Perencana acara dan pertemuan diharapkan berkontribusi atau menulis surat undangan resmi dan bahan untuk rapat, perjalanan insentif dan program lain yang mereka selenggarakan. Tidak harus seperti tugas yang luar biasa, tetapi penting untuk mengikuti langkah-langkah tertentu untuk mengikuti etiket undangan yang tepat dan menghindari hilangnya detail penting untuk tamu Anda.
Begini Cara:
Buat tema acara. Sebelum menulis surat undangan formal dan materi, perencana harus memastikan bahwa mereka memiliki tema menarik untuk program tersebut. Pertanyaan-pertanyaan berikut akan membantu memulai proses brainstorming: Apakah ini konferensi pendidikan, seminar atau perjalanan insentif? Di mana itu ditahan? Apa yang unik tentang tujuan atau tempat itu? Apa jadwal kasar untuk acara tersebut? Apa saja tujuan di balik program ini? Mengapa seorang peserta ingin hadir? Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu membentuk tema acara yang hebat.
Buat undangan elektronik. Banyak surat undangan resmi dan bahan untuk acara besar kini telah dipindahkan ke sistem pendaftaran online karena volume logistik peristiwa penting yang harus ditangkap selama proses RSVP: pengejaan nama, informasi kontak, persyaratan diet, akses penyandang cacat, kebutuhan transportasi, rincian program, informasi kegiatan, dan lainnya. Catatan: Peristiwa yang kurang rumit dapat menggunakan satu laman web atau gambar desain grafis yang dikirim melalui email untuk menyampaikan detail acara dan kontak RSVP.
Buat undangan tercetak. Tergantung pada sifat program atau acara Anda, etiket undangan mungkin menyarankan Anda harus menulis surat undangan formal dan catatan untuk memberi tahu tamu Anda bahwa Anda benar-benar menghargai kehadiran mereka. Ini berbeda dari materi acara; sebagai gantinya, pertimbangkan kartu undangan sederhana yang memberikan informasi berharga untuk tamu Anda, termasuk tuan rumah dan / nya judulnya, tema acara, tanggal (s) dan / atau waktu (s), dan kontak RSVP.
Menulis undangan acara formal. Sebagai bagian dari undangan elektronik, Anda harus menguraikan informasi tingkat tinggi tentang program dan acara. Misalnya, jika ini adalah perjalanan insentif atau konferensi multi-hari, Anda harus menyertakan hal-hal berikut: tujuan, tempat konferensi / hotel utama, topik utama, pembicara (termasuk bios), jadwal, kegiatan, logistik, dan detail tentang pendaftaran. Surat undangan dan materi harus memberi alasan kepada tamu untuk hadir, dan selalu menyertakan ajakan bertindak.
Etika undangan dimulai dengan peninjauan tujuan / tempat. Saat menulis surat undangan resmi dan materi, selalu paling aman untuk berasumsi bahwa tidak ada orang yang mengunjungi lokasi di mana Anda menjadi tuan rumah program tersebut. Itu berarti Anda harus menulis gambaran singkat tentang tujuan dan / atau hotel / fasilitas / tempat di mana program ini diadakan. Jika Anda merencanakan acara multi-hari, simpan informasi ini setinggi mungkin, tetapi pastikan ada cukup informasi untuk memberi tamu wawasan unik tentang tempat tersebut, dan mengapa mereka harus menginvestasikan waktu mereka di sana bersama Anda.
Etika undangan membutuhkan jadwal acara. Jika Anda merencanakan acara multi-hari seperti program insentif, materi undangan harus menyertakan sedetail mungkin sehingga tamu dapat merencanakan waktu mereka secara tepat dengan Anda. Ini berarti bahwa undangan Anda harus mengidentifikasi metode kedatangan dan waktu ketika mereka akan diharapkan untuk berpartisipasi, waktu untuk pertemuan dan kegiatan bisnis (dan pilihan kegiatan), informasi tentang makanan dan informasi keberangkatan.
Etika undangan membutuhkan deskripsi kegiatan. Saat menulis surat undangan resmi dan materi, berikan ikhtisar tentang berbagai kegiatan untuk membantu tamu menentukan dengan lebih baik apa yang sesuai dengan minat mereka. Apakah program golf Anda adalah acara 1/2 hari atau sehari penuh? Apa "kelas" dari jeram sungai yang mengambang? Berapa ketinggian tempat Anda menyelenggarakan acara, dan seberapa tinggi program bersepeda gunung itu membawa Anda? Berapa lama waktu untuk kelas lukisan dan apa yang akan mereka pelajari?
Etika undangan membutuhkan informasi tentang pertemuan logistik. Sekali lagi, dengan asumsi Anda menyelenggarakan program multi-hari, para tamu harus diberikan perincian tentang masing-masing item berikut:
- Pemesanan penerbangan
- Pendaftaran acara
- Pemesanan kamar
- Transfer bandara
- Kode pakaian
- Cuaca
- Prosedur check-in
- Item yang tidak dapat dikembalikan
- Menyelenggarakan kontak staf
Kembangkan agenda acara terakhir. Ini akan terlihat berbeda dari bahan undangan awal tetapi harus diberikan kepada tamu undangan pada saat kedatangan atau sebelum menghadiri suatu acara. Ini harus mencakup jam demi jam (tidak apa-apa untuk menggabungkan jam) ikhtisar apa yang dijadwalkan kapan dan di mana. Jika Anda memiliki beberapa trek pendidikan yang dijadwalkan secara bersamaan, akan sangat membantu untuk menguraikan trek tersebut dalam kelompok sehingga peserta tahu topik apa yang dijadwalkan kapan dan di mana.
Buat surat sambutan acara. Banyak perencana berjuang dengan informasi apa yang seharusnya atau tidak boleh disertakan dalam surat-surat sambutan. Saran terbaik adalah untuk menjaga pesan selamat datang sederhana dan biarkan para tamu tahu bahwa mereka disambut dan dihargai. Etika undangan menunjukkan bahwa surat itu harus ditandatangani oleh tuan rumah resmi dari acara tersebut.
Salah satu item undangan acara yang paling diabaikan adalah pemberitahuan keberangkatan. Sebagai bagian dari surat selamat datang dan semua hadiah kedatangan, penting untuk melampirkan detail tentang bagaimana tamu akan pergi.
Buat kartu menu. Baik Anda merencanakan sarapan, makan siang atau makan malam, para tamu selalu menghargai melihat kartu menu yang menguraikan item menu untuk setiap hidangan. Ini memberi mereka sesuatu untuk dibicarakan ketika berkumpul dengan orang lain di meja mereka dan memungkinkan staf menunggu untuk segera mendapatkan pilihan menu dari para tamu, membantu menjaga jadwal di jalurnya. Catatan: Jika Anda merencanakan kejutan khusus selama makan, seperti makanan penutup bertema untuk hiburan yang unik, sangat membantu untuk menjaga barang-barang dari kartu menu untuk meningkatkan efek khusus.
Buat kartu catatan hadiah penghargaan. Entah itu hadiah kedatangan atau hadiah bantal, setiap hadiah penghargaan harus memiliki kartu catatan hadiahnya. Ini adalah kesempatan untuk memperkuat pesan "terima kasih" dan membuat tamu Anda merasa istimewa. Sangat membantu untuk memasukkan kata-kata dan pesan yang mencerminkan tema acara itu sendiri.
Buat pemberitahuan keberangkatan individu.
Pada hari sebelum keberangkatan, kirimkan pemberitahuan ke kamar tamu yang mengingatkan mereka ketika mereka akan berangkat, termasuk nomor penerbangan dan waktu keberangkatan. Ini memberikan kesempatan untuk memperbaiki kesalahan menit terakhir yang mungkin telah diabaikan selama penjadwalan logistik.
Kiat:
- Pastikan Anda memiliki desainer grafis yang hebat dan proses pendaftaran online. Tantangannya masih hari ini adalah bahwa banyak sistem pendaftaran acara online yang berbeda ada, tetapi mereka juga membutuhkan banyak penyesuaian atau penggunaan sistem pihak ketiga masih dianggap sedikit mahal pada basis per undangan. Itulah sebabnya banyak perencana masih mengandalkan alat dan sumber daya yang mereka miliki sendiri.
- Temukan sendiri toko alat tulis yang bagus. Meskipun organisasi semakin banyak bergerak ke penggunaan bentuk komunikasi elektronik, itu masih tidak menggantikan dampak yang dicetak undangan dan materi acara. Carilah alat tulis yang akan melengkapi tema acara Anda, dan variasikan gaya kertas dan ukuran untuk menciptakan lebih banyak minat dan drama. Tamu Anda akan memperhatikan upaya tersebut.
- Buat template dan ulangi dari sana. Perencana harus membuat huruf dan materi undangan template, dan cukup perbarui acara baru dari template program dan acara sebelumnya. Tentu saja, alat tulis baru, grafik, teks, dll., Harus dipilih dan digunakan, jadi ada sejumlah penyesuaian yang diperlukan setiap saat.