Draf Perincian Esensial
Sama seperti proyek bisnis apa pun, langkah pertama adalah mengatur semua informasi yang Anda miliki dan mengidentifikasi hal-hal yang paling mendesak.
Sebelum Anda mulai memilih tempat atau menyewa pembicara , Anda perlu mengetahui parameter dasar acara Anda. Hampir tidak mungkin membicarakan detail dan biaya dengan pihak ketiga sampai Anda memiliki lebih banyak detail yang disetrika. Berikut adalah detail utama yang harus Anda tentukan sebelum menghubungi vendor luar.
Tanggal
Semuanya berputar di sekitar tanggal acara spesial Anda. Idealnya, Anda ingin memiliki tiga tanggal potensial dalam pikiran sehingga Anda dapat membandingkan ketersediaan dan harga secara keseluruhan. Cobalah untuk memasukkan hari-hari yang berbeda dalam seminggu untuk fleksibilitas maksimum.
Jangka waktu
Bahkan perbedaan satu jam pun dapat berdampak pada perencanaan Anda, jadi Anda harus spesifik tentang kerangka waktu yang Anda antisipasi. Misalnya, mulai jam 10 pagi, bukan jam 8 pagi berarti Anda mungkin tidak perlu mengalokasikan anggaran sarapan.
Nomor Kehadiran
Ini adalah salah satu detail yang sering terlalu luas diperkirakan untuk negosiasi produktif. Dapatkan realistis dengan proyeksi kehadiran Anda. Bahas terlebih dahulu siapa yang akan Anda undang dan letakkan proyeksi Anda bersama-sama di spreadsheet. Kehadiran dan anggaran berkorelasi secara langsung, jadi jangan sembarangan menebak tentang jumlah orang yang Anda pikir akan hadir.
Sesi Breakout
Anda mungkin hanya memerlukan satu ruang perjamuan jika Anda menyelenggarakan makan malam, tetapi konferensi skala penuh kemungkinan akan membutuhkan ruang pelarian tambahan dan ruang pameran. Sekali lagi, Anda tidak akan dapat mengukur biaya sampai Anda menentukan berapa banyak ruang yang Anda butuhkan. Untuk konferensi, pendekatan terbaik adalah merencanakan jadwal tiruan di pertemuan pertama Anda. Berbagi ide dan merangkai mereka bersama di atas kertas akan membantu mengarahkan Anda melalui keputusan perencanaan selanjutnya.
Anggaran vs. Biaya
Mungkin terdengar tidak praktis untuk bekerja pada anggaran sebelum mengetahui tempat dan biaya katering, tetapi bekerja dengan cara ini memberikan patokan bagi Anda untuk mengukur semua proposal vendor. Mulailah dengan sumber pendapatan Anda. Berapa banyak yang harus Anda kenakan untuk hadir? Apakah Anda akan meminta sponsor untuk membantu mengimbangi biaya? Apa yang akan dibayar peserta pameran untuk berpartisipasi? Pendapatan pada akhirnya akan menentukan anggaran Anda, jadi hanya masuk akal untuk melindungi mereka terlebih dahulu.
Pemasaran
Setelah Anda mengidentifikasi sumber pendapatan Anda, langkah selanjutnya adalah menguraikan rencana pemasaran Anda. Apa cara terbaik untuk menjangkau dan melibatkan generator pendapatan Anda? Mungkin Anda memiliki daftar calon peserta sebagai majikan atau asosiasi keanggotaan. Itu jelas akan sangat membantu, tetapi bagaimana dengan sponsor dan peserta pameran?
Jika Anda berencana untuk menarik lebih dari 20 peserta pameran, maka Anda harus dapat menjangkau mereka. Kampanye pemasaran tertarget membutuhkan uang, dan itu memotong pendapatan Anda.
Transportasi dan Penginapan
Menjalankan konferensi lokal biasanya menghilangkan kekhawatiran tentang transportasi. Namun, Anda masih perlu mencari penginapan untuk pembicara, peserta pameran, dan tamu istimewa. Beberapa hotel menyediakan diskon untuk ruang pertemuan jika Anda memesan cukup malam di kamar . Satu-satunya cara untuk memanfaatkan ini adalah dengan mengetahui kebutuhan penginapan Anda terlebih dahulu. Kembali melalui data kehadiran Anda dan proyeksikan berapa banyak tamu dari luar daerah Anda.
Sekarang semua ini mungkin terdengar seperti banyak informasi untuk dikumpulkan di depan, dan memang begitu. Namun perlu diingat bahwa ini adalah rincian yang mempengaruhi semua hal lain dalam proses perencanaan.
Anda mungkin awalnya tertarik pada tugas yang lebih "glamor", seperti kunjungan situs dan perencanaan menu. Ingat saja bahwa waktu mereka akan datang. Untuk saat ini, fokuslah pada fakta-fakta sehingga Anda dapat membuat keputusan terbaik nantinya.