Jadilah Ketua
Kebanyakan acara adalah upaya bersama antara beberapa departemen yang berbeda, tetapi pada akhirnya, harus ada satu pemimpin untuk mengawasi keseluruhan produksi. Setiap orang di tim harus fokus pada spesialisasi mereka, dan memahami pentingnya batas-batas mereka. Identifikasi diri Anda sebagai perencana utama dari awal proyek. Jelaskan kepada rekan kerja Anda pentingnya aliran informasi dan ilustrasikan apa yang terjadi ketika protokol diabaikan. Karena tidak ada yang mau bertanggung jawab untuk menciptakan masalah, jelaskan aturan untuk dialog internal pada hari pertama.
Organisir Komite
Tujuannya di sini adalah untuk memasangkan pekerja yang tanggung jawabnya akan berpotongan dalam beberapa cara. Misalnya, departemen pemasaran harus berada di komite yang sama dengan tim audio visual untuk memastikan semua grafik dan logo ditampilkan dengan benar. Membuat tim yang secara alami perlu bekerja sama akan menghilangkan banyak email yang berlebihan yang cenderung tersesat dalam shuffle.
Pilih satu kontak dari setiap komite untuk melaporkan kembali kepada Anda dengan perkembangan terbaru.
Tenggat waktu
Memposting tenggat waktu jauh sebelumnya akan mengurangi tingkat stres bagi semua orang yang terlibat. Anda dapat memperkuat nilai tenggat waktu Anda dengan membuat bagan alur yang mengilustrasikan bagaimana setiap karya komite akan digunakan untuk menyatukan semuanya.
Karyawan umumnya merespons lebih baik ketika mereka tahu departemen lain sedang menunggu tanggapan mereka. Berbagi informasi ini membuat proses menjadi transparan dan menekankan tanggung jawab tanpa menggunakan tindakan negatif.
Jaga Informasi Eksekutif
Salah satu kesalahan terbesar yang dapat Anda buat adalah bekerja di belakang layar sampai Anda siap untuk menyampaikan gagasan kepada para pemimpin eksekutif Anda. Jarang, jika pernah, Anda akan masuk ke kantor mereka dan pergi tanpa harus mengubah beberapa aspek dari acara Anda. Simpan diri Anda frustrasi ini dengan secara proaktif bertemu dengan mereka secara berkala selama proses perencanaan. Jauh lebih mudah untuk membuat perubahan di tengah proyek Anda sebagai lawan berputar balik di bagian akhir.
Hubungi Vendor Anda
Kesalahan lain yang tampaknya tidak bersalah yang dapat terjadi adalah komunikasi sekunder dengan vendor . Ini terjadi ketika rekan kerja mengambil inisiatif untuk menghubungi vendor secara langsung untuk berbagi detail perencanaan yang tidak Anda ketahui. Hasil dari percakapan sampingan ini dapat memiliki dampak besar pada bagaimana acara itu bersatu. Satu-satunya cara untuk mencegah hal ini adalah membatasi vendor Anda untuk menerima pesanan dari karyawan lain. Anda mungkin berpikir itu terdengar kasar pada awalnya, tetapi Anda akan tidur lebih mudah mengetahui semua informasi mengalir melalui Anda.
Pembaruan Proaktif
Menjadi perencana utama untuk suatu acara mengharuskan Anda untuk membagikan sebanyak mungkin informasi yang Anda terima. Simpan dokumen perencanaan induk yang menguraikan rincian acara, dan kirim pembaruan mingguan ke semua anggota komite Anda. Jaga komunikasi Anda singkat dan to the point. Anda ingin semua orang membaca catatan dalam pembaruan email mingguan Anda, tetapi jika Anda mengoceh tak henti-hentinya, maka Anda akan dengan cepat kehilangan perhatian mereka.
Mengelola arus informasi acara Anda membutuhkan prosedur yang sama seperti komunikasi antardepartemen. Buat semua orang sadar akan tanggung jawab mereka, dan bagikan pembaruan penting dengan semua pihak yang terlibat. Perbedaan utamanya adalah Anda adalah CEO proyek. Peran Anda adalah mengelola semua detail yang masuk dan menerjemahkannya ke dalam visi bersama yang memenuhi kebutuhan masing-masing departemen.
Landasan untuk sukses adalah memastikan semua informasi mengalir ke arah yang sama.