Menetapkan strategi manajemen piutang akun yang efektif adalah bagian penting dalam menjalankan bisnis yang sukses. Meskipun demikian, kami secara rutin berurusan dengan UKM yang gagal mengambil pendekatan metodis terhadap situasi, dan mereka lebih buruk untuk itu. Memperbaiki dan mengoptimalkan proses piutang dapat membawa banyak manfaat ke meja, dan mereka tidak hanya berlaku untuk AR itu sendiri. Proses AR yang efisien dan efisien juga berdampak positif terhadap pemasaran, penjualan, layanan pelanggan, dan operasi secara keseluruhan.
Jadi, sangat berharga untuk mencurahkan waktu dan upaya untuk memperbaikinya.
Mengapa Mengoptimalkan Piutang Piutang
Seperti banyak pemilik bisnis, Anda mungkin tidak langsung melihat manfaat dari proaktif mengoptimalkan proses piutang Anda. Seperti disebutkan di atas, bagaimanapun, melakukannya dapat secara drastis meningkatkan banyak aspek bisnis Anda. Ini mencegah modal yang ada dari membuang-buang, yang meningkatkan likuiditas. Pada gilirannya, bisnis lebih mampu mengurangi utang, mengurangi biaya, pertumbuhan dana dan, dalam banyak kasus, mengungguli persaingan.
Bagian penting dari mengoptimalkan proses piutang adalah harus gigih tentang memulai proses lebih awal. Terlalu sering, bisnis begitu bernafsu untuk membuat penjualan sehingga mereka memperlakukan piutang sebagai sebuah kesimpulan. Memulai proses awal berarti membahas hal-hal seperti persyaratan pembayaran pada tahap awal hubungan pelanggan. Mendapatkan pelanggan baru di kapal dengan pembayaran elektronik di awal proses adalah contoh lain untuk mengambil pendekatan proaktif terhadap situasi tersebut.
Sebelum melakukan hal lain, komit perusahaan Anda untuk menjadikan piutang sebagai prioritas sedini mungkin.
Jebakan Piutang Rekening Khas
Pemilik bisnis sering mendorong piutang ke burner belakang, dengan asumsi bahwa meninggalkan cukup baik saja sudah cukup. Namun, praktik AR yang buruk menyebabkan sejumlah masalah untuk bisnis.
Mulai dari memberikan kredit kepada pelanggan yang tidak memenuhi syarat hingga gagal menindaklanjuti dengan rekening yang jatuh tempo pada waktu yang tepat, praktik-praktik AR yang buruk menyedot waktu, uang dan produktivitas dari sebuah bisnis. Mereka sering menghasilkan efek riak yang menyentuh hampir setiap aspek menjalankan perusahaan. Bagian terburuk dari semua itu adalah banyak masalah mudah dihindari.
Masalah umum terkait AR lainnya termasuk menerapkan dan mengalokasikan pembayaran tunai dengan tidak tepat, gagal untuk memperhatikan keakuratan faktur dan tagihan dan kegagalan untuk menghasilkan dan menggunakan laporan dengan benar untuk membidik masalah potensial. Salah satu dari kesalahan ini dan yang lain dapat menyebabkan isu-isu yang jauh menjangkau bahkan untuk bisnis yang sangat sukses dan menguntungkan, jadi lebih berharga untuk mengambil langkah-langkah untuk memperbaikinya secepat mungkin.
Optimalkan Lima Aktivitas Ini untuk Memperbaiki Pengolahan Piutang
Mengoptimalkan proses piutang tampaknya cukup menakutkan dari awal. Namun, dengan mengambil pendekatan metodis terhadap situasi, Anda dapat menerapkan perubahan yang akan menghasilkan perbaikan yang cukup cepat dan dramatis. Demi kenyamanan Anda, kami telah mengidentifikasi lima aktivitas yang, jika dioptimalkan dengan tepat, akan secara drastis meningkatkan keseluruhan fungsi proses piutang Anda dan, pada gilirannya, menghasilkan banyak manfaat menarik untuk bisnis Anda secara keseluruhan:
- Menjaga Data Pelanggan Akurat - Memusatkan proses data master untuk memastikan keakuratan akun pelanggan dan informasi adalah bagian penting dalam membangun dan mempertahankan proses piutang yang efektif. Misalnya, alamat yang tidak akurat dapat menyebabkan faktur dikirimkan ke tempat yang salah, yang mengakibatkan pembayaran terlambat. Rekening pelanggan harus diaudit secara konsisten untuk memeriksa anomali seperti istilah pembayaran yang tidak biasa atau tidak pantas, batas kredit, diskon dan sejenisnya. Perubahan pada data pelanggan harus didokumentasikan dengan baik, dan kontrol harus dilakukan untuk mencegah orang yang tidak berwenang agar dapat mengakses atau mengedit data.
- Bentuk Proses Persetujuan Kredit yang Jelas dan Ringkas - Terlalu sering, bisnis masuk ke dalam kebiasaan kredit yang merugikan untuk meningkatkan penjualan. Tentu saja, ini mengarah pada lingkaran setan yang pada akhirnya dapat menjadi malapetaka bagi sebuah perusahaan. Memperpanjang kredit dapat menjadi hal yang sangat baik, tetapi proses yang jelas untuk melakukannya harus ditetapkan. Ini harus mencakup instruksi yang jelas mengenai kapan dan bagaimana mengevaluasi dan mengesampingkan batas kredit, kapan untuk menempatkan akun yang ditahan dan bagaimana proses aplikasi berfungsi. Tinjauan rutin proses persetujuan kredit harus dilakukan karena keadaan berubah.
- Menetapkan Proses Penagihan yang Efektif - Penagihan dan penagihan pelanggan harus akurat dan efisien agar efektif. Kesalahan dalam penetapan harga, satuan ukuran dan sejenisnya dapat menimbulkan kerusakan serius. Selanjutnya, faktur harus dibuat dan dikirim secara tepat waktu, dan cara pembuatannya harus konsisten dan ditetapkan. Salah satu cara untuk meningkatkan penagihan dan faktur adalah dengan mengotomatisasi sebanyak mungkin, jadi jangan takut untuk mengandalkan teknologi di sini. Gunakan laporan pengecualian untuk menunjukkan akun bermasalah. Jika memungkinkan, buat portal pelanggan untuk mengalihkan sebagian pekerjaan ke pelanggan sambil memberi mereka rasa otonomi.
- Hone the Cash Application Process - Setelah tiba, pembayaran harus diterapkan dengan benar. Mereka harus diterapkan ke pelanggan yang benar dan ke faktur yang sesuai. Jika tidak, jika perselisihan atau masalah muncul kemudian, mencoba membidik masalah awal akan sangat sulit. Pembayaran juga harus diterapkan dengan cepat untuk memastikan bahwa pada saat tertentu, Anda tahu akun mana yang saat ini dan yang jatuh tempo. Salah satu cara potensial untuk mengoptimalkan proses adalah dengan menawarkan sejumlah opsi pembayaran terbatas untuk kesederhanaan. Posting entri jurnal dengan cepat dan jauh sebelum tanggal cutoff. Kapan pun memungkinkan, hindari membuang uang tunai ke dalam rekening suspense sampai Anda punya waktu untuk mencari tahu ke mana sebenarnya harus pergi.
- Mengoptimalkan Proses Pengumpulan - Mengoptimalkan piutang dengan benar membuatnya lebih mudah untuk mengumpulkan pembayaran secara tepat waktu dan efektif. Ketika pembayaran diterapkan dengan benar, misalnya, mudah untuk menentukan akun mana yang berisiko masuk ke default. Upaya pengumpulan harus konsisten dan metodis. Proses yang ditetapkan dengan jelas untuk negosiasi rencana pembayaran harus ditetapkan untuk memastikan bahwa itu sesuai dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Proses harus diotomatisasi semaksimal mungkin untuk mengurangi risiko kesalahan dari entri manual.
Delapan Praktik Terbaik untuk Mengadopsi untuk Meningkatkan Proses Piutang Rekening
Produktivitas dan Pusat Mutu Amerika, atau APQC, menetapkan serangkaian standar yang disebut Standar Terbuka. Mereka menguraikan praktik terbaik untuk pemrosesan piutang, dan mereka seharusnya terbukti tak ternilai saat Anda berusaha mengasah proses AR Anda. Kami telah merangkum delapan poin terpenting dari Standar Terbuka APQC untuk kenyamanan Anda:
- Hilangkan Hambatan untuk Menerima Pembayaran - Misalnya, survei pelanggan Anda untuk mengetahui metode pembayaran mana yang paling berhasil bagi mereka. Dari sana, pertimbangkan untuk menawarkan pilihan opsi pembayaran yang berbeda untuk memudahkan pelanggan membayar faktur tepat waktu.
- Memprioritaskan Manajemen Kredit - Jangan memperpanjang kredit mau tak mau hanya untuk menjaga agar penjualan tidak terhenti. Strategi ini menjadi bumerang dalam jangka panjang dan hanyalah salah satu contoh dari banyak masalah potensial yang dapat timbul karena proses manajemen kredit yang buruk.
- Menilai Piutang Dagang Secara Teratur - Buat jadwal khusus untuk memantau dan menilai keadaan piutang Anda. Idealnya, itu harus dilakukan setidaknya sekali seminggu. Semakin cepat Anda menemukan kesalahan, semakin cepat Anda dapat memperbaikinya - dan semakin kecil kemungkinan mereka menyebabkan masalah besar bagi bisnis Anda.
- Pertimbangkan Shortening Payment Terms - Tidak ada hukum yang menyatakan bahwa semua pelanggan harus memiliki syarat pembayaran net-30. Seringkali, menggunakan syarat pembayaran yang lebih pendek mendorong pelanggan yang membayar lambat untuk membayar setidaknya sedikit lebih cepat, jadi ini adalah opsi yang berharga untuk dipertimbangkan.
- Buat Proses Resolusi Sengketa Penagihan - Buat proses khusus untuk menangani sengketa penagihan. Ini tidak hanya akan menyederhanakan proses, tetapi juga akan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan karena tim Anda akan tahu persis apa yang harus dilakukan ketika timbul perselisihan.
- Otomatisasi - Selidiki berbagai jenis perangkat lunak dan bentuk teknologi lainnya untuk mengotomatisasi sebanyak mungkin proses piutang. Semakin banyak Anda dapat menghapus elemen manusia, semakin akurat dan dapat diandalkan seluruh prosesnya. Banyak program yang mahal, tetapi ROI cukup besar karena ada lebih sedikit kesalahan dan, dalam banyak kasus, produktivitas karyawan juga meningkat.
- Bentuk Proses Pengumpulan Proaktif - Buat koleksi menjadi prioritas utama dan terapkan dengan membangun strategi pengumpulan yang jelas dan ringkas. Idealnya, bertujuan untuk campur tangan lebih awal. Ketika sebuah akun masuk ke kolom yang sudah lewat, tim Anda harus melewatinya dan tahu apa yang harus dilakukan.
- Bill Electronically - Jika Anda memiliki sarana untuk melakukannya, mulailah menagih pelanggan secara elektronik. Meskipun akan ada beberapa orang yang tidak dapat mendukung tagihan dan pembayaran elektronik, sebagian besar perusahaan bergabung dengan ini sekarang. Semakin sedikit kertas yang memeriksa bahwa Anda harus memproses dan mengirim surat yang harus Anda kirim, semakin mudah dan akurat seluruh prosesnya.
Seperti yang Anda lihat, Anda tidak perlu memulai dari awal untuk meningkatkan dan mengoptimalkan piutang Anda. Anda dapat memilih untuk mengambil satu area pada satu waktu, atau Anda dapat terjun penuh ke depan dan mengubah semuanya sekaligus. Bagaimanapun, setiap langkah yang Anda ambil untuk mengoptimalkan piutang Anda akan terbayar dalam jangka panjang.