Pedoman Template Faktur untuk Penulis Freelance

Apa yang Perlu Anda Ketahui tentang Faktur

Ketika saya menyewa penulis baru ( yang kadang-kadang saya lakukan untuk pekerjaan volume ), saya sering harus menjelaskan kepada mereka betapa sederhananya sebuah faktur. Sulit untuk membaca nada di beberapa email, tetapi saya pikir beberapa dari mereka mungkin panik ketika saya mengatakan bahwa saya menginginkan faktur. Tidak perlu panik!

Untuk Apa Mereka Membutuhkannya?

Faktur memiliki beberapa tujuan. Bukan hanya katalis yang membuat Anda dibayar, meskipun saya berani mengatakan itu adalah peran # 1, ya?

Tetapi faktur itu sering dibutuhkan oleh pembeli karena alasan lain. Mereka membutuhkan catatan itu. Mereka perlu membuktikan bahwa mereka membayar Anda, sering sehingga mereka dapat menghapus pembayaran Anda . Dalam tahun-tahun saya menulis, saya hanya punya satu klien, sebuah majalah, yang tidak memerlukan faktur. Saya tidak yakin mengapa atau bagaimana mereka mengaturnya.

Jenis Faktur / Perangkat Lunak

Dalam artikel asli yang saya tulis tentang faktur, saya menyatakan bahwa saya hanya menggunakan dokumen Word. Jika saya punya waktu, saya akan mengubahnya ke PDF, tetapi itu tidak selalu terjadi. Praktik umum lainnya yang pernah saya lihat adalah menggunakan spreadsheet Excel untuk menghasilkan faktur. Tapi satu pertimbangan penting yang saya tidak menyebutkan saat itu adalah banyaknya perangkat lunak akuntansi di luar sana. Karena opsi-opsi bisnis kecil yang terjangkau seperti Freshbooks atau Quickbooks , Anda mungkin tidak perlu membuat faktur sendiri. Saya telah mendengar hal-hal luar biasa tentang aplikasi ini, tetapi belum memeriksanya.

Pikiran? Pastikan untuk meninggalkan pemikiran di posting blog saya tentang subjek.

Apa yang Harus Disertakan

Sejak artikel asli itu, saya telah mengklarifikasi beberapa bagian yang lebih penting dari faktur penulisan. Tentu saja, melalui trial and error.

• Nama dan alamat surat Anda harus tepat di bagian paling atas sehingga cek dapat menghubungi Anda dengan sangat cepat, dan sehingga Anda tidak mengirim email seminggu dari sekarang memintanya.

• Jangan sertakan logo untuk tujuan branding (jika Anda memilikinya).
• Tanggapi faktur sialan! Beberapa perusahaan dan penerbit memiliki periode tunggu wajib pada faktur Anda - 30 hari, bahkan 60 hari - dan Anda ingin tanggal yang tepat di sana. Sekali lagi, ini semua tentang menghindari keterlambatan pembayaran.
• Jika Anda melakukan banyak proyek untuk klien ini, beri nama! Gunakan beberapa ungkapan yang menunjukkan proyek ini dari yang sebelumnya atau sesudahnya. Ini akan membatasi mix-up dan (Anda dapat menebaknya) membuat Anda membayar tepat waktu.
• Jalankan instruksi pembayaran yang jelas. Jika Anda menginginkan pemeriksaan kertas, apakah itu harus dibuat untuk Anda atau bisnis Anda? Jika Anda menginginkan pembayaran Paypal, maka, tentu saja, termasuk informasi yang relevan.
• Beberapa perusahaan dan penerbit besar hanya akan merujuk ke faktur Anda dengan nomor faktur. Kadang-kadang mereka bahkan mendikte nomor itu atau konvensi nomor Anda. Jika tidak, saya cukup menggunakan tanggal: Faktur # 112811.
• Di atas mewakili beberapa tahun tari faktur. Pastikan untuk membaca dasar-dasar apa yang harus dimasukkan pada faktur tulisan Anda di sini.

Tips untuk Penulis Faktur

Saya pernah mendengar dari beberapa klien bahwa mereka tidak perlu perincian panjang yang saya masukkan dalam faktur sebelumnya. Pada saat yang sama, saya menemui klien yang meminta saya untuk memecah faktur saya menjadi bagian-bagian yang sangat spesifik.

Ketika datang untuk menghasilkan faktur, penting untuk diingat bahwa Anda tidak menghasilkan uang dengan melakukan hal ini. Jadi, tetap sederhana dan cepat. Saya suka ide ini dari Kamis Bram di Women on Writing. Dia mengatakan dia membuat faktur set, pada satu hari dalam seminggu. Anda juga dapat membuat template, menyimpannya, dan menggunakannya kembali.

Berikut beberapa kiatnya:

1. Tetap dengan apa yang Anda ketahui. Saya tidak tahu banyak penulis yang tidak dapat menggunakan Microsoft Word dan / atau Penerbit dalam tidur mereka, jadi pertimbangkan untuk menggunakan salah satu template yang disediakan dengan sistem perangkat lunak ini untuk membuat faktur Anda.

2. Beri merek. Anda ingin majikan ini mengingat Anda di masa depan seandainya mereka memiliki posisi menulis lain yang tersedia. Jika Anda memiliki logo, atau bahkan font, kutipan atau tata letak tertentu yang unik untuk layanan khusus Anda, pertimbangkan untuk menggunakannya di faktur Anda. Paling tidak, Anda harus memasukkan nama, alamat, dan informasi identifikasi lainnya di header faktur Anda.

1. Berikan detailnya. Bagian utama faktur harus merinci layanan yang Anda berikan. Jika Anda menyelesaikan layanan melalui tarif per jam, pastikan untuk menyebutkan jumlah jam kerja. Jika Anda menyelesaikan proyek per halaman atau per kata, berikan juga detailnya. Anda harus memerinci secara persis apa yang Anda lakukan, bagaimana, dan untuk berapa lama.

2. Tarik keluar. Sertakan kolom per charge yang mengutip tarif Anda (yaitu, sen per kata atau dolar per jam), dan kemudian tarik ke kolom biaya total. Ini tidak hanya membantu menghilangkan kesalahan atau kesalahan ketik matematika, tetapi juga memberikan kepada klien cara mudah untuk memperkirakan biaya mempekerjakan Anda untuk pekerjaan di masa depan juga!

3. Tebalkan totalnya. Buatlah jumlah besar yang mudah bagi departemen akuntansi untuk ditemukan; mungkin Anda akan dibayar jauh lebih cepat!

4. Kutiplah istilah Anda. Mudah-mudahan, ini tidak akan menjadi kejutan bagi klien Anda, karena istilah umumnya dibahas sebelumnya. Apa pun yang Anda setujui, dengan lembut ingatkan majikan Anda dengan menambahkan satu kalimat di bawah jumlah total yang ada. Contoh: Total karena 10 hari bersih.

5. Proofread. Dan kemudian mengoreksi lagi! Sekarang bukan waktu untuk keluar dan kehilangan akun potensial di masa depan. Pastikan faktur Anda sempurna dan sempurna seperti proyek Anda sebelum Anda menyerahkannya.

6. Dibayar. Rayakan kesuksesan Anda!