Cara membuat panggilan telepon keluar Anda lebih produktif & membutuhkan waktu lebih sedikit
Tetapi bagaimana jika kita hanya dapat menelepon dan berbicara dengan orang-orang yang ingin kita ajak bicara, mengatakan apa yang ingin kita katakan dan lanjutkan?
Bayangkan betapa kita bisa menjadi lebih produktif dan berapa banyak waktu yang harus kita lakukan untuk hal-hal lain.
Yah, kita bisa - dan yang dibutuhkan hanyalah sedikit persiapan sebelumnya.
Manajemen Waktu Telepon Tips untuk Panggilan Keluar
- Entah itu pemasok , klien reguler, atau kontraktor , banyak dari kita memanggil orang yang sama berulang kali. Tetap perbarui informasi kontak Anda dengan detail hemat waktu sehingga Anda tidak perlu membuang waktu untuk menjangkau orang-orang yang tidak tersedia.
Misalnya, jika Anda tahu bahwa orang tertentu yang ingin Anda jangkau mengambil makan siang dari 1 hingga 2 siang setiap hari, mengapa membuang waktu saya mencoba meneleponnya selama waktu ini? - Program angka-angka untuk mereka yang Anda panggil secara teratur ke telepon Anda. Saya kagum dengan orang-orang yang tidak melakukan ini, karena waktu yang Anda hemat ketika Anda tidak mencari angka dan meninju mereka sama menakjubkannya.
- Rencanakan panggilan keluar Anda. Sebelum menelepon, catat tujuan utama panggilan dan poin-poin penting yang ingin Anda cakup. Ini akan membantu Anda tetap pada titik ketika Anda sedang berbicara di telepon dan memastikan bahwa Anda menutupi semua yang ingin Anda tutup, menghemat waktu selama panggilan dan menghindari harus menelepon lagi karena Anda lupa sesuatu.
- Jika Anda menelepon seseorang yang dimasukkan ke dalam basis data kontak Anda, miliki semua informasi tentang orang yang Anda panggil di depan Anda ketika Anda menelepon. Apakah Anda menggunakan komputer desktop, perangkat seluler atau Rolodex, ini adalah bantuan memori yang bagus selama panggilan. Plus, jika Anda tidak perlu mencari sesuatu seperti nama suami klien, Anda akan memiliki pilihan untuk membuat catatan selama panggilan, menghemat lebih banyak waktu.
- Tentu saja, jika Anda ingin membuat catatan selama panggilan (atau melakukan hal lain saat Anda berbicara di telepon), speakerphone atau headset yang baik sangat penting. Membebaskan tangan Anda dapat membebaskan banyak waktu.
- Jika Anda mencapai mesin penjawab atau pesan suara seseorang, tinggalkan pesan lengkap yang memberikan nomor telepon Anda dua kali dan nyatakan alasan Anda menelepon . Misalnya, "Ini Susan Ward di (nomor telepon). Saya menelepon untuk membahas perkiraan untuk proyek Anda. Anda dapat menghubungi saya di (nomor telepon) sore ini."
Menyatakan nomor Anda dua kali memberi penerima pesan peluang yang lebih baik untuk memperbaikinya dan membuatnya ditulis tanpa mengulang pesan. - Jangan menyerah pada paksaan telepon . Ketika Anda mencoba menjangkau seseorang dan Anda tidak, itu menggoda untuk menelepon kembali - mungkin setiap setengah jam! Tetapi jika Anda telah membiarkan pesan yang tepat, Anda tidak perlu membuang-buang waktu untuk meninggalkan pesan yang berulang (dan mengisi mesin penjawab atau pesan suara orang itu). Berikan orang yang Anda panggil jumlah waktu yang wajar untuk menelepon balik, seperti sampai hari kerja berikutnya.
- Jadwalkan panggilan telepon Anda dan buat semuanya bersama-sama dalam satu blok waktu, jika memungkinkan. Sebagian besar dari kita tidak begitu bagus dalam melakukan multitasking dan kehilangan banyak produktivitas ketika kita membalik-balik dari satu tugas ke tugas lainnya. Jadi jika Anda memiliki selusin panggilan untuk dibuat pada hari tertentu, akan lebih efisien untuk membuat semuanya dalam satu jam daripada membuat satu atau dua, dan kemudian membuat tiga panggilan lagi satu jam kemudian, dan dua lagi 45 menit setelah itu.
- Pesan panggilan telepon keluar Anda, jika memungkinkan. Jika itu tidak akan menjadi panggilan cepat, ketika Anda pertama kali menelepon seseorang, perkenalkan diri Anda, beri tahu dia mengapa Anda menelepon, dan tanyakan padanya apakah itu waktu yang tepat untuk berbicara atau apakah ia lebih suka memesan waktu untuk mendiskusikannya. . Kemudian atur bahwa Anda akan memanggilnya pada saat itu. Ini tidak hanya menghemat waktu Anda di tempat tetapi juga menghemat waktu ketika Anda memanggil orang itu kembali karena Anda berdua akan siap untuk membahas masalah yang awalnya Anda sebut tentang.
- Jika memungkinkan, buat panggilan telepon keluar Anda dalam "prime time". Penelitian telah menunjukkan bahwa lebih banyak orang berada di kantor mereka di pagi hari dan dapat dihubungi antara jam 8 pagi hingga 11 pagi