Faktur, kadang disebut faktur penjualan, adalah dokumen yang dikirim oleh penyedia produk atau layanan kepada pembeli. Faktur menetapkan kewajiban pada bagian pembeli untuk membayar, menciptakan piutang . Dengan kata lain, faktur adalah verifikasi tertulis dari perjanjian antara pembeli dan penjual barang atau jasa.
Faktur merupakan bagian penting dari sistem pembukuan dan pencatatan akuntansi bisnis Anda karena mereka mencatat transaksi penjualan.
Apa yang Termasuk dalam Faktur?
Bagian yang biasa dalam faktur termasuk:
- Tanggal saat faktur dibuat. Jangan lupakan ini! Tanggal faktur mulai jam berdetik pada pelanggan. Jika Anda memiliki ketentuan (batas waktu untuk pembayaran), Anda ingin memasukkan tanggal sehingga semua orang tahu kapan pembayaran jatuh tempo.
- Nama dan alamat pelanggan dan pemasok. Jika Anda membuat faktur dalam perangkat lunak akuntansi, Anda mungkin hanya memerlukan alamat email pelanggan, tetapi masih merupakan ide yang bagus untuk mengumpulkan dan menyertakan alamat fisik, jika Anda perlu mengirim surat atau dokumen nyata.
- Hubungi nama - nama individu di dua bisnis (atau bisnis dan individu). Ini adalah aturan hubungan pelanggan yang baik untuk memastikan Anda mengeja nama dengan benar.
- Deskripsi barang yang dibeli , baik produk atau layanan, termasuk harga dan kuantitas. Seringkali Anda akan memiliki deskripsi item standar dan nomor inventaris. Tetapi harus sespesifik dan sedetail mungkin, ketika Anda membuat faktur. Ini menghindari kebingungan dan masalah "Saya tidak tahu".
- Syarat pembayaran. Misalnya, penyedia mungkin menentukan "bersih 30 hari," yang berarti bahwa seluruh jumlah tersebut jatuh tempo dalam 30 hari.
Cara Menagih Pelanggan
Anda mungkin menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis online , atau mungkin Anda menggunakan faktur pra-cetak yang akan Anda selesaikan. Prosesnya bekerja dengan cara yang sama untuk kedua proses faktur.
Anda akan menyiapkan faktur hanya setelah Anda mengirim atau mengirim produk atau layanan kepada pelanggan.
- Mulailah dengan mengidentifikasi pelanggan . Dalam beberapa kasus, Anda mungkin juga ingin mengidentifikasi sub-pelanggan atau pekerjaan dalam file pelanggan itu.
- Sertakan nomor dokumen sebelumnya yang terkait dengan penjualan ini, termasuk setiap pesanan pembelian atau perjanjian penjualan atau perkiraan.
- Identifikasi barang yang dijual dan dikirim . Biasanya, Anda akan memasukkan nama produk atau layanan, kuantitas (atau waktu, untuk layanan) dan tarif (per item atau per jam). Jika Anda menggunakan perangkat lunak online, total untuk setiap item dihitung. Ini adalah tempat di mana Anda mungkin perlu mengklasifikasikan suatu barang sebagai " kembali dipesan ."
- Setiap item mendapatkan barisnya sendiri, dan total semua baris ditambahkan.
- Selanjutnya, Anda akan memasukkan informasi setiap setoran yang sudah dilakukan oleh pelanggan atau diskon apa pun yang diterapkan ke faktur ini.
- Anda mungkin ingin menawarkan kepada pelanggan metode pembayaran yang berbeda, mungkin memberikan diskon untuk membayar tunai.
- Sertakan persyaratan pengiriman untuk produk yang dikirim. Ada dua jenis: FOB shipping point atau FOB destination. (F OB singkatan dari "gratis on board." ) Jika syaratnya adalah titik pengiriman FOB, pengirim (itulah penjual) membayar biaya pengiriman. Jika syaratnya adalah tujuan FOB, pembeli membayar pengiriman. Ini juga merupakan ide yang baik untuk dicatat jika pelanggan mengambil barang atau barang, jika ada pertanyaan tentang barang yang diterima.
- Sertakan persyaratan penjualan. Artinya, kapan Anda ingin pembeli membayar dan apakah Anda akan memberikan diskon untuk pembayaran awal? Istilah tersebut dinyatakan seperti 2/10 Net / 30 ini. Itu berarti Anda akan memberikan diskon 2% jika pembayaran diterima dalam 10 hari, dan seluruh saldo jatuh tempo dalam 30 hari.
Faktur dapat dikirim melalui pos atau diemail atau dikirim melalui faks ke pelanggan.
Ketika pelanggan membayar, nomor faktur harus dicatat pada tanda terima penjualan dan dicocokkan dengan tanda terima penjualan dalam perangkat lunak akuntansi Anda, jadi jelas bahwa faktur telah dibayar. Pembayaran mengambil jumlah terutang dari akun piutang Anda.
Faktur vs. Pesanan Pembelian
Faktur terkadang membingungkan dengan pesanan pembelian . Pesanan pembelian (PO) sebelum transaksi, dan faktur adalah setelah transaksi. Pesanan pembelian mencatat pesanan oleh pelanggan ke vendor atau pemasok.
Sebuah faktur, di sisi lain, mencatat penerimaan produk atau layanan dan, sebagaimana disebutkan di atas, ketentuan pembayaran. Pesanan pembelian digunakan oleh banyak perusahaan sebagai bagian dari proses persetujuan. Beberapa perusahaan memerlukan pesanan pembelian untuk produk atau layanan dalam jumlah tertentu.
Faktur vs. Tagihan
Perbedaan antara faktur dan tagihan adalah fokus dan sudut pandang. Faktur dibuat oleh pemasok, dan merupakan pernyataan layanan atau produk yang dihasilkan dan dikirimkan ke pelanggan, termasuk jumlah terutang. Faktur dapat dibuat sebelum atau setelah produk atau layanan diterima. Merupakan hal yang umum untuk faktur untuk disertakan dengan produk yang dikirim, sehingga penerima dapat memeriksa barang-barang untuk memastikan semuanya ada di sana.
Tagihan adalah permintaan untuk pembayaran. Tagihan biasanya dianggap dari sudut pandang pelanggan. Sudah biasa menerima tagihan tanpa faktur, seperti di restoran atau toko ritel. Tagihan biasanya diberikan dengan harapan pembayaran langsung.
Beberapa Contoh Faktur
Faktur contoh ini mencakup informasi Kanada, tetapi ini akan memberi Anda gambaran tentang apa yang termasuk dalam faktur .
Berikut adalah beberapa petunjuk langkah demi langkah untuk membuat faktur.