Ajukan Permohonan Nomor Identifikasi Pengusaha (EIN)
EIN Anda adalah nomor unik yang diberikan khusus untuk bisnis Anda untuk tujuan IRS. Nomor ini mengidentifikasi bisnis Anda ketika melaporkan informasi tentang karyawan Anda kepada lembaga pemerintah federal dan negara bagian. Contoh dari informasi ini termasuk total pendapatan dan pajak yang dibayarkan atas nama mereka. Anda dapat mendengar EIN yang disebut sebagai Formulir SS-4 atau Nomor Pajak - ini sama dengan EIN.
Ajukan permohonan Anda melalui IRS secara langsung. Cara paling mudah untuk menyelesaikan transaksi ini adalah melalui aplikasi online. Namun, aplikasi juga diterima melalui faks dan surat.
Periksa Peraturan Negara Bagian dan Lokal untuk Persyaratan EIN Tambahan
Meskipun banyak negara bagian dan daerah menerima EIN federal Anda untuk identifikasi, beberapa memang membutuhkan nomor terpisah untuk keperluan pajak. Contohnya termasuk New York, Massachusetts, dan South Carolina. Anda dapat menentukan kota dan / atau peraturan negara Anda dengan mengunjungi situs web bisnis kecil negara yang sesuai.
Memahami Perbedaan Antara Kontraktor Independen dan Karyawan
Apakah Anda mempekerjakan kontraktor independen atau karyawan secara signifikan berdampak pada bagaimana pendapatan, Medicare, Jaminan Sosial dan pajak pengangguran dibayarkan, sehingga sangat penting untuk memahami perbedaan antara keduanya.
Tes dasar bermuara pada tiga pertanyaan berikut:
- Apakah majikan mengontrol kapan, di mana dan bagaimana pekerjaan diselesaikan? Jika ya, pekerja itu mungkin seorang karyawan.
- Apakah majikan mengontrol aspek finansial dari pekerjaan? Misalnya, apakah biaya diganti? Apakah pemberi kerja menyediakan alat yang berhubungan dengan pekerjaan, seperti komputer? Jika ya, pekerja itu mungkin seorang karyawan.
- Apakah hubungan sedang berlangsung, atau apakah pekerja dipekerjakan untuk proyek tertentu tanpa mengharapkan pekerjaan yang berkelanjutan? Apakah majikan menawarkan tunjangan, seperti asuransi kesehatan dan cuti berbayar, kepada pekerja? Jika hubungan sedang berlangsung dan / atau jika manfaat ditawarkan, pekerja mungkin adalah karyawan.
Dapatkan Formulir Karyawan yang Diperlukan
Setelah dokumen Anda sendiri dalam pesanan, Anda siap untuk mempekerjakan karyawan Anda. Pastikan untuk mengumpulkan informasi pajak dan penggajian dalam beberapa hari kerja pertama untuk memastikan mereka menerima gaji pertama mereka pada waktu yang tepat. Anda mungkin ingin mendorong karyawan menggunakan setoran langsung untuk pembayaran lebih cepat.
Setiap karyawan harus mengisi Formulir Pemotongan Pajak Penghasilan Federal W-4, yang memungkinkan Anda menghitung pemotongan pajak yang benar. Karyawan juga harus mengisi formulir I-9 untuk memverifikasi bahwa mereka diizinkan secara hukum untuk bekerja di Amerika Serikat.
Pilih Periode Pembayaran Anda
Semakin sedikit periode pembayaran yang Anda miliki, semakin mudah untuk menyelesaikan daftar gaji Anda. Namun, beberapa negara mengharuskan karyawan dibayar sesuai dengan jadwal tertentu, misalnya, mingguan atau dua mingguan. Jika Anda ingin menjalankan pembayaran gaji lebih jarang daripada sekali seminggu, hubungi Departemen Tenaga Kerja Negara Anda untuk menentukan apakah jangka waktu pembayaran yang Anda usulkan sesuai dengan peraturan negara bagian.
Buat Proses Terkait Penggajian
Sebelum Anda dapat mengeluarkan gaji yang akurat, Anda akan membutuhkan metode pelacakan jam kerja karyawan. Ada banyak alat yang tersedia untuk tujuan ini, dari lembar masuk dasar hingga platform yang melacak aktivitas karyawan di ponsel atau komputer. Penting juga untuk mengatur kebijakan untuk cuti berbayar jika Anda berencana untuk menawarkannya, uang lembur, dan manfaat lainnya.
Di sisi lain, Anda harus memiliki proses di tempat untuk memastikan bahwa potongan untuk tunjangan, pajak dan sejenisnya dibayarkan kepada vendor dan agensi yang sesuai atas nama karyawan Anda.
Pilih Platform Penggajian
Jika Anda berencana menangani gaji di rumah, pastikan bahwa Anda atau petugas pembukuan Anda merasa nyaman dengan nuansa tugas ini. Ada beberapa platform penggajian berkualitas tinggi yang tersedia untuk mempermudah segala sesuatunya. Namun, sebagian besar usaha kecil lebih memilih jasa pengontrol alih daya, karena para profesional ini memiliki pengetahuan dan pengalaman untuk menghasilkan penggajian secara akurat dan tepat waktu.
Hasilkan Penggajian Anda
Setelah Anda atau pengontrol Anda memasukkan informasi pribadi karyawan ke dalam sistem penggajian Anda, Anda siap untuk menghasilkan pembayaran gaji Anda yang pertama. Menggunakan alat ketepatan waktu yang Anda miliki untuk pekerja yang bekerja setiap jam (tidak bebas), masukkan atau laporkan jumlah jam untuk masing-masing. Pekerja yang digaji (bebas) tidak perlu melaporkan jam mereka. Mereka dibayar dalam jumlah yang sama setiap minggunya.
Catatan: Jika Anda melakukan pekerjaan biaya dalam akuntansi Anda, Anda masih akan ingin karyawan yang digaji untuk melacak jam mereka. Ini tidak akan menjadi faktor dalam pembayaran mingguan mereka tetapi Anda akan ingin dapat mengalokasikan waktu secara akurat untuk pekerjaan untuk memahami biaya. Pertimbangkan untuk menggunakan program pelacakan waktu yang sinkron dengan perangkat lunak akuntansi buku besar Anda untuk menghasilkan laporan-laporan ini. Banyak yang akan memiliki sinkronisasi dengan daftar gaji Anda juga sehingga Anda dapat menggunakannya untuk karyawan bergaji dan jam kerja sama.
Simpan Rekaman yang Diperlukan
Catatan terkait penggajian tertentu harus disimpan untuk tujuan IRS. Sebagai aturan umum, Anda harus menyimpan semua catatan untuk individu yang secara aktif dipekerjakan, terlepas dari lamanya masa jabatan mereka. Banyak catatan harus disimpan untuk jangka waktu tertentu setelah pekerjaan diakhiri. Misalnya, catatan pajak pekerjaan harus disimpan setidaknya selama empat tahun. Instruksi khusus tersedia melalui IRS.
Hitung dan Bayar Pajak Penggajian Federal dan Negara
Akhirnya, Anda sebagai majikan bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran pajak pembayaran dan menghasilkan laporan tertentu. Umumnya, laporan-laporan baik karena triwulanan atau tahunan. Manfaatkan sumber daya yang tersedia melalui IRS dan kantor pajak negara Anda untuk memastikan semua pajak dan laporan ditangani dengan tepat.
Penggajian yang akurat dan tepat waktu adalah salah satu tanggung jawab terpenting dalam bisnis Anda. Pertama, kesalahan penggajian adalah cara yang pasti untuk membuat karyawan kesal. Kedua, kesalahan pajak dapat mengakibatkan denda dan hukuman yang signifikan. Pertimbangkan dengan hati-hati bagaimana gaji Anda akan ditangani untuk memastikan Anda menghindari jebakan yang paling umum.