Ada variabel yang perlu dipertimbangkan ketika membuat pilihan Anda. Ini termasuk tujuan dari acara Anda, anggaran Anda bekerja dengan, alasan Anda untuk menyewa eksternal, dan kandidat yang tersedia untuk pekerjaan itu, dan untungnya, ada beberapa sumber daya yang sangat baik yang dapat digunakan perusahaan untuk memilih perencana acara atau produser terbaik untuk membantu membuat acara perusahaan mereka.
Gunakan panduan berikut untuk membantu Anda menentukan apakah Anda memerlukan perencana acara untuk acara perusahaan Anda berikutnya, dan jika Anda melakukannya, bagaimana memilih kandidat terbaik untuk pekerjaan itu.
Tentukan Tujuan Acara Anda dan Kebutuhan Perencana Acara
Kebanyakan orang berpikir bahwa menyewa perencana acara atau katering acara dimulai dengan menentukan anggaran acara , tetapi kenyataannya adalah lebih penting untuk memulai dengan menentukan mengapa Anda ingin mengadakan acara di tempat pertama. Sebelum Anda menjangkau sumber daya eksternal atau internal yang akan membantu Anda merencanakan acara itu, Anda ingin berada dalam posisi untuk berbagi tujuan penting dari acara tersebut. Jawab pertanyaan Anda yang relevan tentang siapa, apa, di mana, kapan, mengapa dan bagaimana — akan ada banyak waktu untuk melakukan penyesuaian nanti.
Setelah Anda menentukan tujuan Anda, beberapa ide yang jelas akan mulai muncul tentang tema dan pesan apa yang ingin Anda sampaikan pada acara Anda, tetapi yang paling penting, Anda akan ingin menentukan kegiatan dan layanan apa yang Anda perlukan untuk sumber daya eksternal untuk menangani atas nama Anda.
Anda akan ingin menentukan berapa anggaran yang Anda miliki untuk seorang perencana dan apakah mereka akan membantu memilih tempat, membangun menu dan membuat rekomendasi tentang pilihan makanan dan minuman, sumber pembicara dan hiburan, berada di lokasi untuk kebutuhan produksi hari itu, dan / atau membantu membuat dokumen komunikasi penting seperti undangan dan daftar tamu.
Jika Anda merencanakan acara Anda sendiri dan masih memiliki salah satu dari kebutuhan ini tidak terpenuhi, kemungkinan besar Anda akan ingin menyewa perencana acara untuk mengelola tugas dan tanggung jawab ini.
Gunakan Sumber Lokal untuk Menemukan Perencana Acara Berkualitas
Seringkali, orang berpikir bahwa dari mulut ke mulut adalah cara terbaik untuk menyewa perencana acara untuk pesta ulang tahun mereka, pertemuan bisnis sarapan, retret akhir pekan, atau jenis acara lain, dan meskipun ini jelas membantu, ini mungkin bukan pendekatan yang paling efektif.
Jika Anda mencoba menemukan perencana acara terbaik untuk urusan Anda, sebaiknya teliti seseorang yang berpengalaman dan memiliki reputasi yang kuat dalam komunitas perencana acara. Word of mouth memberikan kesempatan untuk penjualan mudah bagi seorang perencana yang ingin mencari klien baru, tetapi reputasi rekan sangat efektif.
Terlepas dari apakah itu acara sosial atau rapat perusahaan, secara umum, aturan menyewa perencana acara atau katering tetap sama: Anda ingin mempekerjakan seseorang yang memiliki keahlian dalam menciptakan jenis acara Anda.
Pertimbangkan bab-kelompok keanggotaan profesional atau periksa dengan bab nasional atau lokal Pertemuan Profesional Internasional, Perkumpulan Acara Istimewa Internasional, Asosiasi Eksekutif Katering Nasional.
Ini juga relevan untuk mencari tahu siapa yang menerbitkan artikel di industri mereka.
Jika Anda ingin tahu siapa yang memiliki reputasi untuk memberikan layanan atau keahlian di pasar tertentu, periksa dengan konvensi lokal dan biro pengunjung karena banyak perencana acara adalah anggota aktif, dan mereka juga memelihara hubungan dengan kamar dagang lokal; cara lain untuk para ahli sumber adalah dengan menjangkau departemen penjualan konvensi hotel — mereka akan berbagi dengan Anda yang mereka percayai.
Wawancara dan Membahas Kebutuhan Acara dengan Pelamar
Kebanyakan perencana acara akan bersemangat untuk mendengar tentang acara khusus Anda, tetapi berikan mereka dengan rincian singkat pada awalnya, dan fokus sedikit lebih pada keahlian mereka dalam putaran awal wawancara, selama waktu itu Anda harus mengurangi jumlah kandidat ke bawah. tiga pelamar terkuat.
Anda kemudian harus meminta setiap perencana acara atau perusahaan mereka untuk berbagi informasi tentang bisnis mereka, pengalaman dengan peristiwa masa lalu, dan bagaimana mereka merencanakan untuk kemungkinan, memperhatikan dengan seksama cara tanggapan pelamar dan setiap pertanyaan tindak lanjut yang mungkin dia miliki. untuk perusahaan Anda, acara, atau tujuannya.
Perencana yang baik akan memandu Anda melalui diskusi untuk belajar tentang tujuan, garis waktu, anggaran, jumlah tamu, dan preferensi pribadi acara Anda secara keseluruhan. Perencana yang baik akan bertanya kepada Anda tentang organisasi Anda dan belajar tentang tujuan Anda dan acara khusus Anda — cari tanda-tanda ini ketika mewawancarai untuk menemukan kandidat yang menonjol dari yang lain.
Meskipun tidak selalu mungkin untuk bertemu seseorang secara pribadi selama putaran pertama wawancara, terutama jika program Anda berada di luar kota, ini dapat menjadi langkah penting dalam memilih perencana atau produser yang tepat untuk acara dan perusahaan Anda.
Pertemuan tatap muka memberikan wawasan di luar keahlian atau pengalaman perencana ke dalam hubungannya dengan tim di perusahaan Anda yang akan membantu membuat acara ini — Anda akan ingin memilih kandidat yang tidak hanya memiliki rekam jejak yang bagus untuk menghasilkan acara berkualitas, tetapi juga orang yang akrab dengan tim Anda.
Mempersempit Pilihan dan Membuat Pilihan
Tidak cukup baik untuk mengikuti naluri Anda, saran teman-teman Anda atau bahkan rekan kerja dan rekan kerja, atau pertemuan langsung saja — ini adalah acara Anda, dan nama Anda serta reputasi Anda akan dikaitkan dengannya — Anda akan perlu memeriksa referensi kandidat Anda juga. Pastikan untuk meminta nama-nama klien yang telah digunakan oleh para kandidat sebelumnya, tetapi juga menggali setiap sejarah perencana untuk menemukan peristiwa-peristiwa yang mungkin tidak disebutkannya — Anda mungkin tahu dia telah merusak beberapa peristiwa dengan klien tertentu yang tidak membuat resumenya.
Setelah Anda memverifikasi bahwa seorang kandidat berteman baik dengan perusahaan Anda, menunjukkan keahlian di bidangnya, dan memiliki pemahaman yang cukup baik tentang acara yang ingin Anda hasilkan dengannya, inilah waktunya untuk mempersempit pilihan Anda menjadi satu dan mendengarkan ide-idenya tentang acara tersebut. Berdasarkan sasaran dan ide Anda, perencana acara yang baik akan memberi Anda rencana yang akan membantu mencapai tema Anda — jika itu adalah malam dan makan malam pribadi untuk sekelompok orang yang akrab, perencana harus datang kepada Anda dengan ide-ide yang mencakup banyak dari detail untuk program Anda.
Pada titik ini, perencana acara harus memberi Anda ide yang akan membuat Anda merasa telah mengambil anggaran dan menggandakan nilainya. Seharusnya terlihat jelas dalam cara mereka menyatakan visi mereka untuk acara Anda.
Membandingkan Anggaran Anda dengan Perencana Acara
Berdasarkan tujuan acara Anda, mungkin untuk membuat pengertian umum tentang berapa biaya untuk berbagai elemen program Anda, yang akan bervariasi berdasarkan jenis acara yang Anda selenggarakan dan apa yang disertakan. Banyak orang yang mengatur acara untuk pertama kalinya cenderung jatuh ke dalam perangkap yang ingin merencanakan acara sampanye dengan anggaran bir, itulah sebabnya banyak orang akan berpaling ke perencana acara mereka untuk meminta bantuan.
Kandidat yang ideal akan mengambil anggaran apa yang Anda berikan kepada mereka dan mengubahnya menjadi sesuatu yang ajaib, tetapi ide-ide itu akan datang dengan harga, dan penting bagi Anda untuk meminta perencana untuk mengungkapkan semua biaya dan sumber potensialnya tentang bagaimana biaya ini akan dibahas dan dimasukkan ke dalam anggaran keseluruhan— biaya perencana acara akan bervariasi dari perencana ke perencana atau perusahaan acara ke perusahaan acara.
Tergantung pada sifat acara Anda, Anda akan diminta untuk menyediakan simpanan, dokumen, dan kontrak kepada perencana acara dan tempat acara dan layanan yang mereka tawarkan. Ini adalah cara yang sepenuhnya dapat diterima dalam menangani bisnis, tetapi saran terbaik pada saat ini adalah untuk mencari nasihat profesional dan tidak pernah menandatangani kontrak yang belum ditinjau oleh penasihat hukum Anda sendiri - terutama ketika berhadapan dengan individu yang mungkin tidak memiliki sumber daya yang sama dari perusahaan besar.
Tetap Bersama Perencana Anda dan Bersiaplah untuk Memecat dan Memperkaya
Sebagian besar cerita buruk yang terjadi terkait dengan perencanaan acara biasanya disebabkan oleh kurangnya tindak lanjut. Perencanaan acara memerlukan koordinasi logistik yang efektif dan menunda hal ini kepada pihak ketiga dapat menjadi bumerang jika perencana acara yang Anda sewa tidak sepenuhnya bertanggung jawab terhadap tujuan dan sasaran perusahaan Anda untuk acara tersebut.
Untuk alasan ini, Anda sebagai manajer perekrutan harus bekerja sama dengan perencana atau produser untuk memastikan bahwa setiap elemen produksi berjalan tanpa hambatan - dari memastikan tempat dan pemasok siap untuk acara tersebut untuk memastikan pembayaran telah dilakukan untuk masing-masing vendor sebelum dan sesudah. Bukan berarti sebagian besar perencana acara tidak memberikan layanan yang dijanjikan; itu berarti Anda harus memastikan bahwa logistik telah dikonfirmasi.
Jika semuanya berjalan seperti yang direncanakan, Anda akan memiliki acara yang sukses dan sumber daya perencana acara yang sangat baik untuk masa depan, tetapi jika proses perencanaan tidak berjalan lancar untuk layanan yang disepakati secara tertulis, maka penting untuk meninjau apakah proyek ini cocok dengan perencana.
Meskipun masuk akal untuk bersabar dan bekerja melalui logistik dan setiap kesalahpahaman potensial di sepanjang jalan, jika Anda tidak menerima layanan yang Anda inginkan, maka Anda harus siap untuk melakukan beberapa diskusi serius. Jika Anda harus, bersiap-siap untuk memecat seorang perencana yang buruk dan memiliki opsi cadangan setiap saat.