Selama beberapa tahun, IRS telah memperlakukan pengeluaran telepon seluler untuk bisnis dan karyawan sebagai bagian dari kategori aset bisnis yang disebut properti terdaftar . Kategori aset ini termasuk aset yang dapat digunakan untuk keperluan pribadi dan bisnis, sehingga IRS membutuhkan pencatatan yang lebih rinci pada bagian bisnis untuk memisahkan penggunaan ponsel sebagai biaya bisnis yang dapat dikurangkan dari penggunaan pribadi.
Sebuah ketentuan dari Undang-Undang Pekerjaan Usaha Kecil tahun 2010 menghapus ponsel dari kategori properti yang terdaftar.
Ponsel adalah manfaat pinggiran
Meskipun IRS menghapus ponsel dari kategori properti yang terdaftar, itu tidak menghilangkan biaya ponsel dari kategori tunjangan . Sebagian besar bisnis dewasa ini mengharuskan karyawan yang melakukan perjalanan atau yang berada dalam posisi manajemen untuk memiliki telepon seluler.
Tetapi seberapa banyak penggunaan telepon seluler itu bersifat pribadi dan apakah penggunaan pribadi ini merupakan manfaat yang kena pajak bagi karyawan itu? IRS mengatakan bahwa ponsel yang disediakan pemberi kerja adalah tunjangan tambahan bagi karyawan, dan nilai telepon, termasuk biaya telepon dan biaya bulanan, dapat dikenakan pajak kepada karyawan kecuali dapat dibuktikan bahwa telepon ini digunakan terutama untuk tujuan bisnis. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Tetapi IRS juga mengatakan bahwa "ketika pemberi kerja memberikan karyawan dengan telepon seluler terutama untuk ... alasan bisnis , penggunaan bisnis dan pribadi telepon seluler pada umumnya tidak dapat dikenakan kepada karyawan.
IRS tidak akan memerlukan penyimpanan catatan penggunaan bisnis untuk menerima perawatan bebas pajak ini. "
Ponsel sebagai tunjangan kondisi kerja yang menguntungkan
IRS menyebut ponsel sebagai "kondisi kerja yang menguntungkan," yaitu, "setiap properti atau layanan yang diberikan kepada karyawan pemberi kerja sejauh itu, jika karyawan membayar untuk properti atau layanan tersebut, pembayaran tersebut akan diizinkan sebagai deduksi "sebagai beban bisnis biasa dan diperlukan .
Sebagai tunjangan kondisi kerja, penggunaan pribadi karyawan tidak memengaruhi kemampuan bisnis untuk mengurangi biaya telepon seluler yang terkait dengan bisnis, juga tidak dikenakan pajak kepada karyawan sebagai tunjangan tambahan.
Pertama, tujuan bisnis utama harus ditetapkan, agar biaya yang terkait dengan bisnis dapat dikurangkan dengan bisnis dan untuk menghindari penggunaan pribadi dari telepon yang diberikan majikan yang dikenakan pajak kepada karyawan. Penggunaan pribadi telepon seluler oleh non-bisnis tidak dapat dikurangkan sebagai pengeluaran bisnis perusahaan.
Jika Anda mengharuskan karyawan menggunakan telepon seluler untuk tujuan bisnis, penggunaan pribadi karyawan diperlakukan untuk tujuan pajak sebagai manfaat de minimus seperti yang didefinisikan oleh IRS. Ketentuan IRS ini berlaku untuk penggunaan telepon seluler yang disediakan pemberi kerja setelah 31 Desember 2009.
Tujuan bisnis untuk telepon seluler
"Biasa dan perlu" ditentukan oleh IRS dan berlaku untuk ponsel dengan cara tertentu. Contoh yang digunakan oleh IRS untuk menggambarkan "tujuan bisnis" adalah persyaratan oleh majikan untuk menghubungi karyawan selama jam-jam non-bisnis. IRS mengatakan bahwa memberikan ponsel untuk tujuan "moral atau niat baik", untuk menarik karyawan baru, atau untuk memberikan kompensasi tambahan kepada karyawan tidak dianggap "tujuan bisnis" dan tidak mengecualikan ponsel dari menjadi tunjangan.
Simpan Rekaman yang Baik untuk Penggunaan Ponsel
Mengambil ponsel dari kategori properti yang terdaftar tidak berarti Anda dapat mengabaikan masalah menyimpan catatan yang baik pada penggunaan pribadi ponsel. Anda masih harus dapat membuktikan bahwa telepon digunakan terutama untuk keperluan bisnis.
Apa yang harus dilakukan selanjutnya
Untuk menghindari masalah audit pajak dan mematuhi hukum terkait penggunaan ponsel yang terkait dengan bisnis, diskusikan masalah tersebut dengan penasihat pajak Anda. Beberapa ukuran yang Anda mungkin ingin pertimbangkan:
- Batasi telepon seluler hanya kepada karyawan yang harus memilikinya untuk melakukan tugasnya dengan benar, seperti perwakilan penjualan luar, manajer yang sering bepergian, dan eksekutif.
- Simpan log telepon seluler karyawan untuk memverifikasi penggunaan bisnis. Jika ini memberatkan, temukan cara untuk mengakses log telepon seluler online melalui operator Anda, sehingga Anda dapat mengambilnya jika perlu.
- Perlu bahwa karyawan dengan ponsel yang disediakan perusahaan memiliki ponsel lain untuk penggunaan pribadi.
Baca lebih lanjut tentang IRS tentang Perlakuan Pajak atas Telepon Seluler yang Diberi Pemberi Kerja.