Pada dasarnya konferensi sebelum konferensi.
Bagi mereka yang mungkin tidak merencanakan pertemuan rutin, pertemuan pra-konferensi mungkin tampak tidak menyenangkan atau canggung pada awalnya karena mungkin termasuk istilah atau bahasa baru, seperti "resume acara" atau "pesanan acara perjamuan."
Apa yang Harus Diharapkan Perencana Acara Dari Pra-con?
Pra-konferensi adalah pertemuan yang diadakan dengan vendor acara dan pemasok tempat acara atau program dijadwalkan berlangsung. Biasanya diadakan satu atau dua hari sebelum acara yang sebenarnya dan berbeda dari perjalanan yang terjadi pada hari acara.
Beberapa orang dapat mengaitkan pertemuan pra-konferensi dengan perencanaan konferensi, konvensi, kongres, dan program insentif yang lebih besar. Namun, juga biasa mengadakan pertemuan pra-konferensi untuk seminar dan acara khusus lainnya.
Apa yang Diharapkan Selama Pertemuan Pra-Konferensi
Pertemuan pra-konferensi memungkinkan perencana acara berkesempatan untuk meninjau semua logistik akhir untuk program tertentu dengan tim manajemen pemasok yang terlibat dalam program ini.
Biasanya, pertemuan pra-konferensi dikoordinasikan dan dijadwalkan oleh manajer layanan konferensi tempat tersebut. Ia akan mengundang para manajer dari berbagai bidang yang terlibat dalam acara tersebut untuk meninjau kembali logistik peran khusus mereka untuk suatu acara.
Ini adalah waktu yang tepat untuk pertemuan atau perencana acara untuk menjalin hubungan dengan semua orang yang terlibat.
Selama pra-konferensi, adalah tepat bagi perencana acara untuk menyoroti beberapa tujuan utama dari acara, termasuk informasi penting tentang organisasi yang menyelenggarakan acara, pesan-pesan penting yang disampaikan pada acara tersebut, dan VIP penting.
Pra-Con Adalah Saat yang Tepat untuk Meninjau Resume Acara
Resume kejadian juga dikenal sebagai spesifikasi peristiwa. Ini mencakup semua informasi yang relevan tentang suatu program atau acara, termasuk rincian tentang program itu sendiri. Item-item ini dapat mencakup beberapa atau semua hal berikut: tanggal, waktu, kontak, profil peserta, kontak darurat, makanan dan minuman, transportasi, informasi pengiriman, penagihan, audio / visual, dan kebutuhan khusus lainnya.
Setiap manajer departemen akan meninjau pemahamannya tentang acara , termasuk rincian yang relevan dan prosedur operasi khas mereka. Mereka juga akan meninjau pemahaman mereka tentang kontrak acara dan informasi yang sebelumnya dibagikan pada pesanan acara perjamuan.
Perencana pertemuan dan acara harus ingat untuk menanyakan pertanyaan rinci terkait dengan spesifikasi peristiwa selama waktu ini, seperti tingkat staf dan nama-nama kontak utama selama acara yang sebenarnya dari semua area yang diwakili. Elemen-elemen kunci dari diskusi pra-konferensi dapat mencakup tinjauan atas:
- Persyaratan makanan dan minuman
- Persyaratan daftar tamu (jika perlu)
- Persyaratan pameran pameran dan pameran dagang
- Ruang pertemuan dan kebutuhan ruang pameran dagang (denah lantai)
- Persyaratan teknis, seperti listrik dan telekomunikasi
- Detail tentang penempatan signage
Ini adalah waktu yang ideal untuk membuat perubahan menit terakhir. Meskipun mereka mungkin tidak selalu menyukainya, sebagian besar vendor dan pemasok mengharapkan perubahan yang wajar (dan tidak masuk akal). Tentu saja, jika pra-konferensi dijadwalkan selama waktu ketika pengaturan sedang berlangsung, pertimbangkan untuk melakukan pemeriksaan ruang awal untuk memastikan semuanya berjalan lancar.