Sayangnya, jawabannya tidak sederhana. Beberapa faktor menentukan tingkat seseorang, termasuk biaya operasional perencanaan acara , gaji, dan laba.
Kenyataannya adalah bahwa tarif bervariasi berdasarkan tempat Anda menjalankan bisnis, jenis proyek yang Anda ambil, dan apa yang pasar bersedia bayar.
Itu juga tergantung pada target pasar Anda. Artinya, klien atau prospek Anda akan memiliki anggaran target dalam pikiran, dan layanan Anda harus kompetitif dalam parameter tersebut.
Cara Perencana Perencana Menyusun Biaya Mereka
Namun demikian, jika Anda ingin memulai paruh waktu atau bahkan bisnis penuh waktu, ada sekitar lima cara untuk menyusun biaya acara Anda dan mengutip biaya Anda kepada klien Anda:
- Biaya proyek datar
- Persentase biaya
- Tarif per jam
- Persentase biaya ditambah tarif per jam
- Tarif komisi
Untuk penjelasan dan contoh berikut, mari asumsikan Anda ingin mendapatkan rata-rata $ 75 per jam untuk layanan Anda.
Biaya Berdasarkan Tingkat Proyek Flat
Banyak klien lebih suka mengetahui berapa biaya proyek, termasuk semua biaya. Sebagai perencana acara , untuk menawarkan ini, Anda harus menentukan biaya tetap dan menentukan layanan apa yang akan dicakup untuk jumlah tersebut.
Ini menempatkan tanggung jawab untuk mengelola anggaran langsung pada Anda, perencana, dan membutuhkan antisipasi berbagai skenario di mana keadaan dapat berubah. Dalam skenario ini, klien dapat berkontraksi langsung dengan perencana acara untuk mengkoordinasikan semua logistik, katering, tempat, biaya penginapan, dll.
Biaya proyek datar biasanya digunakan untuk acara dikemas, seperti yang ditemukan dengan program pemasaran olahraga, dan dapat dihitung per orang dengan banyak ketentuan dan peringatan.
Sebagai contoh, asumsikan Anda sedang disewa untuk mengatur tur kota bersejarah selama satu hari untuk 15 tamu. Klien Anda ingin Anda mengutip biaya tetap untuk transportasi, pemandu pribadi, makan siang, dan semua biaya masuk ke tempat-tempat; namun, dia juga meminta Anda memberikan rincian tingkat tinggi dari setiap item biaya.
Dalam skenario ini, Anda harus bernegosiasi / menghitung biaya semua layanan, termasuk waktu Anda, dan mengutip total biaya gabungan. Ini akan menjadi tanggung jawab / risiko perencana acara untuk mengidentifikasi setoran yang diperlukan, membayar semua layanan, dan bertanggung jawab atas semua perjanjian layanan.
Biaya Berdasarkan Persentase Pengeluaran
Rata-rata, perencana acara yang paling memenuhi syarat harus merasa nyaman dengan pengisian antara 15-20% dari total biaya acara sebagai bagian dari biaya mereka. Bergantung pada kompleksitas program dan jumlah waktu yang diperlukan untuk merencanakan dan melaksanakan suatu peristiwa, terkadang ini cukup untuk menutupi seluruh biaya dan sumber keuntungan perencana.
Misalnya, asumsikan Anda sedang disewa untuk mengatur makan malam pribadi di restoran eksklusif untuk 40 tamu dengan rata-rata $ 175 per orang.
Mari kita perkirakan bahwa Anda membutuhkan waktu total 15 jam untuk bertemu dengan klien Anda, merencanakan, menghadiri, dan menyelesaikan semua tindak lanjut pada acara ini. Jika Anda membebankan tarif sebesar 18% dari total pengeluaran, Anda akan mendapatkan sedikit lebih banyak dari tarif per jam yang ditargetkan sebesar $ 75 / jam:
$ 175 x 40 tamu = $ 7.000 x 18% = $ 1,260
15 jam x $ 75 / jam = $ 1,125
Jika klien melakukan kontrak dengan Anda untuk semua layanan secara langsung, biaya biaya acara subtotal kepada klien akan menjadi total $ 8.260.
Biaya Berdasarkan Tarif Per Jam
Beberapa klien lebih memilih perencana acara untuk mengutip tarif per jam untuk layanan dan untuk memperkirakan jumlah jam total untuk mengelola dan menjalankan program klien yang diberikan. Ini mungkin tampak mirip dengan tingkat proyek datar, tetapi memungkinkan lebih banyak fleksibilitas pada pihak kedua pihak untuk menyesuaikan dengan perubahan yang mungkin diperlukan sepanjang jalan.
Banyak perencana acara bisnis akan menagih setiap jam untuk layanan. Ini memungkinkan klien untuk mengetahui berapa biaya untuk menyewa layanan Anda dan memungkinkan dia untuk menghitung anggaran yang masuk akal. Seringkali, alasan untuk ini adalah karena klien ingin memiliki pegangan yang lebih baik pada setiap pengeluaran tak terduga.
Selalu ingat untuk menentukan parameter yang cermat di sekitar harapan sehingga kedua belah pihak sepakat mengenai layanan apa yang akan disediakan. Sebagai perencana acara, Anda harus menyertakan referensi ke penagihan untuk semua pengeluaran bisnis yang wajar yang mungkin terjadi.
Beberapa perencana acara dapat menandai biaya operasional seperti pengiriman, penyewaan mobil, dan item biaya lain-lain sebanyak 15-20% sementara yang lain tidak; jika Anda melakukannya, Anda harus mengungkapkan markup tersebut dan mendapatkan persetujuan dengan klien Anda sebelumnya.
Ketika datang ke tingkat perencanaan acara per jam, penting juga untuk menentukan seberapa sering Anda dapat menagih waktu Anda.
Sebagai contoh, mari kita asumsikan bahwa seorang klien mempekerjakan Anda pada bulan Oktober untuk menyelenggarakan seminar satu hari di bulan Maret. Layanan Anda sedang dikontrak untuk sumber dan bernegosiasi untuk tempat, layanan katering , A / V, dan berkontribusi pada pembuatan konten untuk sejumlah item komunikasi terbatas (mis., Undangan, agenda, formulir evaluasi, dll.).
Klien Anda juga mempekerjakan Anda untuk menyediakan manajemen di tempat. Anda membuat perjanjian di depan bahwa Anda akan menagih layanan yang diidentifikasi pada waktu yang berbeda, dan akan mengirimkan faktur untuk semua layanan yang dilakukan hingga saat ini secara mingguan, dua mingguan, atau bulanan.
Berdasarkan perjanjian ini, Anda dan klien Anda harus mengerjakan pernyataan kerja yang terperinci yang mencakup tanggung jawab yang diharapkan dari kedua belah pihak. Kemudian, Anda dapat memperkirakan anggaran total dari begitu banyak jam ditambah biaya yang masuk akal (menjadi jelas tentang apa yang mungkin termasuk rincian).
Biaya Berdasarkan Persentase Biaya Plus Biaya Flat / Tarif Per Jam
Kadang-kadang Anda disewa untuk mengatur acara, dan untuk alasan apa pun, klien lebih memilih tarif berdasarkan persentase biaya. Namun, ini tidak cukup untuk menutupi biaya dari total waktu dan layanan Anda. Dalam situasi ini, masuk akal untuk menyajikan biaya Anda dengan biaya gabungan dalam dua kategori yang berbeda.
Misalnya, klien menyewa Anda untuk mengatur acara yang terkait dengan konferensi. Tugas Anda adalah mengatur dua makan malam pribadi dan golf outing, masing-masing dengan 50 tamu. Total biaya untuk acara gabungan ini berjalan sekitar $ 20.000, tetapi membutuhkan sekitar 60 jam waktu Anda, dan kompleksitas proyek ini dapat membenarkan margin laba yang lebih tinggi. Dengan mengingat hal itu, Anda dapat mencapai tarif tetap akhir Anda + tarif per jam dengan perhitungan berikut:
Persentase perkiraan biaya:
$ 20.000 x 18% = $ 3.600Perkiraan Tarif Per Jam:
60 jam x $ 75 / jam = $ 4.500Defisit Setiap Jam: $ 900
Jika Anda mengalami defisit, seperti yang kami lakukan pada contoh di atas, Anda dapat memilih untuk mengutip 15 jam untuk mengelola logistik dari beberapa vendor luar. Kutipan Anda mungkin mencerminkan hal-hal berikut:
Biaya Peristiwa Subtotal: $ 23.600
Biaya Flat: $ 1,125 (berdasarkan 15 jam pada $ 75 / jam)
Dalam skenario ini, Anda perlu menentukan dengan hati-hati bahwa Anda telah memperkirakan jam kerja Anda dengan tepat (akun untuk menutupi pengeluaran operasional non-standar seperti perjalanan pribadi). Seperti yang diharapkan, beberapa klien senang melihat peningkatan biaya di kemudian hari kecuali ada alasan yang dapat dibenarkan.
Biaya Berdasarkan Tarif Yang Dapat Ditagih
Cara lain yang perencana acara dapat mengumpulkan biaya untuk layanan adalah dengan mengamankan ruang acara melalui tempat-tempat yang menawarkan tingkat komisi. Ini adalah biaya yang biasanya diberikan kepada agen perjalanan untuk memesan tiket, kamar hotel dan bentuk transportasi lainnya.
Sebagai contoh, banyak hotel dapat memperpanjang tingkat komisi hingga 10% untuk kamar dan biaya lainnya.
Meskipun beberapa perencana acara akan merangkul tarif yang dapat ditagih sebagai sumber penghasilan untuk diri mereka sendiri, klien yang menikmatinya dapat mempertanyakan rasa loyalitas perencana acara ketika tarif komisi terlibat. Oleh karena itu, banyak perencana berpengalaman akan membatasi setiap pilihan perencanaan yang mencakup tingkat komisi atau menegosiasikan harga non-komisi untuk program mereka dan memberikan sumber tabungan tersebut langsung ke garis dasar klien mereka.
Lebih lanjut, beberapa klien mungkin menyadari bahwa tingkat komisi ada dan tidak mengharapkan konsultan luar mereka untuk menagih menggunakan salah satu metode penagihan teridentifikasi lain yang telah kami uraikan dan tetap membayar tingkat komisi. Secara umum, itu tidak dianggap sebagai bentuk yang baik oleh banyak perencana acara pada dasarnya "double dip" aliran pendapatan mereka dengan cara ini.
Jika menerima tarif yang ditugaskan, sebaiknya Anda tidak membebankan biaya klien Anda untuk layanan Anda menggunakan metode penagihan alternatif.
Ada skenario ketika tarif komisi yang paling masuk akal, seperti nirlaba atau asosiasi yang lebih kecil yang mungkin menyewa layanan Anda untuk acara keanggotaan atau rapat dan sebagian besar biaya dibayarkan langsung oleh peserta daripada organisasi.
Skenario lain mungkin jika klien Anda membeli hadiah klien dari Anda, dan Anda juga dapat menawarkan layanan distribusi barang-barang promosi. Dalam hal ini, cukup bernegosiasi untuk barang-barang promosi dan jangan mengenakan biaya untuk layanan Anda setiap jam kecuali jika klien Anda mengetahui semua tagihan di muka.