Pilihan Sangat Baik untuk Intranet Perusahaan - Tidak Diperlukan Kode
Harap perhatikan bahwa artikel ini mengasumsikan Anda telah menyelesaikan pengaturan dasar untuk Aplikasi Google Bisnis dan siap untuk mulai menyiapkan berbagai aplikasi seperti Google Sites.
Jika tidak, lihat artikel saya:
- Memulai Dengan Google Apps for Business: Pendaftaran Google dan
- Cara Menyiapkan Aplikasi Bisnis Google .
Google Sites
Situs Google memungkinkan Anda membuat situs web internal untuk organisasi Anda atau situs web eksternal untuk seluruh Web tanpa harus tahu HTML (intranet dan extranet, dengan kata lain).
Ketika Anda pertama kali membuat situs Google, Anda akan ditanya jenis situs web apa yang ingin Anda buat; intranet perusahaan, ruang kelas, klub, toko ritel, dokter atau dokter gigi kantor dan restoran adalah beberapa template yang dapat Anda pilih setelah Anda membuat keputusan dasar untuk memilih situs web atau situs web bisnis .
Ini adalah hal terbaik tentang Google Sites; betapa mudahnya mengatur izin dan membuat situs web untuk audiens yang berbeda. Pada dasarnya, hanya dengan memilih tombol radio, Anda hanya dapat membiarkan individu tertentu memiliki akses ke situs yang Anda buat, membuatnya dapat diakses oleh semua orang di perusahaan Anda, beberapa orang yang Anda pilih, atau menjadikannya publik dan dapat diakses oleh semua orang.
Anda harus ingat bahwa Google Sites adalah alat untuk membuat situs web sederhana. Jika Anda ingin membuat situs e-dagang berfitur lengkap atau situs web yang terintegrasi dengan basis data, aplikasi pembuatan situs web ini bukan untuk Anda.
Cara Membuat Situs Google
1) Setelah Anda masuk ke Google, klik ikon Google Apps di kanan atas halaman Anda untuk memunculkan semua aplikasi berbeda yang tersedia untuk Anda dan kemudian klik ikon Situs biru.
Anda akan melihat halaman yang berjudul Pengaturan situs muncul dengan dua tombol, tombol 'Buat' merah dan tombol 'Batal'.
Di bawah dua tombol, Anda akan melihat sepasang ikon kotak besar; Anda dapat memilih untuk menggunakan 'Templat kosong' atau 'Jelajahi galeri untuk lebih banyak lagi'. Mengeklik 'Jelajahi Galeri untuk lebih banyak' akan membawa Anda ke halaman Pilih Templat Situs di mana Anda dapat memilih dari daftar kategori atau pencarian berdasarkan topik untuk melihat berbagai templat yang mungkin Anda gunakan.
Templat situs Google dapat dilihat berdasarkan kategori, seperti Kolaborasi bisnis, kegiatan dan acara, pribadi dan keluarga, pemerintah dan nirlaba. Kategori kolaborasi Bisnis menawarkan templat seperti situs profesional, situs pelatihan, situs intranet, pelacakan proyek, dll.
Anda dapat melihat pratinjau template sebelum Anda memilihnya; klik pada 'Gunakan template' ketika Anda telah membuat pilihan Anda. Pilihan tema situs juga tersedia.
Pilih satu dan kemudian isi nama untuk situs web baru Anda di kotak 'Beri nama situs Anda'.
Di bawah kotak itu, Anda akan melihat kotak 'Lokasi situs' tempat Anda akan melihat URL (alamat web) dari situs baru Anda dan di bawahnya, opsi menu lainnya, 'Pilih tema' dan 'Opsi lainnya'.
Anda hanya akan ingin menggunakan opsi 'Pilih tema' jika Anda awalnya memilih untuk pergi dengan template Kosong.
Jika Anda memilih template tertentu, klik 'Opsi lainnya' untuk membuka menu dan isi 'Kategori situs' dan 'Deskripsi situs' untuk situs web baru Anda.
2) Klik 'Buat' untuk membuat situs Google.
Kembali ke bagian atas halaman dan tekan tombol 'Create' besar dan voila! Ada situs baru Anda, siap untuk Anda sesuaikan.
Saya memilih template situs Intranet Google.
3) Edit situs Anda sesuai keinginan.
Di bagian kanan atas template apa pun yang Anda pilih untuk memuat, Anda akan melihat empat ikon kotak, pensil, halaman, gigi dan ikon bagikan.
Klik yang pertama, pensil untuk membuat halaman Anda dapat diedit. Kemudian mengklik elemen apa pun di halaman yang ingin Anda kerjakan akan memungkinkan Anda melakukan perubahan.
Klik pada ikon halaman untuk menambahkan halaman ke situs web Anda.
(Kiat dasar: Semakin terang latar belakang, semakin baik jika Anda ingin menggunakan teks hitam - dan Anda mungkin melakukannya karena teks hitam lebih mudah dibaca, terutama bagi siapa pun yang memiliki mata 'menua'.)
4) Berikan izin.
Setelah situs Anda terlihat seperti yang Anda inginkan, klik tombol bagikan di kanan atas layar Anda.
Pada halaman yang muncul, Anda akan melihat 'Tautan untuk berbagi' dengan URL situs Anda di kotak, dan kemudian judul 'Siapa yang memiliki akses' dengan daftar di bawahnya. Daftar pertama akan memiliki kata 'Ubah' dengan warna biru di sebelahnya.
Klik kata 'Ubah' untuk mengubah tingkat izin. Anda dapat membagikan halaman dengan:
Publik di web: Siapa pun yang memiliki URL atau alamat situs web dapat menemukan dan melihat situs Anda. Tidak perlu masuk.
Siapa saja dengan tautan: Siapa pun yang memiliki tautan dapat mengakses. Tidak perlu masuk.
Dibagikan secara pribadi: Hanya orang yang diberi izin secara tegas yang dapat mengakses. Harus masuk.
Anda juga dapat memilih untuk membagikan situs Anda dengan orang-orang tertentu yang Anda beri nama.
Klik 'Simpan' setelah selesai.
Komentar atau Tips tentang Menggunakan Situs / Situs Google
Butuh waktu paling lama untuk mencari tahu cara mengedit berbagai halaman / bagian dari Templat situs Intranet Google. Halaman template rumah memiliki hyperlink ke masing-masing halaman yang berbeda dari situs web, seperti kalender, pengumuman, dll.
Ketika saya mengikuti tautan ini, saya terus ingin mengeklik dan mengganti teks placeholder - dan tidak ada yang terjadi. Dan tidak ada petunjuk di mana pun di halaman templatenya tentang cara menggunakannya. (Google yang terhormat - kotak penampung besar di dekat bagian atas halaman yang telah Anda isi dengan teks sampah akan menjadi tempat yang sangat baik untuk memasukkan beberapa instruksi.)
Umumnya, menggunakan template Google Sites tidak terlalu intuitif. Salah satu halaman dari templat situs Intranet Google adalah Kalender. Saya ingin menanamkan Kalender yang dapat diakses dan diperbarui oleh semua staf usaha kecil saya.
Tapi bahkan setelah saya tahu bahwa saya harus mengklik pada ikon 'Edit halaman' di bagian kanan atas halaman dan memindahkan halaman ke dalam mode pengeditan sebelum saya dapat melakukan apa pun, butuh sedikit cobaan dan kesalahan untuk mencari tahu cara mendapatkan kalender yang saya inginkan di mana saya menginginkannya.
Klik kiri pada placeholder kalender Google tidak melakukan apa-apa. Klik kanan tidak melakukan apa-apa.
Sebaliknya, saya menemukan bahwa saya harus menggunakan menu 'Sisipkan' di bagian kiri atas halaman web (menu yang hanya muncul ketika halaman dalam mode pengeditan) dan kemudian pilih 'Kalender' dari menu drop-down yang dihasilkan, yang memungkinkan saya untuk memilih kalender yang ingin saya masukkan.
Penyisipan Kalender berfungsi seperti jimat dan dapat dilihat oleh minggu, bulan, atau agenda dan dapat dicetak - tetapi tampaknya tidak memiliki fitur interaktif yang tersedia langsung di halaman web yang ditampilkan. Saya berharap bahwa saya dan staf lain akan dapat mengklik entri acara Kalender untuk memodifikasinya, melihat detail, atau bahkan menunjukkan kehadiran, tetapi sekali lagi, mengklik entri Kalender tampaknya tidak melakukan apa-apa. Mungkin ada beberapa Aplikasi atau fitur Google tertentu yang tidak saya miliki yang melakukan hal ini yang tidak saya ketahui.
Salah satu fitur kerangka Situs Google yang sangat berguna bagi saya adalah kemampuan untuk menemukan dan kembali dengan mudah ke versi sebelumnya. Pada suatu waktu ketika saya mencoba untuk menyesuaikan Direktori, saya berhasil entah bagaimana menghapus placeholder serta teks di dalamnya. Di bawah tombol 'Lainnya' di kanan atas layar, saya hanya memilih 'Riwayat revisi', memunculkan daftar revisi dan membuatnya mudah untuk memilih satu sebelum saya mengacaukannya.
Seperti setiap aspek Google Apps lainnya yang saya alami sejauh ini, Google Sites terganggu oleh kegagalan kecil yang konstan. Misalnya, ketika mencoba untuk menyesuaikan halaman Kontak dari template Intranet, yang terdiri dari judul, text placeholder, dan formulir spreadsheet, saya tidak bisa mendapatkan formulir Spreadsheet untuk berfungsi dengan benar. Di tampilan Edit, pesan kesalahan "menyalin dari templat situs gagal: coba salin lagi".
Saya tidak keberatan kesalahan sesekali, tetapi kegagalan berulang semacam ini benar-benar menjengkelkan. Google benar-benar perlu meluangkan waktu untuk membersihkan aplikasi ini; setelah semua, aplikasi ini adalah bagian dari rangkaian aplikasi yang dirancang untuk penggunaan bisnis yang orang bayar.
Nilai saya untuk Google Sites - B. Menggunakan Google Sites untuk menyesuaikan situs tentu tidak intuitif dan Anda perlu ingat bahwa ini adalah alat untuk membuat situs web dasar, tetapi membuat situs itu mudah dan kesederhanaan pengaturan izin sangat mengesankan.
Baca Lebih Banyak Artikel dalam seri ini di Aplikasi Bisnis Google