Putuskan Jika Anda Benar-Benar Membutuhkan Pertemuan
Pertama, putuskan apakah merencanakan rapat benar-benar diperlukan.
Seringkali, kami memikirkan pertemuan formal sebagai cara terbaik untuk berbagi informasi atau mendiskusikan suatu topik. Tetapi jika berita Anda dapat disampaikan melalui email atau panggilan konferensi, atau hanya dengan mengumpulkan beberapa orang di kantor Anda selama 15 menit, lewati rapat formal.
Hanya Undang Orang yang Benar-Benar Perlu Ada
Pernah diundang ke pertemuan dan bertanya-tanya - di tengah jalan - mengapa Anda ada di sana? Jangan buang waktu orang dengan mengundang mereka ke pertemuan yang tidak perlu mereka hadiri. Itu bukan pertemuan yang efektif. Apakah seseorang dari akuntansi perlu hadir pada pertemuan untuk menjawab pertanyaan anggaran? Kemudian undang satu orang dari akuntansi yang cocok untuk tugas itu.
Jika kolega atau atasan perlu diberi tahu tentang apa yang dibicarakan dalam rapat, Anda tidak perlu mengundang mereka ke pertemuan yang sebenarnya. Cukup siapkan ringkasan pertemuan dan kirimkan kepada mereka sesudahnya. Mereka akan menghargai penghemat waktu dan Anda memiliki jaminan bahwa - karena Anda memasukkan informasi secara tertulis - bahwa mereka sepenuhnya mendapat informasi tentang diskusi.
Kirim Pengingat Rapat
Hidup sibuk dan kalender dengan cepat menjadi dipesan dengan kegiatan terjadwal. Kirim pengingat pertemuan lanjutan dua hari sebelum pertemuan Anda. Ini akan mengkonfirmasi orang-orang yang menjawab bahwa mereka akan hadir dan juga memungkinkan Anda mengetahui sebelumnya jika jadwal telah berubah dan peserta kunci tidak dapat membuat waktu pertemuan yang dijadwalkan.
Punya Agenda
Untuk merencanakan rapat yang efektif, Anda harus terlebih dahulu merencanakan apa yang akan dibahas. Apa tujuan dari pertemuan itu? Apa yang ingin Anda capai? Kembangkan agenda pertemuan sebelumnya dan bagikan kepada peserta. Tunjukkan waktu mulai dan sertakan daftar pendek topik yang akan dibahas. Jangan meruntuhkan rapat Anda sendiri dengan agenda yang panjang dan terlalu rinci. Tunjukkan nama setiap individu yang akan bertanggung jawab untuk melaporkan pada area tertentu.
Jadilah Jelas Tentang Harapan
Saat Anda pertama kali mengirim pemberitahuan pertemuan, jelaskan tentang tujuan dan harapan Anda. Akankah pertemuan berkisar pada presentasi dan peserta harus siap untuk membuat catatan? Atau apakah ini sesi brainstorming di mana peserta diharapkan muncul dengan ide dan saran?
Dalam beberapa budaya perusahaan, karyawan dikumpulkan untuk hanya mendengarkan dan kemudian kembali ke ruang kerja mereka. Di perusahaan lain, karyawan bebas berpartisipasi. Di tempat kerja kolaboratif saat ini, interaksi dan berbagi ide tidak hanya diterima di pertemuan; seringkali tujuan dari pertemuan itu sendiri.
Mulai tepat waktu
Jika Anda adalah orang yang biasanya muncul untuk rapat tepat waktu, maka Anda memahami betapa frustrasinya ketika rapat yang sebenarnya tidak berjalan selama 15 menit saat orang-orang datang ke ruangan.
Yang pasti terjadi adalah, terus maju, semua orang tahu bahwa rapat ini tidak pernah dimulai tepat waktu sehingga semua orang mulai muncul terlambat. Ambil alih rapat Anda. Mulai segera pada waktu mulai yang diberikan. Tutup pintu dan mulai. Orang-orang yang tersesat itu akan segera mendapat pesan bahwa mereka datang terlambat dan mereka seharusnya hanya melakukan kesalahan itu sekali saja.
Keep It Short and Simple
Sebagian besar rapat dijadwalkan untuk satu jam ketika - dalam banyak kasus - 30 menit atau bahkan 45 menit akan mencukupi. Ketika terlalu banyak waktu yang dialokasikan, hasil yang biasa adalah waktu yang terbuang. Orang-orang berlama-lama setelah rapat berakhir atau menghabiskan terlalu banyak waktu untuk suatu agenda yang diberikan. Pertahankan pertemuan singkat dan to the point.
Tetap di Topik
Agenda saja tidak akan menjalankan rapat Anda secara efisien. Tetaplah berpegang pada agenda dan pertahankan diskusi dari mengembara ke garis singgung.
Tangani setiap pertanyaan di luar topik, dengan menyatakan bahwa itu adalah topik untuk pertemuan lain, itu akan diatasi secara pribadi, atau sejenisnya. Tidak ada yang menyukai pertemuan pelarian di mana tujuan pertemuan mengambil kursi belakang ke percakapan lain.
Ambil Rapat Lebih Kecil di Luar Ruang Konferensi
Duduk di ruang konferensi akrab yang sama berkumpul di sekitar meja akrab yang sama hanya itu - akrab. Untuk mendorong karyawan untuk berinteraksi, berpikir kreatif, dan berdiskusi dengan aktif, pertimbangkan untuk mengambil pertemuan di luar ruang konferensi standar.
Pertimbangkan bertemu di meja di luar jika tempat dan cuaca memungkinkan. Cobalah berkumpul di area umum yang memiliki sofa dan meja kecil, bukan meja rapat besar dan kursi putar.
Jangan takut untuk mengambil pendekatan yang berbeda
Jika pendekatan rapat tidak berfungsi, jangan takut untuk beralih ke kursus. Sebagai contoh, jika sesi brainstorming menghasilkan ruang yang tenang dengan sedikit dialog, ubah arah. Bersikaplah fleksibel dan perhatikan bagaimana keseluruhan rapat berlangsung.
Gunakan Teknologi
Berencana untuk menggunakan teknologi agar peserta tetap terlibat. Dalam dunia digital saat ini, kebanyakan orang terbiasa melihat grafik atau video untuk mendukung kata-kata yang mereka dengar. Ajukan banding ke pola pikir itu dan gabungkan audiovisual saat merencanakan pertemuan Anda.
Komputer yang diproyeksikan ke layar besar dan presentasi Smart Board yang mendorong interaksi merupakan perubahan yang disambut baik dari presentasi PowerPoint panjang standar.
Kirim Ringkasan Rapat
Dalam sehari setelah pertemuan, kirimkan ringkasan singkat tentang apa yang dibicarakan. Sebarkan ini melalui email kepada semua yang hadir, mereka yang tidak dapat menghadiri pertemuan, dan mereka yang perlu diberitahu. Juga termasuk setiap item tindakan, menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap item serta tanggal jatuh tempo.