Tingkatkan Kesempatan Anda untuk Sukses
Sebelum mempelajari cara menangani keluhan penyewa, berikut dua hal yang perlu diperhatikan :
- Setiap Situasi Adalah Unik : Orang memiliki kepribadian yang berbeda dan titik pemicu yang berbeda, sehingga bisa sulit untuk mengukur bagaimana seseorang akan bereaksi ketika bertemu dengan konflik.
- Jangan Tempatkan Diri Anda dalam Situasi di mana Anda Merasa Tidak Aman: Jika Anda merasa keselamatan Anda terancam, Anda harus melepaskan diri dari situasi tersebut. Mudah-mudahan, itu tidak pernah sampai ke titik ini, tetapi jika itu terjadi, Anda harus pergi dan berkonsultasi dengan pihak yang berwenang, jika perlu. Tidak ada gunanya menempatkan hidup atau karir Anda dalam bahaya karena konflik penyewa.
5 Langkah untuk Berhasil Menangani Keluhan Penyewa
Ada banyak hal yang dapat dikeluhkan oleh penyewa. Terlepas dari apa keluhannya, Anda tidak boleh mengubah cara Anda, sebagai tuan tanah, menanggapi keluhan.
Bersikap pengertian, tenang, dan profesional akan memiliki pengaruh besar dan kemampuan Anda untuk menyelesaikan masalah dengan sukses. Meskipun Anda mungkin harus menyesuaikan respons Anda sedikit tergantung pada jenis keluhan, ada langkah-langkah tertentu yang harus selalu Anda ambil.
Langkah 1: Dengarkan Keluhan
Salah satu cara untuk mencapai resolusi yang sukses adalah dengan benar-benar mendengarkan apa yang dikatakan penyewa Anda.
Menghormati dan memahami masalah penyewa dapat membantu menjaga penyewa tetap tenang dan akan membantu Anda lebih menerima masalah mereka.
Misalnya, Anda mungkin menyadari kebocoran atap kecil yang terjadi di kamar mandi ketika ada hujan lebat. Jika penyewa menelepon untuk memberi tahu Anda bahwa ada kebocoran di kamar mandi mereka, Anda dapat menganggapnya sebagai kebocoran yang sudah Anda ketahui yang perlu diperbaiki.
Namun, jika Anda tidak mengajukan pertanyaan mengenai lokasi persis kebocoran dan kekuatan aliran air, Anda akan gagal untuk menyadari bahwa ini bukan kebocoran yang sudah Anda ketahui, itu sebenarnya adalah pipa semburan yang perlu diperbaiki segera. Jadi, Anda harus selalu mendengarkan dengan cermat keluhan penyewa yang sebenarnya dan mengajukan pertanyaan lanjutan sehingga Anda tahu persis apa yang sedang terjadi.
Langkah 2: Bersiaplah
Jika penyewa merasa seolah-olah Anda tidak pernah ada, mereka akan mudah frustrasi. Ini bukan untuk mengatakan bahwa penyewa harus dapat menghubungi Anda 24 jam sehari, setiap hari dalam seminggu.
Anda harus memiliki jam kerja normal ketika penyewa dapat menghubungi Anda, misalnya dari pukul 09.00 hingga 18.00 pada hari kerja. Selama jam-jam ini, Anda harus siap menanggapi panggilan telepon atau email penyewa.
Anda harus membuatnya tahu bahwa penyewa tidak boleh menghubungi Anda di luar jam-jam ini kecuali jika keadaan darurat. Pastikan untuk memiliki rencana darurat di properti Anda sehingga penyewa Anda tahu apa yang dianggap darurat nyata dan apa yang bisa menunggu hingga jam kerja normal.
Langkah 3: Sampaikan Keluhan dalam Cara Yang Tepat Waktu
Faktor penting lainnya adalah seberapa cepat Anda menanggapi masalah penyewa. Tergantung pada tingkat keparahan keluhan mereka, Anda tidak perlu harus menjatuhkan segala sesuatu untuk memperbaikinya, tetapi Anda harus memperbaiki masalah tersebut dalam jangka waktu yang wajar.
Kunci pintu depan yang bocor atau rusak harus segera diperbaiki, sementara hal-hal seperti gagang kabinet dapur yang retak atau ubin retak bisa menunggu beberapa hari.
Langkah 4: Tunjukkan Kepedulian yang Asli
Menepis perhatian penyewa adalah cara cepat untuk menciptakan permusuhan. Terlepas dari bagaimana Anda merasa tentang bagaimana validnya keluhan mereka, Anda harus selalu membuat mereka merasa bahwa keluhan mereka penting dan bahwa Anda akan melakukan segala sesuatunya untuk memperbaikinya sesegera mungkin. Anda ingin penyewa merasa bahwa Anda berada di pihak mereka, daripada menjadi musuh tuan tanah jahat mereka.
Langkah 5: Jadilah Profesional
Anda harus selalu bersikap profesional. Ini adalah bisnis Anda dan Anda tidak bisa membiarkan emosi mengaburkan penilaian Anda.
Jika penyewa berteriak, jangan pernah berteriak kembali. Jangan mengutuk. Jangan menempatkan diri Anda dalam bahaya hukum dengan mengancam atau beralih ke taktik seperti mengabaikan permintaan perawatan atau mengutak-atik utilitas penyewa.
Merupakan tanggung jawab Anda untuk menjaga ketenangan Anda setiap saat.
Jenis Pengaduan Umum tentang Tenant:
Daftar ini sama sekali tidak luas terkait dengan keluhan yang mungkin dimiliki penyewa Anda, tetapi daftar ini mewakili beberapa masalah yang paling umum yang harus dihadapi oleh tuan tanah.
- Tetangga Bising
- Masalah Perawatan
- Masalah Hama
- Masalah Pet
- Kebersihan Properti / Penyewa