakah tempat menawarkan foto-foto dari acara yang serupa dengan Anda?
Jadwalkan Kunjungan Tempat
Kecuali logistik dan waktu benar-benar mencegahnya, setiap perencana acara harus melakukan inspeksi lapangan sebelum mengontrak tempat manapun. Gambar bisa sangat membantu, tetapi ada banyak aspek yang hanya dapat dievaluasi secara langsung. Mintalah tur tempat termasuk segala sesuatu dari parkir ke pintu masuk dan ruang acara ke kamar mandi. Anda akan senang telah melakukannya!
Menggabungkan Preferensi Klien
Pada akhir hari, perencana acara harus menyajikan rekomendasi tempat mereka kepada klien mereka (apakah itu klien internal seperti eksekutif atau manajemen perusahaan atau klien eksternal) dan mendapatkan persetujuan. Satu-satunya pertanyaan untuk bertanya pada diri sendiri mengenai klien selama tahap perencanaan tempat adalah apakah klien akan menyetujui rekomendasi saya? Agar dapat menjawab pertanyaan itu dengan keyakinan, Anda harus memastikan bahwa Anda memahami harapan dan preferensi klien dari awal.