Sistem CCRRA - Tangkap, Periksa, Tinjau, Rekam, Bertindak
Berikut adalah lima langkah mudah dalam menciptakan sistem pencatatan keuangan sederhana: Ambil, Periksa, Rekam, Tinjau, Bertindak.
Pertama, TANGKAP informasi.
Jika tidak ada, itu tidak ada. Ketika Anda memulai bisnis Anda, biasakan untuk menangkap semuanya, sehingga menjadi otomatis. "Capture" adalah yang paling sulit, dan bagian terpenting dari proses; Ini masalah membentuk kebiasaan mengumpulkan informasi. Melacak setiap jumlah yang Anda belanjakan untuk bisnis Anda dan setiap jumlah yang Anda ambil sebagai penjualan. Jangan khawatir pada titik ini tentang melakukan apa pun dengan informasi tersebut. Pastikan saja semua yang Anda ambil termasuk (a) deskripsi item, (b) jumlah, dan (c) tanggal.
Kedua, PERIKSA untuk Memastikan Informasi Lengkap dan Benar.
Setiap dua minggu, habiskan satu jam melalui segala sesuatu dan memeriksanya. Periksa untuk memastikan bahwa semua informasi yang Anda miliki siap untuk direkam.
Pastikan Anda telah memasukkan tanggal dan jumlah, dan cukup detail tentang berapa biayanya untuk itu Anda dapat merekamnya secara akurat. Misalnya, catatan untuk "kertas, $ 3,55, 7/12" mungkin tidak cukup informasi. Untuk apa kertas itu? Apakah ini koran yang Anda beli untuk kantor? Atau apakah Anda membeli rim kertas untuk komputer?
Siapkan waktu khusus untuk membuat janji dengan diri sendiri di akhir minggu alternatif (setiap Jumat lainnya, misalnya) untuk memeriksa semuanya. Jangan menunggu terlalu lama; semakin lama Anda menunggu untuk melakukan ini, semakin sulit untuk mengingat dan mengumpulkan informasi.
Ketiga, REKAM Informasi untuk Menyimpannya.
Merekam berarti memasukkan informasi keuangan Anda ke dalam bentuk yang bisa digunakan. Setelah semuanya diperiksa, balikkan ke pemegang buku Anda untuk merekam, atau rekam sendiri. Lakukan ini setiap bulan. Masukkan informasi ke dalam spreadsheet atau perangkat lunak akuntansi. Anda mungkin juga menemukan bahwa perangkat lunak daring bekerja untuk Anda, sehingga Anda dan pemegang buku Anda dapat melihat informasi dan mendiskusikannya. Pastikan Anda mencatat semuanya setiap bulan, jadi Anda bisa memeriksanya.
Keempat, Konsolidasi dan TINJAUAN Informasi.
Setelah informasi keuangan Anda dicatat setiap bulan, cetak empat laporan:
- neraca keuangan
- laporan laba rugi (p & l)
- laporan umur piutang , dan
- laporan hutang piutang.
Untuk setiap laporan, sertakan perbandingan dengan informasi laporan yang sama dari bulan lalu. Bayar perhatian khusus untuk informasi spesifik dalam laporan-laporan ini.
Akhirnya, ACT, Berdasarkan Apa yang Anda Ketahui.
Dalam banyak kasus, "ACT" dapat berarti tidak melakukan apa-apa, jika semuanya terlihat baik-baik saja.
Dalam kasus lain, itu mungkin berarti membuat perubahan. Buat "titik pemicu" tempat informasi mendorong Anda untuk bertindak. Berikut ini beberapa poin pemicu yang disarankan:
- Neraca . Jika Anda melihat kewajiban meningkat setiap bulan selama tiga bulan (yang mungkin berarti aset dan / atau biaya juga meningkat), kurangi pengeluaran.
- Laporan Penghasilan . Jika Anda melihat bahwa pengeluaran tertentu meningkat sebagai persentase penjualan, tanyakan pada diri Anda mengapa itu meningkat. Jika peningkatan diperlukan, Anda mungkin ingin memotong pengeluaran untuk pengeluaran lain, untuk mempertahankan tingkat keuntungan Anda.
- Penuaan Piutang Usaha . Bersikap tegas dalam mengejar pembayar lambat. Semakin lama Anda membiarkan utang tidak terbayar, semakin kecil kemungkinan Anda akan menerima uang itu. Siapkan sistem pengumpulan, seperti yang saya bahas di atas, untuk memastikan Anda dibayar segera dan pembayar lambat tidak dibiarkan menganggap Anda tidak menginginkan uang Anda.
- Hutang Dagang . Bayar apa yang Anda bisa secepat mungkin. Cobalah membayar lebih awal untuk mendapatkan diskon. Jika Anda tidak dapat membayar semua tagihan Anda, bayarlah yang akan menyebabkan Anda terkena penalti, atau yang akan memengaruhi peringkat kredit Anda. Bahkan jika orang lain bertanggung jawab untuk membayar tagihan, Anda adalah orang yang bertanggung jawab untuk memastikan utang bisnis Anda dibayar.
Bahkan jika Anda tidak akrab dengan sistem keuangan, Anda harus dapat mengatur ini bergerak dan tetap berjalan. Bagian yang paling sulit adalah mengumpulkan informasi. Setelah Anda membentuk "kebiasaan pengumpulan," Anda akan menemukan sisanya akan datang bersamanya.
Ingat, CCRRA - Ambil informasi keuangan untuk bisnis Anda, Periksa setiap minggu, Catat dan Tinjau informasi setiap bulan, kemudian Bertindaklah seperlunya untuk menjaga agar situasi keuangan Anda tetap berjalan lancar. Jika Anda mengikuti sistem lima langkah sederhana ini, Anda akan meminimalkan “sampah” dan masalah yang menyertainya dan Anda akan memaksimalkan situasi keuangan Anda.
Sistem keuangan yang terorganisir dengan baik akan menjaga bisnis Anda tetap layak secara finansial selama bertahun-tahun yang akan datang.