Pemilik bisnis sering menangani pembukuan mereka sendiri karena berbagai alasan termasuk ketakutan untuk mendelegasikan informasi keuangan yang sensitif, yang menginginkan kontrol penuh dan menjaga biaya staf tetap ramping. Alasan-alasan itu, meskipun tentu berlaku untuk startup dan operasi yang lebih kecil, tumbuh semakin tidak praktis ketika bisnis Anda berkembang. Beberapa pemilik mendelegasikan tugas-tugas akuntansi kepada anggota keluarga atau staf tepercaya, tetapi para wiraswastawan yang paling sukses dan cerdas belajar dengan cepat bahwa akuntansi dan keuangan adalah sumber kehidupan bisnis dan berhak mendapatkan manajemen profesional dari spesialis keuangan yang terampil.
Tiga posisi utama manajer keuangan di sebagian besar bisnis adalah pemegang buku atau akuntan, pengawas dan Chief Financial Officer atau CFO.
Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin menangani tugas-tugas dari posisi ini sendiri atau mendelegasikannya kepada anggota staf atau rekanan tepercaya, tetapi ketika bisnis matang, sebagian besar pemilik menemukan bahwa perekrutan profesional menghasilkan manfaat biaya-nilai yang solid sementara membebaskan pemilik untuk berkonsentrasi pada inti masalah bisnis. Hasil perekrutan profesional akuntansi termasuk - tetapi tidak terbatas pada - keuntungan bisnis berikut:
- Menemukan penghematan biaya dalam proses manufaktur, hubungan vendor, operasi kantor dan manajemen karyawan
- Menghemat uang untuk pajak
- Mengelola volume dokumen internal dan laporan eksternal yang terus bertambah
- Merancang jaring pengaman keuangan dengan memitigasi risiko dengan perlindungan asuransi, manajemen persediaan, diversifikasi dan penilaian ancaman fiskal
- Merencanakan ekspansi
- Menangani penggajian
- Memperlancar operasi dan memaksimalkan laba
- Menghindari denda, hukuman, peringkat kredit yang lebih rendah dan biaya bunga yang dihasilkan dari tenggat waktu yang hilang, menghitung gaji secara tidak akurat, lupa membayar tagihan dan kehilangan peluang bisnis yang peka waktu
Bahkan, sebagian besar bisnis menghemat uang dengan mempekerjakan staf keuangan profesional untuk mengelola operasi bisnis sehari-hari mereka.
Namun, tergantung pada ukuran bisnis Anda, industri Anda, dan faktor lainnya, Anda mungkin hanya memerlukan pemegang buku paruh waktu atau membutuhkan staf keuangan lengkap yang mencakup pengontrol dan CFO. Memutuskan apa yang dibutuhkan oleh staf keuangan yang dibutuhkan bisnis Anda adalah keputusan kompleks yang bergantung pada banyak faktor. Kebutuhan Anda hampir pasti akan berubah seiring waktu, dan jika bisnis Anda tumbuh dengan sukses, Anda dapat menggilir semua posisi ini. Bagian berikut memerinci apa yang dilakukan setiap profesional dan menjelaskan kapan bisnis Anda mungkin memerlukan satu atau lebih dari spesialis keuangan ini:
Fungsi Pembukuan Penting
Sebagian besar pemegang buku bekerja secara reaktif mencatat apa yang telah dilakukan secara finansial di perusahaan dengan sedikit atau tanpa pengaruh pada strategi bisnis. Pemegang buku bekerja berdasarkan transaksi dan jarang mengambil keputusan tentang transaksi bisnis di masa depan. Seorang pemegang buku berbakat mungkin menjelaskan pilihan Anda, menyimpan catatan dan melaporkan saat ini, mengidentifikasi perbedaan dalam buku-buku dan merekomendasikan ide-ide hemat biaya, tetapi pekerjaan utama mereka adalah mencatat bisnis dan transaksi keuangannya dan menyusun laporan dari informasi ini. Beberapa tugas sehari-hari dari pembukuan perusahaan meliputi:
- Merekam penjualan, pengeluaran, hutang dan piutang
- Memantau biaya persediaan, biaya kantor, sewa, utilitas dan biaya tetap dan variabel lainnya
- Mengelola penggajian , pemotongan pajak, rekening pajak penjualan, garnishments upah dan pengurangan asuransi
- Memastikan bahwa formulir dan dokumen penting telah dilengkapi dan disimpan dengan aman
- Mempersiapkan laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan dan tahunan untuk manajemen, instansi pemerintah, pemegang saham, karyawan dan pemangku kepentingan
- Membayar tagihan tepat waktu
- Meneliti pemasok alternatif dan membuat perbandingan biaya
- Mengidentifikasi area masalah seperti limbah, salah urus, penipuan, dan pencurian
- Melacak bahan, persediaan, inventaris, dan sumber daya manusia
- Mempersiapkan pajak dan setoran pajak harian, bulanan atau kuartalan untuk kota, negara bagian, IRS, agen pengangguran dan perusahaan asuransi
- Mengelola bisnis dan asuransi karyawan dan rencana kesehatan
- Melindungi catatan perusahaan
- Dapatkan perkiraan dan temukan serta bayar layanan dan perbaiki orang
- Memeriksa masalah kepatuhan
- Menangani masalah kredit pelanggan secara internal dan kredit usaha dengan vendor luar dan pemberi pinjaman secara eksternal
Mengetahui Saat Menyewa Pemegang Buku
Sebagian besar pemilik bisnis - terutama mereka yang memiliki jiwa kewirausahaan - berkembang pesat dalam menjalankan setiap aspek bisnis mereka, dan akuntansi menjadi lebih mudah dengan semua perangkat lunak intuitif yang tersedia. Sangat mungkin bagi pemilik bisnis untuk menyimpan buku-buku tersebut, tetapi itu belum tentu merupakan ide yang baik seiring dengan pertumbuhan bisnis. Ketika dokumen mulai mengkompromikan manajemen waktu Anda, kepuasan kerja atau efisiensi, saatnya untuk mempertimbangkan menyewa seorang pemegang buku. Anda mungkin tidak perlu menyewa pekerja penuh waktu dan bahkan dapat mengalihdayakan semua atau sebagian pekerjaan akuntansi seperti gaji. Mempekerjakan seorang pemegang buku masuk akal jika hal-hal berikut berlaku untuk Anda dan bisnis Anda:
- Anda tidak benar-benar memahami akuntansi tetapi mempercayai perangkat lunak untuk memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui.
- Anda tidak akrab dengan kode pajak dan strategi penghindaran pajak.
- Bisnis Anda mengalami pertumbuhan yang cepat dalam waktu singkat.
- Investor, pemberi pinjaman atau pemegang saham menginginkan laporan yang disiapkan secara profesional.
- Anda menghabiskan lebih banyak waktu mengerjakan buku daripada menghasilkan penjualan atau bisnis baru.
- Anda berencana untuk memperluas ke wilayah, industri, atau lini produk yang berbeda.
- Anda ingin membeli, menjual, atau memperdagangkan aset.
- Anda telah diberi tahu bahwa buku Anda akan diaudit.
Mempekerjakan seorang pembukuan tidak harus menjadi proses yang menyakitkan karena Anda dapat mulai dengan mengalihdayakan pekerjaan ke perusahaan akuntansi profesional. Itu adalah strategi yang sangat efektif jika Anda tidak akrab dengan akuntansi, mempekerjakan seorang pemegang buku atau memeriksa akuntan atau pelamar untuk pekerjaan keuangan.
Kapan Harus Mempertimbangkan Mempekerjakan Pengontrol
Pengendali, yang kadang-kadang disebut pengawas, mengawasi pemegang buku, manajer pajak, manajer kredit, dan staf akuntansi lainnya saat melaporkan kepada CFO, CEO atau pemilik bisnis secara langsung. Di perusahaan yang lebih kecil, pengontrol mungkin satu-satunya Akuntan Publik Bersertifikat di perusahaan atau mengawasi tim akuntan. Banyak dari para profesional ini yang mengelola tugas mereka dengan bantuan dari seorang juru tulis, petugas pembukuan atau asisten administrasi.
Pengontrol adalah kepala akuntan perusahaan dan bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan keuangan, rencana bisnis, anggaran, pajak, sertifikasi kepatuhan, dan proyek khusus seperti perencanaan strategi bisnis jangka pendek dan panjang, akuisisi bisnis, penjualan aset, merger perusahaan dan mengamankan pembiayaan atau investor. Dianggap sebagai manajer keuangan tingkat menengah, pengendali biasanya melakukan tugas-tugas berikut:
- Kelola staf keuangan.
- Tanda tangani tanda dan tanggung jawab fidusia untuk operasi perusahaan.
- Tandatangani pada laporan dan dokumen yang terkait secara finansial.
- Menetapkan kebijakan dan prosedur keuangan perusahaan.
- Buat laporan untuk tinjauan internal.
- Menangani asuransi dan kebijakan manajemen risiko.
- Lindungi aset perusahaan.
- Persiapkan, pantau dan perbarui anggaran.
- Persiapan ujung tombak untuk penawaran umum.
- Sarankan pemilik dan eksekutif di pasar keuangan, tren, dan praktik terbaik.
- Kembangkan strategi pajak proaktif.
- Pilih dan kelola perangkat lunak akuntansi.
- Kumpulkan koleksi.
- Berurusan dengan masalah sumber daya manusia seperti mempertahankan catatan karyawan.
- Mendidik staf tentang tunjangan karyawan dan tanggung jawab bisnis.
Tanda-tanda yang Menunjukkan Bisnis Anda Membutuhkan Pengontrol
Semakin besar bisnis Anda tumbuh, semakin besar kemungkinan Anda akan membutuhkan lebih dari sekadar pemegang buku. Jika Anda memiliki pemegang saham, atau dewan direksi yang terdiri dari orang-orang yang bukan teman, rekan dekat dan keluarga yang Anda tunjuk, menyewa pengontrol adalah praktik bisnis yang baik yang melindungi perusahaan dan aset Anda. Secara umum, kontroler berkonsentrasi pada akuntansi sementara CFO berfokus pada keuangan strategis.
Ketika para pemangku kepentingan perusahaan berkembang, seorang pengendali menyediakan pelaporan manajemen taktis dan pengawasan staf pada isu-isu akuntansi sementara CFO menangani perencanaan keuangan dan memikul tanggung jawab untuk tim pengendali dan akuntansi. Sebagian besar perusahaan kecil tidak mampu membeli pengontrol penuh waktu, tetapi seiring pertumbuhan bisnis, Anda tidak dapat beroperasi tanpa pengontrol bahkan jika ia berfungsi secara paruh waktu atau konsultasi.
Kapan Menyewa Chief Financial Officer
CFO bekerja di luar batas ketat dengan mengambil bagian dalam semua keputusan bisnis dan mengadvokasi untuk kepentingan keuangan terbaik dari organisasi. Sebagaimana pengusaha atau pemilik bisnis berpengalaman tahu, penilaian keuangan yang ketat hanyalah salah satu tujuan bisnis perusahaan yang sukses. Inisiatif yang menghasilkan laba yang kuat dapat dengan mudah melemahkan perusahaan dengan pelanggan yang tidak suka membayar harga tinggi untuk produk yang lebih rendah atau klien setia yang memberi nilai lebih besar pada tujuan, prinsip, komitmen lingkungan, atau teknik pengoperasian perusahaan.
CFO terbaik menilai tidak hanya biaya melakukan bisnis tetapi juga risiko dan ancaman yang dapat dihasilkan oleh perusahaan mana pun. Sebagai pejabat perusahaan berpangkat tinggi, CFO bekerja dengan pemilik, dewan direksi, manajemen senior dan pemangku kepentingan utama lainnya dan memainkan peran penting dalam penelitian dan pengembangan, pengawasan perusahaan, kepatuhan terhadap peraturan dan operasi sehari-hari. Tugas CFO lainnya termasuk:
- Mengarahkan perusahaan melalui merger, akuisisi, penawaran umum dan perubahan dalam struktur dan operasi bisnis
- Mengelola ekspansi bisnis utama ke pasar baru
- Advokasi untuk praktik keuangan yang sehat dalam pembuatan keputusan yang kompleks
- Mengelola aset dan hubungan keuangan dengan banyak pemangku kepentingan
- Memperlancar operasi
- Menilai dan mengelola risiko keuangan
- Merencanakan tujuan keuangan jangka pendek dan panjang
- Menafsirkan data pasar dari berbagai indikator keuangan dan tren bisnis
- Memahami alasan mengapa pasar bisnis melakukan apa yang mereka lakukan
- Menentukan cara berinvestasi aset perusahaan
- Memprakirakan tren pasar dan bagaimana perusahaan dapat memanfaatkannya
Setiap bagian dari perusahaan sangat bergantung pada tugas gabungan CFO: pengawasan pengawasan, manajemen treasury dan perencanaan dan peramalan pada masalah keuangan yang penting.
Semakin Menuntut Kebutuhan Manajemen Keuangan
Usaha kecil hingga menengah memiliki kebutuhan yang berkembang untuk pembukuan dan akuntansi ketika operasi mereka berkembang. Pemilik atau anggota tim yang ditunjuk sering menangani akuntansi untuk bisnis kecil dan startup dengan bantuan perangkat lunak akuntansi. Akhirnya, bagaimanapun, kebanyakan bisnis menentukan bahwa menyewa pemegang buku profesional - baik penuh atau paruh waktu dan in-house atau outsourcing - membebaskan staf untuk tugas-tugas bisnis inti dan menumbuhkan akurasi yang lebih besar, kepatuhan yang lebih baik dan pengawasan yang ditingkatkan. Pemegang buku yang tepat memastikan bahwa laporan diajukan tepat waktu dan membantu perusahaan mengidentifikasi strategi penghematan biaya, penipuan, pencurian, dan pemborosan.
Seiring pertumbuhan bisnis Anda dan tuntutan atas waktu Anda bertambah banyak, Anda mungkin menemukan bahwa Anda membutuhkan staf keuangan yang diawasi oleh pengontrol atau CFO untuk mengelola keuangan perusahaan yang semakin canggih. Pilihan Anda termasuk mempekerjakan staf tetap di rumah atau pembukuan alih daya dan tugas keuangan ke layanan akuntansi profesional yang berpengalaman. Kedua opsi sama-sama merupakan cara yang sah untuk memperkuat kekuatan keuangan bisnis Anda, tetapi banyak usaha kecil hingga menengah menikmati manfaat dari menyewa penasihat yang diperlukan untuk menghindari biaya tinggi mempekerjakan profesional penuh waktu.