Bagi banyak bisnis, departemen hutang dagang tidak mendapatkan banyak perhatian kecuali ada yang tidak beres. Namun, ada banyak hal yang bisa diperoleh dari departemen hutang yang dikelola dengan baik. Sebaliknya, ada banyak masalah yang bisa datang dari masalah yang hanya berjalan tertatih-tatih. Departemen ini sering memiliki pengaruh besar pada arus kas bisnis, dan ada peluang yang dapat diperoleh atau hilang dari mengambil keuntungan dari perjanjian pembayaran dengan pemasok.
Sebuah departemen hutang yang dikelola dengan baik harus dapat mengambil keuntungan dari diskon volume dan diskon pembayaran awal serta menentukan cara terbaik untuk menyimpan sebagian besar uang tunai yang tersedia untuk bisnis untuk pengeluaran dan investasi lainnya. Departemen ini juga harus dapat memastikan bahwa pemasok memenuhi kewajiban mereka berdasarkan perjanjian dan kontrak, jadi jika standar volume atau kualitas tidak dipenuhi, masalah diselesaikan dan tindakan korektif yang tepat diambil.
Masalah Pembayaran Akun Umum
Meskipun ada banyak kesempatan untuk memotong biaya dan membebaskan uang tunai, ada juga sejumlah hambatan yang dihadapi bisnis ketika mencoba untuk mencapai tujuan ini. Canon's 2014 Accounts Payable Optimization Study menemukan bahwa pemrosesan kertas adalah salah satu sumber masalah terbesar bagi banyak organisasi, dengan waktu yang diperlukan untuk menangani masalah faktur kertas menjadi masalah terbesar.
Sumber utama lain yang menjadi perhatian adalah:
- Memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu
- Memperlancar proses persetujuan faktur
- Memperoleh syarat pembayaran terbaik dengan pemasok dan memastikan bahwa kewajiban dipenuhi di kedua sisi
- Berurusan dengan berbagai sistem akuntansi dan faktur pemasok
- Merekam dan memverifikasi keamanan data dan transaksi
Banyak masalah yang tercantum dibuat lebih buruk atau dibuat oleh ketergantungan pada kertas faktur. Kehilangan dokumen adalah masalah yang sering terjadi di banyak organisasi, yang menyebabkan pembayaran terlambat atau tidak terjawab. Selain itu, sementara sejumlah bisnis tertarik untuk mendigitalkan dokumen mereka, mayoritas pemasok masih mengirimkan faktur kertas atau mengirimnya melalui faks.
Sebagian besar usaha kecil menangani dokumen hutang mereka sendiri, dan banyak dari ini dilakukan secara manual. Karena beberapa pemasok telah beralih ke penagihan elektronik, sebagian besar organisasi menghabiskan banyak tenaga manusia secara manual memasukkan data dan membuat salinan digital dokumentasi.
Penggunaan dokumentasi kertas sering memperlambat proses persetujuan faktur karena salinan harus dibuat dan dikirim ke anggota manajemen yang sesuai untuk ditinjau. Ketika dokumen tidak mudah diakses atau tersedia dalam format digital, itu adalah tantangan untuk menganalisis data dan memastikan bahwa perjanjian pembayaran terbaik diperoleh dan bahwa kewajiban dipenuhi. Tepat waktu dan perjanjian diskon pembayaran awal dapat dengan mudah hilang jika bisnis tidak dapat melakukan pembayaran ketika diminta, sehingga masalah yang terkait dengan dokumen dapat menjadi mahal.
Perbaikan dan Optimasi
Karena fakta bahwa sejumlah masalah yang terkait dengan pengelolaan departemen hutang yang tepat berasal dari akar permasalahan yang sama, ada juga beberapa penyesuaian yang dapat dilakukan oleh organisasi yang akan mengurus banyak masalah pada saat yang bersamaan. Tiga cara paling efektif yang dapat dilakukan bisnis untuk merampingkan proses departemen hutang mereka adalah:
- Gunakan pengenalan karakter objek untuk mendigitalkan dokumen
- Manfaatkan portal online yang dapat diakses oleh pemasok
- Buat alur kerja manajemen
OCR
Meskipun banyak perusahaan secara rutin memanfaatkan pemindai untuk membuat salinan digital dokumen, ini biasanya hanya melibatkan pembuatan gambar dokumen yang disimpan di komputer. Ini berarti bahwa informasi masih perlu dimasukkan secara manual ke dalam basis data, jadi sementara kehilangan catatan kurang dari masalah, itu masih memakan waktu.
Pengenalan karakter objek, atau OCR, melibatkan pemindaian dokumen dan mengambil data darinya. Data ini dapat ditambahkan secara otomatis ke database atau spreadsheet. Proses OCR membantu mengurangi masalah kesalahan entri data manual dan memungkinkan informasi untuk dimasukkan segera setelah dokumen diterima. OCR membutuhkan waktu yang sama untuk karyawan seperti memindai dokumen untuk membuat file gambar, dan umumnya tidak memerlukan langkah tambahan. Per Gartner, ada organisasi yang dapat memposting 80 persen atau lebih dari faktur mereka tanpa seorang karyawan harus terlibat langsung.
Portal Pemasok
Memperlancar proses untuk memasukkan faktur dan data ke dalam sistem terpusat dapat memungkinkan perusahaan untuk membuat atau memanfaatkan portal online yang memungkinkan bisnis dan pemasoknya untuk melacak pesanan, melihat faktur dan melihat kapan pembayaran dilakukan. Membuat data ini tersedia bagi sejumlah individu dalam suatu organisasi dapat membantu memastikan bahwa departemen hutang dagang memiliki pengawasan yang tepat, dan dapat membantu mempercepat waktu yang diperlukan untuk menyetujui faktur. Membiarkan pemasok mengakses portal memungkinkan bisnis ini untuk mengirimkan faktur dan melacak pembayaran serta diberi tahu tentang masalah apa pun dengan masalah pasokan yang diterima atau faktur.
Menetapkan Alur Kerja dan Proses
Namun organisasi memutuskan untuk menangani upaya pengelolaan data mereka, penting bahwa ada proses yang ditetapkan untuk mengelola akun dan pembayaran. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa operasi berfungsi dan mencari alternatif jika mereka rumit atau mengarah pada kesalahan atau penundaan. Menurut Deloitte, proses-proses ini harus merinci apa yang dilakukan departemen hutang ketika menerima faktur, bagaimana data dimasukkan dan dibagikan dan apa prosesnya untuk mendapatkan faktur yang disetujui. Harus ada pedoman untuk menentukan cara terbaik untuk menangani pembayaran berbagai jenis pemasok.
Sementara banyak pemasok menawarkan diskon untuk pembayaran dalam 30 atau 90 hari, itu mungkin tidak sepadan dengan diskon jika hal itu menghambat arus kas organisasi. Penting juga bahwa ada cara untuk memverifikasi bahwa baik perusahaan maupun pemasok memenuhi resep kontrak atau perjanjian. Menetapkan alur kerja untuk menangani masalah ini dapat membantu organisasi membuat pilihan yang tepat.
Ketika pemasok tidak melakukan pengiriman tepat waktu, dalam jumlah yang cukup atau jumlah stok yang sesuai, perusahaan mungkin tidak ingin membayar faktur sampai masalah ini diselesaikan. Alur kerja dapat menjadi penting dalam menetapkan apa yang harus dilakukan ketika masalah ini muncul. Selain itu, pembayaran kepada pemasok juga harus dilakukan tepat waktu untuk mencegah kehilangan diskon atau menimbulkan penalti untuk pembayaran terlambat. Setiap perjanjian pemasok harus didokumentasikan dan diperbarui saat hal-hal berubah, dan proses harus memastikan bahwa setiap akun ditangani dengan tepat.
Membuat alur kerja juga dapat membantu perusahaan:
Outsourcing
Menggitasi catatan, mengimplementasikan OCR, dan menggunakan portal yang dapat diakses oleh para pemasok mungkin bukan sesuatu yang diperlukan untuk bisnis yang lebih kecil, tetapi organisasi tidak boleh berasumsi bahwa biaya akan mencegah bisnis untuk dapat memanfaatkannya. Sementara biaya pengaturan dan pemeliharaan sistem elektronik mungkin mahal bagi banyak organisasi kecil dan menengah, melakukannya di rumah seringkali tidak diperlukan. Ada berbagai penyedia pihak ketiga yang organisasi dapat mengalihdayakan tugas-tugas ini. Organisasi dapat memperoleh bantuan yang dialihdayakan untuk segala hal mulai dari menyiapkan proses OCR hingga membantu perusahaan membuat alur kerja untuk menganalisis kontrak pemasok.
Sementara organisasi mungkin tidak dapat membayar biaya penerapan berbagai sistem TI sendiri, memiliki pihak ketiga menangani mereka seringkali sangat terjangkau. Bisnis akan perlu membandingkan biaya menggunakan pihak luar untuk mengembangkan sistem ini terhadap potensi penghematan dan nilai dari membebaskan uang tunai, tetapi outsourcing memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan teknologi dan sistem yang biasanya terlalu mahal.
- Pastikan bahwa pesanan pembelian dibuat untuk setiap pesanan baru
- Verifikasi bahwa produk yang sesuai faktur diterima dan memenuhi perjanjian kontrak
- Periksa catatan untuk memastikan bahwa pembayaran dilakukan, bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan bahwa mereka tidak diduplikasi
- Tentukan metode pembayaran faktur terbaik, seperti melalui EFT atau kartu kredit, untuk mengurangi biaya