Agenda Pertemuan Sampel Ini Menyelenggarakan Pertemuan Anda
Anda sudah banyak memikirkan apa yang ingin Anda dapatkan dari memiliki Dewan Penasehat dan menantikan saran dan keahlian yang dapat diberikan oleh anggota Dewan Penasihat Anda dalam berbagai aspek bisnis Anda seperti manajemen , pemasaran , akuntansi , kepegawaian , layanan pelanggan , teknologi, dll.
Jadi, Anda ingin memastikan bahwa tepat pada pertemuan pertama ini, Anda membiarkan anggota Dewan Penasehat Anda berkontribusi.
Rencanakan Pertemuan di Sekitar Masalah atau Topik Diskusi
Karena itu, pertemuan pertama Anda, seperti semua pertemuan Dewan Penasehat, perlu direncanakan seputar pertanyaan atau masalah. Anda mungkin merasa paling mudah menyatakan masalah sebagai tujuan . Misalnya, "Kami ingin meningkatkan penjualan kami sebesar 25% pada kuartal berikutnya. Bagaimana kami bisa melakukan ini?" Atau Anda mungkin menyatakan topik untuk diskusi lebih umum: "Bagaimana kita dapat memotong biaya bisnis kita ?" atau "Bagaimana kami dapat meningkatkan produktivitas atau bagaimana kami dapat meningkatkan layanan pelanggan ?"
Kumpulkan Bahan Latar Belakang yang Relevan
Setelah Anda memutuskan topik diskusi, saatnya untuk mengumpulkan materi yang dibutuhkan anggota Dewan Penasihat Anda.
Karena ini adalah pertemuan Dewan Penasihat pertama, Anda harus menyertakan rencana bisnis dan dokumen lain yang berkaitan dengan topik diskusi, seperti bagan, grafik, dan lembar fakta yang menggambarkan latar belakang topik diskusi.
Jika memungkinkan, Anda harus mengirimkan salinan dokumen-dokumen ini kepada semua anggota Dewan Penasehat dua minggu sebelumnya, bersama dengan salinan agenda.
Buat Agenda Rapat
Di bawah ini adalah contoh Agenda (dengan komentar untuk menjalankan rapat secara efisien) yang mungkin ingin Anda gunakan untuk pertemuan Dewan Penasihat pertama Anda.
Perhatikan bahwa setiap item agenda diberi batas waktu; membangun jadwal waktu ke pertemuan Anda dan berpegang teguh pada itu memastikan bahwa pertemuan Anda tidak macet dan merangsang diskusi pada topik.
Buat Pengaturan untuk Merekam Menit Pertemuan
Anda juga akan ingin membuat beberapa pengaturan untuk merekam notulen rapat. Jangan mencoba melakukan ini sendiri; Anda harus dapat berpartisipasi sepenuhnya dan mendengarkan serta berkontribusi dengan baik adalah pekerjaan penuh waktu. Jika Anda tidak memiliki seseorang yang dapat hadir dan melayani sebagai sekretaris, mintalah izin dari anggota Dewan Penasehat Anda untuk mencatat pertemuan tersebut.
Lakukan Penyegaran Tersedia
Memiliki minuman yang tersedia adalah ide yang bagus. Kopi, teh, air, jus dan camilan sehat seperti buah atau muffin adalah sentuhan yang bagus dan selalu diterima di pertemuan. Setelah pertemuan pertama Anda, Anda akan memiliki rasa preferensi hadir untuk minuman dan makanan ringan dan dapat merencanakan sesuai untuk pertemuan berikutnya.
Bersantai!
Di atas segalanya, jangan khawatir tentang presentasi Anda. Anda ada di sana untuk berbagi visi dan harapan untuk perusahaan Anda dan mencari saran, bukan untuk mengesankan siapa pun dengan efek presentasi multimedia.
Tujuan jangka panjang Anda adalah untuk membangun hubungan kerja kepercayaan dengan anggota Dewan Penasihat Anda, jadi fokuslah pada memastikan bahwa anggota Dewan Penasehat Anda pergi dengan perasaan bahwa mereka telah didengar dan bahwa mereka telah berkontribusi pada manajemen perusahaan Anda. - dan menantikan pertemuan Dewan berikutnya.
Saya telah memasukkan komentar dalam Agenda Rapat Dewan Penasihat Sampel ini untuk memandu Anda melalui proses pertemuan. Jangan ragu untuk mencetak agenda ini dan menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda - Anda dapat menyalinnya langsung ke Word, Excel atau dokumen kantor yang serupa dengan memilih teks dan menggunakan salin / tempel (menggunakan Windows, buat garis besar teks untuk dipilih dengan mouse , dan tekan CTRL-C untuk menyalin dan CTRL-V untuk menempel).
Nama Perusahaan Anda - (Isi)
Jadwal acara
Tanggal - (Isi)
Lokasi - (Isi)
| Awal / Akhir Waktu | Aktivitas |
| 10:00 - 10:05 pagi | Introduksi (Dengan asumsi anggota Dewan Penasihat Anda belum pernah bertemu, perkenalkan diri Anda dan semua anggota Dewan, berikan garis besar singkat keahlian mereka.) |
| 10:05 - 10:10 pagi | Mengapa Dewan Penasehat? (Pernyataan singkat tentang bagaimana Anda melihat Dewan Penasihat beroperasi dan kontribusi yang Anda harap Dewan Penasehat dapat berikan kepada perusahaan Anda. Sertakan detail seperti seberapa sering Dewan akan bertemu.) |
| 10:10 - 10:20 pagi | Pertanyaan (Jika ada. Jika tidak ada, tanyakan kepada Anggota Dewan Anda bagaimana mereka melihat operasi Dewan Penasehat dan bagaimana mereka berharap untuk berkontribusi.) |
| Topik Diskusi: (Masukkan Pertanyaan / Pernyataan Masalah Anda di sini.) | |
| 10:20 - 10:25 pagi | Presentasi Topik Diskusi (Garis besar sejarah topik dan bagaimana hal ini memengaruhi perusahaan; menahan diri untuk tidak memberikan pandangan / solusi Anda saat ini.) |
| 10:25 - 11:35 | Diskusi (Anda ingin menjaga ide mengalir pada tahap ini; jangan menolak atau mengabaikan ide pada saat ini. Jangan berkontribusi ide / pandangan Anda juga.) |
| 11:35 - 11:50 | Proposal / Resolusi (Mengevaluasi gagasan yang telah didengar kelompok dan memilih "solusi" terbaik.) |
| 11:50 - 11:55 | Ringkasan (Ringkaskan topik, diskusi, dan hasil untuk kelompok dan beri tahu mereka apa yang Anda rencanakan.) |
| 11:55 | Penundaan |
Tanggal Pertemuan Berikutnya - (Isi)
Jika Anda menggunakan jadwal waktu ini, ini adalah waktu yang tepat untuk membawa anggota Dewan Penasehat Anda keluar untuk makan siang yang baik (terutama jika makanan ringan belum disajikan selama pertemuan). Ingat bahwa rapat sudah selesai dan makan siang seharusnya menjadi acara sosial!
Pertahankan Rapat Singkat
Anda seharusnya tidak pernah memiliki pertemuan Dewan Penasehat yang berjalan lebih dari dua jam. Dua jam sudah cukup lama bagi kebanyakan orang untuk memberikan perhatian penuh pada tugas yang ada.
Mulailah Pertemuan Masa Depan Dengan Tinjauan Topik Diskusi Sebelumnya
Dalam pertemuan di masa depan, Anda harus mulai dengan ulasan tentang apa yang telah Anda lakukan tentang topik yang dibahas dalam pertemuan terakhir, dan undanglah komentar anggota Dewan Penasehat Anda tentang tindakan perusahaan Anda.
Karena "bertemu dan menyapa" tidak memungkinkan, Anda mungkin ingin memiliki dua topik diskusi di pertemuan Dewan Penasehat Anda di masa depan. Anda bahkan dapat memiliki tiga jika Anda pikir mereka akan cocok dengan format dua jam. Tetapi Anda seharusnya tidak memiliki lebih dari tiga.