Apa itu Petty Cash?
Kas kecil menggambarkan transaksi kecil bisnis.
Istilah "kecil" digunakan karena jumlah uang tunai atau transaksi mirip kas yang kecil (mungil). "Petty" tidak terlalu kecil lagi, jadi pikirkanlah itu sebagai jumlah kecil yang mungkin tidak Anda pikirkan tentang pelacakan. Dalam artikel ini, kita akan menggunakan istilah "kas kecil" untuk memasukkan berbagai transaksi bisnis kecil.
Sebagai contoh:
- Membeli kopi untuk pembuat kopi kantor
- Membayar tol atau meteran parkir
- Memperlakukan karyawan dengan pizza untuk merayakan pencapaian
- Membeli hadiah kecil dalam perjalanan ke pertemuan bisnis.
Mengapa Petty Cash Penting?
Transaksi kas kecil bertambah. Tidak mendokumentasikan dan melacak pembelian kecil dapat berarti banyak biaya bisnis potensial yang tidak diklaim, seperti membuangnya.
Mari kita lihat beberapa contoh:
- Jika Anda menggunakan cangkir Keurig untuk kopi kantor Anda, bahkan jika Anda membeli dengan harga murah dan dalam jumlah besar, akan dikenakan biaya sekitar 26 sen per cangkir. Untuk rata-rata karyawan peminum kopi, itu dua cangkir sehari sekitar 200 hari setahun, itu lebih dari $ 100 untuk satu karyawan itu. Kalikan dengan jumlah karyawan dan Anda memiliki sejumlah besar uang.
- Pizza untuk 10 orang mungkin berharga $ 50. Jika Anda melakukannya sebulan sekali, itu $ 600 setahun. Tidak menyimpan catatan berarti $ 600 dalam biaya yang hilang.
Bagaimana seharusnya transaksi kas kecil dicatat?
Anda dapat merekam pada slip atau daftar, mana yang lebih mudah. Yang penting untuk diingat adalah bahwa setiap transaksi harus dicatat dan harus mencakup:
- Tanggal transaksi
- Jumlah transaksi
- Deskripsi umum transaksi ("donat untuk rapat kantor", misalnya)
Anda tidak perlu mencatat nomor akun pada saat transaksi.
Ketika Anda mengisi kembali kas kecil , kelompokkan transaksi berdasarkan nomor rekening dan masukkan dalam program pembukuan Anda.
Dapatkah saya melacak transaksi kas kecil secara online?
Pemilik bisnis pintar hari ini membayar untuk transaksi bisnis dengan kartu kredit atau kartu debit dan aplikasi bisnis. Anda dapat melacak parkir dengan aplikasi, dan Anda dapat menggunakan sistem pembayaran tol otomatis untuk menghilangkan waktu yang dihabiskan di jalur "hanya uang tunai" di jalan tol. Tentu saja, membayar dengan kartu debit atau kredit bisnis Anda membuat pelacakan pengeluaran kecil menjadi mudah. Pastikan untuk mencatat tujuan bisnis pada tanda terima.
Bagaimana jika bisnis saya masih memiliki kotak uang?
Banyak bisnis memiliki dana kas kecil di kantor, terutama bisnis ritel yang memiliki pelanggan yang membayar tunai. Kotak kas digunakan untuk membuat perubahan, dan dalam beberapa kasus untuk transaksi bisnis kecil. Biasanya, kotak dimulai dengan saldo tunai, dalam denominasi yang sesuai. Kemudian, ketika kotak kas menjadi rendah, itu diisi ulang.
Jika dana kotak uang digunakan untuk pembelian kecil, simpan catatan di kotak sehingga pembelian ini dapat direkam.
Bagaimana saya memastikan bahwa semua transaksi kas kecil dicatat?
Adalah tanggung jawab Anda sebagai pemilik bisnis untuk mengatur kebijakan penggunaan kas kecil, untuk memantau transaksi kas kecil, dan untuk memastikan bahwa karyawan menggunakan kas kecil secara bertanggung jawab. Beberapa kemungkinan:
- Berikan kartu debit bisnis tepercaya kepada karyawan dan minta mereka untuk menyerahkan detail tentang tujuan bisnis untuk semua pembelian debet mereka.
- Wajibkan karyawan yang menggunakan mobil mereka sendiri untuk bisnis memiliki pelacak berdentang. Anda dapat memberikannya dan mendapatkan detailnya. Anda akan membutuhkan karyawan untuk memverifikasi tujuan bisnis.
- Jika karyawan memiliki ponsel pintar untuk penggunaan bisnis, minta mereka menyertakan aplikasi untuk menangkap tanda terima melalui foto atau mengirimnya ke departemen pembukuan Anda.
The Bottom Line on Petty Cash:
Menyiapkan dan mencatat uang kecil harus menjadi bagian dari sistem penyimpanan catatan keseluruhan untuk perusahaan Anda.
Ingat, jika Anda tidak merekamnya, Anda tidak dapat menguranginya sebagai pengeluaran bisnis. Pastikan Anda memanfaatkan semua transaksi kas kecil tersebut, sehingga Anda dapat mengklaim pengeluaran bisnis yang lebih sah dan menurunkan pajak bisnis Anda.