Tidak ada yang lebih penting bagi kesuksesan bisnis Anda daripada sistem Anda untuk mengelola piutang, penagihan, dan koleksi. Terkadang sistem ini disebut "Sistem Pengelolaan Koleksi;" apa pun namanya, Anda perlu mengaturnya dan mengerjakannya dengan tekun.
Inilah alasannya: Jika Anda memiliki banyak pelanggan, tetapi tidak ada pendapatan dari pelanggan ini, Anda akan gulung tikar. Berikut ini daftar langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk menerapkan sistem manajemen koleksi untuk bisnis Anda:
Menetapkan Metode Pembayaran
Bagaimana orang akan membayar Anda? Ini terutama tergantung pada jenis bisnis dan apakah pelanggan Anda adalah individu atau perusahaan atau keduanya. Ada beberapa cara mapan untuk mendapatkan uang dari pelanggan dari semua jenis: Semakin banyak jenis pembayaran yang Anda terima, semakin bermanfaat bagi pelanggan. Tetapi Anda harus membayar premi untuk menangani beberapa jenis pembayaran, seperti kartu kredit dan kartu debit.
- Pembayaran tunai, terutama dari individu dalam bisnis ritel
- Cek, dari individu di lingkungan ritel dan pelanggan bisnis
- Pembayaran kartu kredit dan debit dari individu dan bisnis
- Metode pembayaran online seperti PayPal, dari individu dan perusahaan.
- Kredit atau rencana pembayaran, baik dari individu maupun pelanggan bisnis.
- Sumber pembayaran eksternal lainnya, seperti perusahaan asuransi, dalam jenis perusahaan tertentu.
Menyiapkan Pemrosesan Pembayaran "Aturan Jempol"
Setelah Anda menentukan jenis pembayaran apa yang harus diambil, Anda perlu menetapkan beberapa aturan untuk karyawan Anda mengenai penerimaan dan penanganan jenis pembayaran ini.
Misalnya, apa aturan Anda untuk menerima cek? Apakah Anda melakukan pemeriksaan kredit pada pelanggan baru? Kapan Anda mengizinkan pelanggan membayar dari waktu ke waktu? Kapan Anda membawa pelanggan ke pengadilan klaim kecil?
Kirim Tagihan
Kirim tagihan ke pelanggan yang berhutang padamu. Kirim tagihan setidaknya satu kali sebulan, atau lebih sering jika Anda benar-benar serius dalam mengumpulkan uang.
Jalankan Laporan Penerima Piutang Accounts
Tergantung pada jenis bisnis Anda, Anda mungkin memiliki pelanggan yang tidak membayar saat membeli, atau yang membayar dari waktu ke waktu. Menjalankan laporan penuaan piutang akan menunjukkan kepada Anda kapan harus mengirimkan tagihan dan kapan memulai metode pengumpulan yang lebih kuat.
Memulai Pengambilan Keputusan untuk Non-Pembayar
Untuk pelanggan yang tidak membayar dalam jumlah waktu yang wajar (sebagaimana ditentukan oleh "aturan praktis Anda,") memulai proses penagihan. Anda mungkin ingin mengirim akun ke agen penagihan atau ke pengadilan klaim kecil. Putuskan mana yang terbaik untuk setiap jenis akun.
Menyiapkan dan bekerja dengan sistem manajemen koleksi dapat membantu Anda mengumpulkan uang yang menjadi hak Anda dan menyimpan arus kas yang mengalir melalui perusahaan Anda.