Organisasi adalah Kunci untuk Konferensi yang Berhasil
Perencanaan konferensi berbeda dari jenis perencanaan acara lainnya dan termasuk langkah-langkah tambahan.
Konferensi cenderung menjadi peristiwa berskala besar yang biasanya membutuhkan waktu satu tahun atau lebih untuk direncanakan. Daftar pekerjaan Anda mungkin termasuk memilih tempat, memesan kamar hotel, mengatur pendaftaran online, mengamankan pembicara, mengatur suite perhotelan, menyelenggarakan balai pameran, menjadwalkan pertemuan, menangani makanan dan minuman dan banyak lagi. Mempersiapkan panduan perencanaan konferensi yang terorganisir dengan baik yang memetakan langkah-langkah yang harus dimiliki untuk setiap perencana konferensi yang sukses.
Langkah-langkah berikut akan membantu Anda menyiapkan panduan perencanaan konferensi yang akan berfungsi sebagai cetak biru untuk merencanakan konferensi apa pun. Sesuaikan dan modifikasi panduan berdasarkan acara yang Anda rencanakan dan tetap dekat. Ketika disiapkan dan digunakan dengan benar, itu akan segera menjadi alat perencanaan konferensi Anda yang paling berharga.
Mulai Dengan Hal-Hal Dasar
Bagian pertama dari panduan perencanaan konferensi Anda harus memasukkan dasar-dasar mengenai konferensi:
- Tanggal dan waktu acara
- Lokasi acara (jika diketahui)
- Tujuan acara
Sertakan elemen lain yang diketahui, seperti tanggal alternatif atau jumlah peserta.
Apa rencananya?
Sebelum masuk ke perencanaan berbagai elemen konferensi, Anda harus mencari tahu apa elemen-elemen yang berbeda itu dan di mana mereka cocok dalam skema keseluruhan acara Anda.
Jadi keluarkan pena dan pad atau duduk di depan komputer dan mulai tuliskan semua yang muncul di pikiran. Jangan khawatir tentang mencantumkan hal-hal berdasarkan urutan kepentingan atau dalam urutan kronologis apa pun. Itu akan datang nanti. Saat ini, Anda pada dasarnya akan menyusun versi yang sangat panjang namun sederhana dari daftar tugas Anda, yang akan dipecah menjadi berbagai komponen yang berdiri sendiri untuk ditangani secara individual selama proses perencanaan.
Bagian ini dapat mencantumkan hal-hal berikut:
- Pemilihan venue
- Pilihan hotel
- Ruang pertemuan
- Suite perhotelan
- Aula dan bilik pameran konferensi
- Upacara pembukaan
- Pendaftaran pembicara / peserta
- Pendaftaran peserta
- Agenda Perjalanan
- Lencana peserta
- Program acara
- Makanan dan minuman
- Audio-visual
- Staf di tempat
Luangkan waktu ekstra dalam menyusun daftar ini sehingga Anda tidak mengabaikan apa pun dan melanjutkan dan menambahkan apa pun yang muncul nanti. Jangan diliputi oleh banyak bidang tanggung jawab yang terdaftar; tujuan di sini adalah memikirkan segalanya sekarang sehingga Anda dapat merencanakan dan mengelola setiap item secara efisien.
Pilih Tempat
Setelah Anda menentukan kapan konferensi akan diadakan dan memiliki pemahaman tentang keseluruhan ruang lingkup acara, langkah selanjutnya adalah memilih tempat.
Tergantung pada ukuran konferensi, Anda mungkin dapat memilih satu tempat untuk semua kebutuhan konferensi Anda, dari ruang pameran hingga ruang pertemuan, ruang perjamuan, dan kamar hotel. Jika konferensi terlalu besar untuk ditampung di satu lokasi, carilah tempat yang dekat dengan hotel di luar atau lokasi katering sehingga peserta konferensi tidak perlu melakukan perjalanan terlalu jauh untuk mengantar dari satu acara konferensi ke acara lainnya.
Pikirkan Tentang Pendaftaran Peserta
Bagaimana peserta mendaftar untuk konferensi ini? Bagaimana mereka akan menerima konfirmasi pendaftaran? Bagaimana tag nama dibuat dan didistribusikan di konferensi? Panduan perencanaan konferensi Anda akan mencakup jawaban atas semua pertanyaan ini dan harus diperbarui setelah pendaftaran konferensi sedang berlangsung.
Jika suatu acara diharapkan untuk menarik kerumunan besar, maka sistem pendaftaran konferensi online adalah cara yang tepat.
Sistem ini dapat memproses pembayaran , melacak pendaftaran dan mengatur informasi relevan lainnya dan membantu dalam menghasilkan laporan.
Exhibitor dan Conference Exhibit Halls
Area pameran adalah fitur umum di konferensi, memberikan kesempatan bagi sponsor dan vendor untuk menyewa ruang untuk mempromosikan produk dan layanan mereka. Ini juga merupakan peluang bagi tuan rumah konferensi untuk mendatangkan pendapatan jika fitur pameran secara efektif dipromosikan dan diterima dengan baik. Tergantung pada ukuran konferensi Anda, mengelola peserta pameran dan aula pameran akan membutuhkan waktu dan sumber daya tambahan sehingga rencanakan sesuai dengan itu.
Seperti disebutkan di atas, sistem pendaftaran konferensi online adalah cara terbaik untuk melacak pendaftaran jadi jika Anda mengharapkan sejumlah besar peserta pameran, kemudian pertimbangkan untuk memasukkan pendaftaran peserta ke sistem pendaftaran peserta Anda. Peserta pameran juga membutuhkan hal-hal berikut:
- Lencana peserta
- Peta ruang pameran konferensi dengan nomor bilik yang terdaftar
- Manual untuk stan pameran disiapkan dan roboh
- Kontrak stan pameran
- Daftar vendor di tempat yang tersedia untuk membantu dengan penyewaan dan layanan pameran
Sebagai perencana konferensi , Anda akan bertanggung jawab untuk menyewa keamanan untuk memastikan keamanan bahan yang ada di ruang pameran.
Rencanakan Detail Konferensi
Dengan beberapa tanggung jawab yang lebih besar ditangani, seperti pemilihan tempat konferensi dan pendaftaran peserta, Anda dapat mengalihkan fokus Anda untuk merencanakan hal-hal khusus konferensi. Seperti halnya dengan merencanakan suatu kejadian yang bersifat alamiah, organisasi adalah yang terpenting seperti perhatian terhadap detail.
Sekarang adalah waktunya untuk mengeluarkan daftar cucian yang panjang dari hal-hal yang harus dilakukan yang Anda satukan pada awal proses perencanaan konferensi. Lihat daftar dan buat perubahan atau penambahan seperlunya untuk mencerminkan tugas dan tanggung jawab terbaru. Selanjutnya letakkan barang-barang ini dalam urutan kronologis, dimulai dengan barang-barang yang dapat atau harus diselesaikan jauh sebelumnya. Sebagai contoh:
- Blok buku kamar hotel
- Cadangan ruang aula pameran
- Mempelajari sistem pendaftaran konferensi daring
- Merencanakan rencana pemasaran konferensi
Mulai dari awal dan pergi dari sana. Untuk setiap detail yang harus diperhatikan, termasuk tindak lanjut untuk memastikan bahwa kontrak ditandatangani dan diterima. Saat tanggal konferensi mendekati, item tindakan Anda akan mencakup tugas-tugas jangka pendek seperti:
- Pilih skema warna dan dekorasi
- Buat pengaturan bunga
- Pilih menu
- Aturlah untuk transportasi bandara untuk pembicara atau VIP
Pertimbangkan panduan perencanaan konferensi Anda sebagai panduan untuk semua hal yang termasuk dalam perencanaan konferensi, tidak peduli seberapa kecil. Panduan ini akan dengan cepat menjadi alat yang tak ternilai yang tidak hanya akan membuat Anda tetap terorganisir dan sesuai jadwal tetapi akan menenangkan saraf saat tanggal besar mendekat dan Anda mempertanyakan apakah Anda telah melupakan sesuatu.