Pilih Topik dan Lokasi Anda
Langkah ini mewakili dua variabel yang ingin diketahui oleh audiens Anda sebelum hal lain.
"Di mana dan mengapa" pertemuan akan langsung memengaruhi siapa yang akan diundang dan apakah mereka akan hadir atau tidak.
Tempat yang Anda pilih memengaruhi rapat secara keseluruhan dan memengaruhi keputusan orang lain yang harus Anda buat ketika merencanakan acara tersebut.
Identifikasi Peserta
Sebagian besar menjalankan rapat yang terfokus dan produktif adalah menghindari gangguan, dan itu berarti membatasi undangan kepada para pengambil keputusan utama. Ada kecenderungan dalam budaya perusahaan untuk memasukkan semua pihak terkait dalam komunikasi, tetapi Anda dapat meningkatkan produksi dengan menghilangkan rekan yang dapat memperlambat kemajuan dengan diskusi yang tidak penting. Daripada mengundang peserta yang tidak memilih, dorong peserta utama untuk berbicara dengan bawahan mereka sebelum datang ke pertemuan.
Tawarkan Tiga Tanggal dan Waktu
Hati-hati tentang bagaimana Anda bertanya tentang ketersediaan setiap peserta. Sangat mudah untuk membuka "kotak Pandora" masalah ketika datang untuk menjadwalkan tanggal yang saling menguntungkan untuk pertemuan Anda.
Salah satu cara untuk menghindarinya adalah dengan menawarkan beberapa tanggal dan waktu, lalu tanyakan kepada setiap orang mana yang paling berhasil. Jika Anda beruntung, maka salah satu tanggal akan cocok untuk semua orang. Jika tidak, jangan takut untuk bertanya pada outlier jika mereka dapat menyesuaikan kalender mereka untuk mengakomodasi mayoritas.
Buat Itinerary
Sangat penting untuk memiliki jadwal untuk topik apa yang akan dibahas bersama dengan siapa yang akan memimpin setiap segmen pertemuan.
Para perencana mungkin perlu meminta saran dari para eksekutif puncak agar dapat membuat itinerary secara akurat. Setelah draf pertama selesai, harus diajukan ke grup untuk disetujui.
Diskusikan Kebutuhan Presentasi
Ada banyak cara berbeda untuk mempresentasikan ide ke grup, dan setiap pembicara yang dijadwalkan akan memiliki preferensi mereka sendiri. Fungsi PowerPoint, akses internet, dan papan putih hanyalah beberapa komponen yang mungkin perlu Anda atur. Jadilah proaktif dalam meminta detail ini, dan tindak lanjuti untuk mengonfirmasi mereka beberapa hari sebelum pertemuan.
Jadwalkan Catering
Kunci untuk memesan makanan untuk rapat kecil adalah menjaga agar menu tetap fungsional. Anda tidak ingin katering mengganggu aspek bisnis apa pun di tangan, jadi hindari makanan yang terlalu formal jika memungkinkan. Jika makan siang duduk diminta, cobalah memesan kamar di sebelahnya untuk makan sehingga peserta dapat kembali ke pertemuan sesegera mungkin.
Kirim Detail Akhir
Kira-kira tujuh hari sebelum acara Anda ingin mengirim salinan akhir dari rencana perjalanan dan perincian kepada setiap peserta. Ini harus mencakup semua yang telah dipesan untuk hari itu. Juga termasuk petunjuk arah, informasi parkir, nomor kamar, dan kontak darurat.
Jika Anda bekerja dengan eksekutif lalu salin asisten administratif mereka di email juga.
Hari Rapat
Sebagai perencana pertemuan, adalah tugas Anda untuk memastikan acara tersebut berhasil ditendang. Tentu saja, Anda akan ingin tiba di tempat lebih awal untuk memeriksa ruangan dan bertemu dengan koordinator katering dan A / V. Bergantung pada lokasi, Anda mungkin juga ingin memasang tanda sehingga semua orang menemukan jalan ke ruangan.
Dan di sana Anda memilikinya - delapan langkah yang relatif sederhana untuk merencanakan pertemuan kecil yang berhasil.
Melaksanakan setiap langkah jelas akan membutuhkan waktu dan ketekunan dari pihak Anda, tetapi menyampaikan rencana Anda kepada peserta adalah setengah dari pertempuran. Semakin banyak orang tahu apa yang diharapkan dari pertemuan tersebut, semakin siap mereka akan turun ke bisnis.