Mulai Dengan Hal-Hal Dasar
Ide terbaik dimulai dengan dasar yang kuat, jadi penting untuk mengatur kerangka acara Anda sebelum melihat terlalu jauh.
Hal-hal seperti tanggal, waktu, dan jadwal harus diselesaikan sebelum beralih ke detail yang rumit.
Pilih Tempat Yang Tepat
Anda akan memiliki waktu yang lebih mudah menemukan ruangan untuk kelompok yang lebih kecil, tetapi ambang kapasitas akan lebih ketat. Jika acara Anda meluas dari 50 orang menjadi 100 Anda mungkin harus pindah ke ruangan yang lebih besar tergantung pada kapasitas tempat Anda. Secara umum, lebih mudah untuk pergi lebih kecil dalam keadaan darurat, jadi belilah sebuah ruangan yang dapat menampung proyeksi kehadiran terbesar Anda.
Petakan Strategi Pemasaran
Bahkan jika Anda menyelenggarakan "acara gratis" Anda masih perlu menyajikannya dengan cara yang menarik pendaftaran . Orang-orang ingin tahu bagaimana mereka akan mendapat manfaat dari menghadiri acara ini, dan cara Anda mengatakan bahwa undangan dan materi pemasaran dapat berdampak besar pada apakah mereka akan muncul atau tidak. Meskipun acara Anda sepertinya menarik bagi Anda, tantangan sebenarnya adalah membuat orang lain bersemangat juga.
Anggaran Per Orang
Satu-satunya downside ke acara kecil adalah bahwa mereka biasanya biaya lebih per orang karena hotel dan harga katering menurun sebagai peningkatan kuantitas. Untuk membuat masalah menjadi lebih rumit, penurunan 20% dalam jumlah untuk acara kecil memiliki potensi untuk mempengaruhi status penetapan harga grup Anda. Dengan itu dalam pikiran, Anda ingin menganggarkan biaya per orang di bawah angka kehadiran terendah yang diproyeksikan.
Jika Anda melakukan ini secara akurat, margin keuntungan Anda akan benar-benar meningkat untuk setiap orang yang Anda tambahkan di atas proyeksi.
Mainkan Kekuatan Anda
Kelompok-kelompok kecil menawarkan lebih banyak kesempatan untuk diskusi yang terorganisir, jadi gunakan ini untuk keuntungan Anda saat merencanakan itinerary. Tidak terlalu menyenangkan untuk "berbicara dengan" sepanjang hari, itulah sebabnya mengapa banyak acara kecil menawarkan sesi grup atau opsi breakout. Bahkan proyek kelompok dapat diintegrasikan dalam situasi yang tepat. Pikirkan cara untuk membuat peserta Anda terlibat dengan dialog karena ini akan meningkatkan tingkat retensi masing-masing presentasi.
Sertakan Q & A Sesi dan Formulir Umpan Balik
Cara terbaik untuk mendapatkan lompatan dalam merencanakan acara Anda berikutnya adalah mendengarkan umpan balik dari Anda saat ini. Berikan banyak waktu untuk pertanyaan di akhir setiap segmen. Anda juga dapat mengajukan pertanyaan dari staf Anda untuk memulai percakapan. Formulir umpan balik cukup mudah untuk dimasukkan ke dalam paket informasi Anda, tetapi pastikan Anda menginstruksikan para peserta tentang bagaimana Anda ingin mereka dikirimkan.
Tambahkan Jejaring Pasca Acara
Fungsi jaringan yang baik dapat menambah nilai yang luar biasa bagi semua peserta. Jika Anda efektif dalam memacu dialog antar peserta, maka setiap orang harus tahu sedikit tentang satu sama lain pada akhir hari.
Selalu membantu membuat makanan tersedia di fungsi seperti ini, dan Anda bahkan mungkin ingin merekrut komitmen sebelum hari acara. Seperti yang mereka katakan, tidak ada yang menarik kerumunan seperti kerumunan, jadi proaktif dalam mempromosikan semua fungsi pasca acara.
Acara kecil memiliki potensi untuk menjadi pengalaman yang kaya dan bermanfaat bagi semua orang, tetapi Anda perlu merencanakan setiap menit dengan pemirsa dalam pikiran. Kabar baiknya adalah itu semakin mudah setiap kali karena Anda akan memahami dengan tepat apa yang tamu Anda harapkan.