Karena semua ini, perencana pertemuan memerlukan pemahaman yang kuat tentang nomor katering untuk memastikan kualitas makanan dan menghindari biaya penalti. Di bawah ini tercantum angka-angka dan istilah-istilah yang menonjol untuk menjadi akrab.
Perkiraan Penghitungan
Ini adalah jumlah tamu yang Anda awalnya membangun proyeksi acara Anda di sekitar. Tidak ada kewajiban nyata dengan taksiran yang diperkirakan karena ini lebih merupakan "angka kerja" yang digunakan untuk memperkirakan biaya dan kebutuhan staf.
Perkiraan Diharapkan
Hitungan yang diharapkan diajukan dua atau tiga minggu sebelum suatu acara. Ini mewakili jumlah yang lebih akurat dari tamu yang diantisipasi, dan itu terikat secara kontraktual dengan jumlah akhir. Setiap operasi katering memiliki kebijakan mereka sendiri untuk jumlah yang diharapkan, tetapi secara umum, itu tidak boleh menyimpang lebih dari 15% dari hitungan akhir.
Jumlah Akhir / Jumlah Dijamin
Ini adalah jumlah makanan tamu yang akan Anda bayar, dan itu juga mewakili jumlah pengaturan tempat yang akan diatur tim katering di dalam ruangan.
Setiap perubahan yang dibuat ke nomor ini setelah tanggal jatuh tempo dapat dikenakan denda atau biaya keterlambatan. Jadi, penting bahwa perencana menetapkan tanggal RSVP yang jatuh sebelum tenggat waktu jaminan.
Jatuhkan Persentase
Ada dua sudut untuk menjatuhkan persentase. Yang pertama dihitung dengan katering untuk melihat berapa banyak hitungan akhir Anda telah turun dari hitungan yang Anda harapkan.
Jika persentase terlalu besar (lebih dari 20%), maka biaya penalti dapat dikeluarkan untuk menutupi biaya yang terkait dengan penempatan staf dan pesanan persediaan. Para perencana menggunakan persentase penurunan untuk memperkirakan berapa banyak “tidak ada pertunjukkan” yang diharapkan. Tingkat drop 2% adalah tentang rata-rata untuk acara berbayar atau tiket. Rata-rata itu bisa naik di atas 5% untuk acara yang gratis. Seperti yang Anda bayangkan, peserta lebih mungkin untuk menunjukkan ketika mereka memiliki uang yang diinvestasikan dalam suatu acara.
Kartu Makan
Beberapa perencana menawarkan lebih dari satu hidangan di makanan resmi, dan ini menciptakan persyaratan perhitungan lain. Hotel dan pusat perjamuan tidak ingin terjebak menebak berapa banyak tamu yang akan memilih steak atau ayam, jadi terserah perencana untuk mendapatkan jumlah yang akurat dari setiap pilihan melalui sistem RSVP mereka. Pada hari acara, setiap peserta harus mendapatkan kartu makan berwarna yang dapat mereka tempatkan di atas meja, sehingga server secara otomatis tahu hidangan mana yang mereka pesan.
Tiket Minum
Perencana acara dapat menggunakan tiket minuman untuk mengontrol biaya menjalankan open bar. Ini dilakukan dengan memberi setiap tamu satu atau dua tiket minuman saat pendaftaran. Bartender akan menerima tiket dengan imbalan minum, dan tamu yang memilih untuk minum di luar tunjangan tiket mereka dapat membayar tunai. Satu hal yang perlu diperhatikan tentang tiket minuman adalah tempat tersebut akan menagih Anda minuman dengan harga tertinggi per tiket.
Karena alasan ini, masuk akal untuk menggunakan sistem ini dengan bir dan anggur atau bilah rumah karena pilihan akan diberi harga lebih dekat.
Bekerja dengan Sistem
Akhirnya terserah perencana acara untuk memberikan jumlah yang akurat ke departemen katering. Para perencana yang mengabaikan kebijakan dan tenggat waktu yang dikeluarkan oleh penyedia mereka dapat membayar lebih banyak daripada yang seharusnya dalam bentuk penalti dan biaya lainnya. Cara terbaik untuk menghindari ini adalah membaca kebijakan katering sebelum merencanakan acara. Mengikuti aturan sederhana ini akan membantu Anda memilih tanggal dan biaya yang paling tepat untuk diberikan kepada para tamu.