Ini adalah salah satu pelajaran yang saya pelajari dengan cepat sebagai koordinator tempat, dan saya kemudian mengembangkan daftar periksa penyiapan saya sendiri untuk menjaga klien puas (dan sibuk) selama periode pengaturan yang dipenuhi stres.
Siapkan Gerobak Anda
Hal pertama yang klien Anda ingin lakukan adalah membongkar semua perlengkapan acara mereka dari kendaraan mereka. Ini bisa menjadi tugas yang sulit, terutama jika situasi parkir sulit dinavigasi. Bayangkan seseorang berjalan ke tempat Anda dengan banyak kotak berat - apa hal pertama yang akan mereka cari? Jawabannya, tentu saja, kereta, atau apa pun yang akan meringankan beban mereka dan membuat pekerjaan yang tidak menyenangkan dari bongkar muat secara signifikan lebih mudah. Memiliki gerobak yang tersedia tepat ketika mereka berjalan di tempat tersebut adalah cara mudah untuk membuat mereka merasa "lega" hanya dengan muncul.
Persiapkan Tabel Pendaftaran
Selanjutnya pada daftar hal-hal yang harus dilakukan untuk sebagian besar klien adalah mendapatkan pendaftaran pendaftaran. Ini berarti tempat Anda lebih baik memiliki semua komponen pendaftaran di tempat sebelum mereka tiba.
Itu termasuk semua meja, kursi, listrik dan skirting. Mengorganisasikan tag nama dan materi check-in akan menghabiskan banyak waktu bagi para perencana acara, dan mereka tidak harus menunggu Anda untuk menyiapkan hal-hal sederhana ini bagi mereka untuk memulai.
Memiliki Semua Kamar Tabel dan Set Linens
Mengatur semua meja dan kursi di ruang acara jelas membutuhkan waktu.
Mudah-mudahan, jika Anda datang dari acara sebelumnya, Anda telah memberi tahu klien terlebih dahulu kapan harus mengharapkan semua komponen ruangan yang akan ditetapkan. Jika klien Anda masuk ke sebuah ruangan dengan lusinan pekerja yang berebut untuk membongkar tumpukan meja dan kursi mereka mungkin akan panik. Idealnya, tim operasi Anda akan memiliki segalanya yang diatur dengan linen meja di tempat sehingga perencana dapat mulai menempatkan centerpieces, item lelang, dll.
Dapatkan Semua Signage Keluar Dini
Hanya karena perencana utama tahu cara menavigasi gedung bukan berarti dukungan kru. Anda dapat menghemat banyak kerumitan yang tidak perlu dengan memperbarui tanda di gedung Anda segera setelah periode pengaturan akan segera dimulai. Perlu diingat bahwa vendor seperti toko bunga dan DJ juga perlu tahu ke mana harus pergi. Ini semua hal yang perlu ditinjau dengan klien Anda sebelum acara hari ini, tetapi mereka juga perlu diwaspadai di hari besar.
Tinjau BEO dan Faktur
Sekali lagi, Anda mungkin telah mengirim email dokumen-dokumen ini beberapa kali selama hari-hari menjelang acara, tetapi tidak ada salahnya untuk meninjau mereka untuk terakhir kalinya. Meskipun waktu penyiapan sibuk, Anda perlu mengukir 15 menit untuk melihat dokumen-dokumen ini bersama-sama. Koordinator venue harus memiliki paket yang siap untuk klien mereka yang mencakup BEO, diagram ruangan, dan faktur prospektif.
Sangat sedikit perencana berpengalaman yang akan memberikan kesempatan untuk meninjau makalah kritis ini.
Introduksi
Pastikan untuk membawa anggota kunci dari tim Anda ke klien Anda untuk pengenalan formal. Daftar ini termasuk manajer katering , kapten perjamuan, pengawas operasi dan koordinator audio / visual. Pikirkan atas nama klien Anda saat memperkenalkan tim - apakah ada detail yang harus didiskusikan langsung dengan tim manajemen Anda? Memulai percakapan singkat adalah cara efektif untuk menyoroti siapa yang bertanggung jawab atas setiap area.
Daftar singkat item pengaturan acara ini akan sangat membantu untuk membuat klien Anda senang saat kedatangan. Sebagai wakil utama untuk tempat Anda, selalu terbaik untuk memberi klien nomor ponsel Anda jika ada yang salah saat Anda bekerja di kantor Anda.
Ingat, mereka mungkin merasa frustrasi jika mereka membutuhkan sesuatu, tetapi mereka akan lebih frustrasi jika mereka tidak menemukan seseorang untuk membantu mereka!