Sertakan semuanya dari layanan yang disediakan untuk jadwal pembayaran
Empat kata harus memiliki tempat mereka di buku pegangan perencanaan acara Anda: Dapatkan secara tertulis . Sebagian besar dari kita telah mendengar ungkapan yang diucapkan pada satu waktu atau lainnya. Dengan alasan yang bagus. Janji yang dibuat selama percakapan dapat dengan mudah menjadi kenangan yang jauh atau terlupakan sama sekali. Mendapatkan ketentuan yang disetujui secara tertulis berfungsi untuk melindungi kedua belah pihak yang terlibat dan merupakan kebutuhan dalam bisnis. Mengetahui bagaimana menegosiasikan kontrak perencana acara terbaik adalah langkah penting di jalan menuju kesuksesan.
Tentukan Layanan Apa yang Akan Anda Berikan
Anda mungkin berpikir bahwa, sebagai perencana acara, cukup jelas layanan apa yang akan Anda sediakan. Semua alasan untuk mendeskripsikan ini dengan sangat rinci. Perencana acara menawarkan berbagai layanan; tujuan di sini adalah untuk menetapkan apa yang akan Anda sediakan untuk menghindari kebingungan di kemudian hari. Apakah itu pemilihan menu, karangan bunga atau memilih tempat, nyatakan dengan jelas barang-barang yang menjadi tanggung jawab Anda. Setelah ditandatangani, tanggung jawab Anda akan terbatas pada barang-barang spesifik yang termasuk dalam kontrak perencana acara.
Baca Antara Garis
Saat meninjau kontrak acara, perhatikan detailnya. Baca setiap baris dengan hati-hati. Dan kemudian membaca yang tersirat . Waspada terhadap bahasa apa pun yang tidak jelas; item yang dibahas secara umum akan tunduk pada interpretasi dan yang dapat mendatangkan malapetaka bagi Anda dan bisnis perencanaan acara Anda.
Perhatikan biaya tersembunyi atau klausul yang mengindikasikan kemungkinan ada biaya tambahan. Perjelas pengaya atau bernegosiasi agar mereka benar-benar dihapus dari kontrak acara .
Pertanyaan, Pertanyaan, Pertanyaan
Ketika Anda sedang dalam proses negosiasi kontrak acara, tanyakan setiap tagihan. Jika hotel atau vendor memiliki item yang tercantum dalam kontrak acara, mereka harus dapat menjelaskan keberadaannya di sana dan membenarkan biaya terkait .
Kadang-kadang hanya meminta klarifikasi dapat mengakibatkan biaya dibebaskan.
Jangan terintimidasi. Sebagai anak-anak, kita diajarkan bahwa satu-satunya pertanyaan bodoh adalah pertanyaan yang tidak ditanyakan. Ketika bernegosiasi, tanyakanlah. Jika sesuatu dalam kontrak tidak jelas bagi Anda, tanyakan. Jika Anda melihat item baris telah dihapus, tanyakan. Lebih baik bertanya sekarang daripada membayar harganya nanti.
Jangan Terima Apa yang Tidak Anda Inginkan; Mintalah apa yang Anda inginkan
Jika panggilan lokal gratis tidak penting bagi tamu Anda karena ketersediaan ponsel, maka jangan menerima itu sebagai kemudahan yang disertakan. Sebaliknya, minta hotel untuk menukar item baris ini untuk sesuatu yang penting bagi tamu Anda. Tarif yang lebih rendah atau diskon mungkin jauh lebih berharga bagi Anda sehingga membuat daftar "gratis" yang tidak Anda inginkan dan sebagai gantinya bernegosiasi untuk sesuatu yang lebih baik yang Anda inginkan. Fasilitas yang biasanya tersedia termasuk transfer bandara, tiket klub kesehatan gratis, peningkatan kamar, layanan Internet, pengiriman dan penerimaan gratis, dan banyak lagi.
Jadwal pembayaran
Pastikan kontrak perencanaan acara Anda menentukan jadwal pembayaran Anda. Ini termasuk setoran awal atau retainer, dan detail tentang bagaimana pembayaran di masa mendatang akan dilakukan.
Jadwal pembayaran dapat dikaitkan dengan tonggak tertentu dalam proses perencanaan acara atau dapat berupa tanggal tertentu di kalender sebelum acara. Kembangkan jadwal yang paling sesuai untuk bisnis perencanaan acara Anda dan arus kas Anda. Pastikan untuk memasukkan pajak dan biaya tambahan. Yang paling penting, jangan mulai pekerjaan yang sebenarnya pada perencanaan acara sampai setelah Anda menerima setoran awal. Jika setoran tidak pernah muncul, Anda melakukan semua pekerjaan itu dengan sia-sia. Secara harfiah.
Pembatalan Acara
Ketika Anda memfokuskan waktu dan energi Anda untuk merencanakan suatu acara, hal terakhir dalam pikiran Anda mungkin adalah pembatalan acara yang sama. Namun, jika klien Anda memutuskan untuk membatalkan acara kapan pun setelah pekerjaan dimulai - karena alasan apa pun - kontrak Anda harus menentukan apa yang terjadi jika acara tersebut dibatalkan.
Ini adalah langkah penting untuk melindungi diri Anda, bisnis perencanaan acara Anda, dan penghasilan yang Anda harapkan.
Titik kunci untuk memasukkan secara tertulis adalah bahwa deposit dan semua pembayaran sebelumnya dilakukan sampai titik pembatalan tidak dapat dikembalikan. Dalam perencanaan acara, sebagian besar pekerjaan diselesaikan sebelum acara yang sebenarnya. Anda layak dibayar untuk pekerjaan yang sudah selesai. Untuk itu, tergantung pada jadwal pembayaran Anda, Anda mungkin juga ingin memasukkan klausul yang menyatakan bahwa klien akan membayar layanan yang diberikan hingga tanggal Anda menerima pemberitahuan tertulis bahwa acara tersebut dibatalkan.
Klausa Terminasi atau Force Majeure
Klausa pengakhiran - atau force majeure - dimasukkan ke dalam kontrak untuk membebaskan salah satu atau kedua pihak dari pertanggungjawaban jika mereka tidak dapat memenuhi ketentuan kontrak karena alasan di luar kendali mereka, seperti penghentian kerja, perang atau cuaca ekstrim. Maksudnya di sini adalah untuk melindungi Anda dari segala risiko yang timbul dari keadaan yang tidak dapat dikendalikan. Pastikan Anda dilindungi oleh klausul ini dan tentukan ketentuan dan jangka waktu untuk penghentian. Sebagai contoh, "salah satu pihak dapat mengakhiri perjanjian ini tanpa kewajiban karena satu atau lebih dari ini atau alasan serupa atas pemberitahuan tertulis kepada pihak lain dalam waktu sepuluh hari sejak terjadinya."
Indemnification ("Ini Bukan Kesalahan Saya ")
Klausul penggantian rugi memberikan perlindungan jika pihak lain melakukan sesuatu yang menyebabkan Anda membahayakan atau menyebabkan pihak ketiga menuntut Anda atas kerusakan. Klausul adalah janji yang pada dasarnya mengatakan pihak lain tidak dapat meminta Anda bertanggung jawab atas segala klaim, kerugian, kerusakan, tanggung jawab, dan pengeluaran yang merupakan akibat dari kelalaian mereka, kegagalan untuk melakukan atau kesalahan yang disengaja. Pastikan kontrak Anda memiliki klausul ini.
Ketika Bernegosiasi, Bersiaplah
Sebelum bernegosiasi kontrak acara, lakukan pekerjaan rumah Anda. Tentukan apa yang terlibat dalam perencanaan acara ini dan ketahui persyaratan dan perlindungan apa yang Anda inginkan. Kontrak Anda harus mencerminkan tanggung jawab bersama, jadi hindari perjanjian apa pun yang sepihak. Apa yang baik untuk satu pihak baik untuk yang lain. Ketika bernegosiasi, jadilah pendengar yang baik. Perhatikan item kontrak yang mungkin bisa dinegosiasikan dan yang membuat Anda tidak nyaman. Jadilah percaya diri dan jangan goyah di bawah tekanan. Berdiri kokoh. Jangan menandatangani apa pun sampai Anda benar-benar puas bahwa persyaratannya adil dan menawarkan perlindungan yang Anda butuhkan.