Bagaimana mempersiapkan proposal bisnis perencanaan acara
Selain itu, perencana acara membutuhkan keterampilan bisnis tertentu untuk menjalankan bisnis perencanaan acara secara efektif.
Salah satunya adalah mengetahui cara mempersiapkan proposal bisnis perencanaan acara, langkah penting dalam memasarkan layanan Anda dan mengamankan bisnis klien.
Mengapa saya memerlukan proposal bisnis perencanaan acara?
Berikut ini skenario yang akrab bagi perencana acara: Anda memiliki pertemuan bisnis dengan klien prospektif untuk mendiskusikan acara mendatang.
Itu berjalan dengan baik. Anda merinci pengalaman Anda, layanan perencanaan acara yang Anda berikan dan menjelaskan bagaimana Anda cocok untuk apa yang klien cari. Anda berjabat tangan, berterima kasih kepada mereka atas waktu mereka dan kemudian ... apa? Langkah Anda selanjutnya adalah menindaklanjuti dan mengirim klien proposal bisnis perencanaan acara yang detail.
Apa sebenarnya yang dimaksud dengan proposal bisnis perencanaan acara?
Proposal bisnis perencanaan acara adalah dokumen komprehensif yang menguraikan layanan yang akan Anda sediakan untuk suatu acara. Ini adalah brosur perusahaan Anda, kampanye pemasaran Anda, dan penjualan Anda semua terbungkus menjadi satu.
Proposal bisnis acara ini harus menghadirkan Anda sebagai profesional yang berpengalaman dan terampil yang memiliki kualifikasi unik untuk melaksanakan acara ini. Ini harus membedakan Anda dari perencana acara lain dan menetapkan Anda sebagai seseorang yang dapat dipercaya klien.
Proposal bisnis perencanaan acara harus ditulis dengan baik, berisi hal-hal spesifik mengenai layanan apa saja yang termasuk dalam proposal (dan mana yang tidak), dan ilustrasikan bagaimana Anda akan melaksanakan acara, memberikan rincian yang diperlukan sehingga klien dapat dengan mudah membayangkan apa yang Anda mengusulkan.
Berikan sentuhan pribadi
Tentu, lebih mudah mengunduh template untuk "proposal bisnis" dan cukup memasukkan informasi yang hilang dan mengirimkannya dengan kartu bisnis Anda. Tetapi apakah itu benar-benar bagaimana Anda ingin mewakili perusahaan atau layanan Anda?
Jika Anda tidak akan meluangkan waktu untuk menyusun proposal bisnis perencanaan acara yang bijaksana dan diteliti untuk calon klien, apa yang dikatakan tentang upaya yang akan Anda lakukan untuk klien yang telah memberi Anda deposit?
Hubungan bisnis Anda dimulai dengan komunikasi pertama yang Anda miliki dengan klien mana pun dan kesan pertama memang dihitung. Jadi luangkan waktu Anda dan lakukan dengan benar. Buat proposal bisnis perencanaan acara yang profesional dan disesuaikan dengan acara klien Anda - cerminan dari layanan perencanaan acara profesional, bijaksana, unik yang Anda berikan.
7 Hal yang Disertakan dalam Proposal Bisnis Perencanaan Peristiwa
- Pengantar Bisnis - Secara singkat perkenalkan bisnis perencanaan acara Anda. Diskusikan latar belakang Anda, sertifikasi profesional apa pun, dan lamanya waktu dalam bisnis, pengalaman yang relevan, dan ceruk khusus Anda jika Anda memilikinya.
- Deskripsi Acara - Sediakan ruang lingkup keseluruhan acara, termasuk detail yang didiskusikan selama pertemuan klien awal Anda, seperti tujuan acara, tanggal yang mungkin, tempat untuk dipertimbangkan, jumlah tamu, dll.
- Layanan Perencanaan Acara yang Akan Diberikan - B e spesifik dalam bagian ini, daftar semua layanan yang akan Anda berikan untuk acara ini. Mencantumkan barang-barang dengan poin-poin atau subpos sangat efektif karena merupakan cara mudah bagi klien untuk melihat berbagai layanan yang disertakan. Buat daftar vendor apa pun yang akan Anda gunakan dan layanan apa pun yang opsional dengan biaya tambahan. Penting untuk menjadi sangat rinci dalam bagian ini sehingga klien memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang disertakan dan apa yang tambahan.
- Contoh Pekerjaan Anda - Jika Anda telah merencanakan acara serupa dengan yang Anda usulkan ke klien ini, maka ini adalah kesempatan Anda untuk memamerkan keterampilan tersebut. Sertakan foto, sketsa, kliping berita, atau visual lainnya yang akan membantu melukiskan gambaran di benak klien tentang apa yang dapat Anda lakukan. Ini adalah cara yang bagus untuk memasarkan bisnis perencanaan acara Anda.
- Usulan Biaya - Dengan hati - hati pisahkan semua biaya yang terkait dengan perencanaan dan pelaksanaan acara ini. Memformat bagian ini sebagai serangkaian langkah akan memandu klien Anda melalui semua fase acara, membantu mereka memvisualkan setiap aspek saat terungkap. Spesifiklah dalam kategori biaya umum. Misalnya, jika Anda memiliki item baris untuk katering, pisahkan biaya individual untuk makanan yang menunjukkan jumlah per orang, jumlah server yang diperlukan dan tarif per jam, biaya sewa meja, linen, dan sebagainya. Daripada menyiapkan proposal dengan satu label harga besar di bagian bawah, tulis proposal yang diperinci sehingga klien Anda dapat memahami biaya perorangan. Ini sangat membantu karena dua alasan: itu menghalangi "stiker kejutan" yang tak terelakkan ketika semua item dihitung dan ada label harga besar di bagian bawah, dan itu memberi klien Anda peluang untuk memutuskan apakah biaya untuk jam koktail ekstra layak biaya.
- Langkah Berikutnya - Di bagian bawah proposal bisnis acara Anda, sertakan perincian mengenai waktu atau langkah selanjutnya. Jika acara tersebut memiliki tanggal yang pasti, pastikan Anda menunjukkan bahwa kontrak yang ditandatangani harus diterima pada tanggal tertentu agar Anda merencanakan dan melaksanakan acara.
Tentukan deposit yang diperlukan dan tanggal yang harus diterima.
Informasi Kontak - Pastikan untuk menyertakan informasi kontak bisnis Anda di bagian bawah proposal bisnis acara. Buat daftar situs web Anda, alamat email, nomor telepon, nomor faks dan alamat surat. Lampirkan kartu nama ke proposal Anda juga untuk referensi mudah.
Jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka
Setelah mengirim klien proposal bisnis perencanaan acara Anda, hubungi mereka untuk memberi tahu mereka bahwa proposal sedang dalam proses. Katakan kepada mereka Anda akan menindaklanjuti dalam beberapa hari untuk melihat apakah mereka memiliki pertanyaan. Jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka. Bersikaplah responsif dan berikan perhatian pribadi. Ini adalah indikator bagaimana Anda melakukan bisnis dan menutup kesepakatan.