Tarif Paket Pertemuan Bergaya Eropa Semakin Populer di AS
Praktik ini tidak hanya dapat secara umum lebih efisien bagi mereka yang terlibat dalam perencanaan acara, tetapi juga membuat pengelolaan dan memprediksi biaya yang terkait dengan tempat tersebut jauh lebih mudah.
Di Amerika Serikat, di sisi lain, masih jauh lebih umum bagi hotel untuk membangun item baris biaya konferensi berdasarkan item baris berdasarkan kebutuhan yang terperinci dan disesuaikan dari setiap pertemuan atau acara. Meskipun praktik ini memungkinkan perencana acara untuk memiliki kontrol lebih besar atas setiap detail acara, ia juga sering membuat pesanan acara perjamuan yang rumit dan lebih banyak kesulitan dalam mengelola biaya dan keseluruhan anggaran acara .
Meskipun bagaimana pemain utama dalam industri ini terus mengubah cara mereka berbisnis, model Eropa dan model Amerika masih cenderung mencerminkan perbedaan-perbedaan ini dalam pendekatan mereka untuk konferensi dan acara perusahaan. Untuk menyelam lebih dalam, mari kita lihat dua contoh acara dan contoh konferensi perusahaan: satu dari mantan Istana Fira di Barcelona (contoh Eropa) dan yang lainnya di Wynn Resorts di Las Vegas (contoh Amerika).
Contoh Konferensi dan Pertemuan Eropa
Tarif paket harian populer di Inggris dan telah bekerja dengan cara mereka ke benua Eropa juga. “Pasar Inggris adalah yang pertama yang meminta paket jenis ini, dan kami selalu mencoba untuk menyesuaikan proposal kami untuk memenuhi kebutuhan klien kami,” jelas mantan manajer umum Istana Fira di Barcelona (sekarang Crowne Plaza Barcelona), sebuah bisnis hotel yang populer di kalangan acara perusahaan dan perencana pertemuan yang mengatur pertemuan internasional.
Klien Hotel Eropa
Kembali ketika Crowne Plaza Barcelona masih beroperasi sebagai Istana Fira, sekitar 20% dari klien hotel berasal dari Spanyol. Sisa dari pelanggan tahunan berasal dari Inggris (19%), Amerika Serikat (17%), Prancis (7%), Italia (6%), Jepang (4%), dan Jerman (4%). Selain itu, sekitar setengah dari acara bisnis yang diselenggarakan di sana berasal dari industri farmasi dengan sisanya termasuk pelanggan teknologi, makanan dan minuman , perbankan, dan industri otomotif .
Permintaan Eropa untuk Harga Paket Konferensi
Selama waktu ini, paket pertemuan harian di Fira Palace termasuk penggunaan ruang pertemuan, coffee break (s), makan siang, layar, dan banyak lagi. Paket pertemuan yang tersedia (s) pada dasarnya termasuk semua yang perencana mungkin perlu memasukkan dalam pertemuan.
Seiring perkembangan industri, permintaan untuk paket konferensi dan pertemuan terus berubah seiring waktu. Awalnya, perencana acara perusahaan meminta harga konferensi datar untuk ruang pertemuan dan makanan dan minuman. Pada waktunya, permintaan ini diperluas untuk menyertakan item lain, seperti layar, akses Internet, flip chart, dan sistem suara. Tapi permintaan itu masih untuk harga paket, tarif tetap.
Bagi mereka yang membutuhkan kamar tamu malam, mereka juga meminta tarif khusus / dinegosiasikan untuk akomodasi ke dalam tarif acara konferensi mereka secara keseluruhan.
Sementara paket-paket ini akan mencakup sebagian besar kebutuhan acara, perencana akan tetap bernegosiasi untuk persyaratan acara lainnya, seperti area pameran, gala dinner, resepsi koktail, dan item agenda acara lainnya.
Pro dan Kontra Pendekatan Eropa
Jelas bahwa pendekatan Eropa terutama untuk perencanaan konferensi dan penetapan harga dapat membantu perencana acara karena beberapa alasan, termasuk persepsi penghematan biaya, perkiraan biaya, dan kemudahan presentasi dan persetujuan klien.
Yang mengatakan, pendekatan semacam itu pasti menempatkan beban yang meningkat di hotel untuk memprediksi kebutuhan kliennya sambil mengelola ke garis bawahnya sendiri. "Dari sudut pandang kami, jauh lebih mudah untuk melakukan 'a la carte'. Kenyataannya, operasinya jauh lebih rumit. Tetapi manfaatnya bagi kami adalah kepuasan pelanggan," kata mantan manajer umum Istana Fira.
Konferensi Amerika dan Contoh Paket Pertemuan
Sementara pasar Eropa relatif matang dengan penerimaan dan penggunaan konferensi atau paket pertemuan, lebih banyak hotel AS dapat mulai mempertimbangkan untuk mengubah cara mereka memaketkan dan konferensi harga dan pertemuan juga. Ini sangat penting sekarang ketika perencana acara diminta untuk membuat keputusan rapat di bawah tenggat waktu yang lebih pendek lebih banyak dan lebih sering.
Pada Mei 2009, Wynn Las Vegas mengambil inisiatif untuk memperkenalkan tiga jenis apa yang mereka sebut konferensi inklusif dan paket pertemuan tarif untuk pasar pertemuan yang lebih kecil, yang berarti mereka dengan kurang dari 80 peserta. Hari ini mereka masih menawarkan paket-paket itu. Mereka termasuk:
- Paket Delegasi Konferensi Sehari Penuh
- Paket Paruh Konferensi Setengah Hari "AM"
- Paket Paruh Konferensi Setengah Hari "PM"
Seperti yang diharapkan oleh para perencana acara Eropa, paket paket Wynn diberi harga per delegate (yaitu, peserta), termasuk ruang pertemuan, makanan dan minuman, makanan ringan untuk istirahat, dan proyektor LCD dan layar.
Ide untuk Wynn mengembangkan opsi paket konferensinya tumbuh dari pendekatan pasar Eropa. Bahkan, André Link, mantan manajer penjualan nasional Wynn, sebelumnya berasal dari Eropa. “Untuk sebagian besar di Eropa ini adalah satu-satunya cara kami menjual pertemuan ... Sangat jarang kami menyiapkan proposal a la carte yang mencantumkan biaya F & B, sewa kamar, biaya AV, dll.,” Link menjelaskan.
Pergeseran di American Corporate Event and Conference Industry
Dengan peluncuran program paket pertemuan kecil mereka, Wynn Resorts mengantisipasi bahwa tingkat konferensi paket akan lebih populer dengan klien korporat mereka karena sebagian besar pertemuan asosiasi lebih besar ukurannya. Mereka benar. Sejak itu, beberapa jaringan hotel Amerika terkemuka mulai menawarkan paket rapat dan konferensi perusahaan yang lebih mencerminkan model Eropa jika perencanaan acara perusahaan.
Yang pasti, tarif paket pertemuan dan konferensi tidak akan memenuhi kebutuhan setiap acara. Bahkan, sebagian besar perencana mengakui bahwa mereka akan mengorbankan beberapa preferensi detail untuk program mereka atau meminta tempat untuk menyesuaikan paket untuk menyertakan elemen tambahan. Selalu ada kehati-hatian tentang mengandalkan tarif paket jika perencana mengantisipasi bahwa program mereka dapat berjalan lebih lama dari yang diantisipasi sebelumnya, yang dapat memicu biaya tambahan. Tetapi bagi para perencana pertemuan dan acara yang memperhatikan anggaran mereka dengan cermat, paket pertemuan dan konferensi ini menawarkan prediksi yang jelas untuk anggaran konferensi.