7 Tips untuk Rapat Berjalan Sehat
Ucapkan selamat tinggal pada pertemuan yang membosankan dan pelajari cara melakukan rapat yang efektif yang membuat karyawan terlibat dan termotivasi.
7 Tips Untuk Rapat Efektif
Tetapkan Tujuan Pertemuan
Sebelum mengirimkan peringatan pertemuan dan menaruhnya di kalender Anda, tanyakan pada diri Anda mengapa Anda ingin mengadakan rapat dan menentukan tujuan. Apakah ini pertemuan untuk membawa karyawan mempercepat perubahan manajemen? Apakah Anda membuat keputusan terkait proyek? Apakah ini sesi brainstorming untuk strategi bisnis baru? Pastikan bahwa mengumpulkan karyawan di ruangan untuk diskusi dan interaksi tatap muka diperlukan untuk tujuan Anda; jika tujuan pertemuan adalah pembaruan status, mungkin mengirim email grup adalah penggunaan waktu yang lebih baik untuk semua orang.
Komunikasikan Tujuan Pertemuan
Saat mengundang orang lain ke pertemuan Anda, perjelas tentang tujuan rapat. Ini tidak hanya membuat Anda tetap fokus tetapi akan memungkinkan karyawan untuk menghadiri rapat yang disiapkan baik dengan dokumen atau dengan pemikiran tentang masalah yang dihadapi.
Komunikasi sangat penting untuk pertemuan yang efektif.
Jadilah Selektif tentang Peserta
Tidak ada yang menghargai menghadiri pertemuan yang tidak ada hubungannya dengan mereka atau pekerjaan mereka. Tentukan siapa yang benar-benar perlu ada di sana dan mengapa. Masukan siapa yang Anda butuhkan? Kolega mana yang harus berpartisipasi dan kemungkinan akan memiliki pertanyaan tentang masalah ini?
Jika seseorang ada di daftar Anda yang hanya perlu diberitahu tentang apa yang dibicarakan, maka bantulah mereka dan lepaskan mereka dari daftar. Mereka dapat dengan mudah diperbarui dengan email tindak lanjut. Waktu berharga dan tidak ada majikan yang ingin berdampak negatif terhadap produktivitas dengan meminta karyawan duduk di pertemuan yang tidak diperlukan.
Anda Harus Membuat Agenda Rapat
Mengadakan pertemuan tanpa agenda pertemuan yang ditetapkan mirip dengan naik ke perahu layar dan berharap angin membawa Anda ke mana Anda ingin pergi. Anda akan - secara harfiah - tersesat di laut. Agenda pertemuan Anda akan memandu Anda ke tujuan akhir Anda. Sertakan topik yang akan dibahas dan siapa yang akan menangani setiap item jika yang lain mengambil bagian. Email agenda untuk peserta sebelumnya sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan dan datang siap.
Tetap pada Rencana Anda
Bahkan pertemuan yang direncanakan paling baik akan menjadi serba salah jika diskusi terhenti dan berbenturan dengan topik tangensial. Inilah sebabnya mengapa sebagian besar pertemuan gagal mencapai tujuan mereka - mereka tidak tetap di jalurnya. Di awal pertemuan Anda, tentukan aturan dasar dan penjatahan waktu tertentu untuk setiap item dalam agenda Anda serta keseluruhan rapat. Misalnya, “Terima kasih sudah datang hari ini. Waktu semua orang berharga dan itu adalah tujuan saya untuk menjaga pertemuan ini menjadi kurang dari satu jam.
Mari kita berpegang pada hal-hal yang ada di tangan dan mengadakan diskusi tentang subyek lain untuk lain waktu. ”Rein pada siapa saja yang memonopoli diskusi atau memperkenalkan topik, bukan dalam agenda.
Biarkan Mereka Terlibat
Bantuan visual sangat membantu membuat semua orang fokus pada pertemuan dan bukan pada ponsel atau jam mereka. Posting agenda di Smart Board di depan ruangan. Visual proyek ke layar besar menggunakan komputer; apa pun untuk menjaga mata mereka di depan.
Ringkaskan Pertemuan
Pernah meninggalkan pertemuan dan memiliki takeaway yang sama sekali berbeda dari rekan Anda? Pastikan ini tidak terjadi dengan pertemuan Anda dengan mengirim email tindak lanjut dalam 24 jam. Sertakan ringkasan, soroti topik utama yang ditangani, tugas yang diberikan, dan tandai tenggat waktu. Mengirim ini secara tepat waktu akan memastikan bahwa peserta tidak menuju ke arah yang salah.