Apa yang harus dilakukan sebelum masalah terjadi
Apa Sistem Anda untuk Menangani Keluhan?
Agar penanganan keluhan lebih mudah, Anda harus memiliki sistem di tempat yang dapat diikuti penyewa ketika mereka perlu memberi tahu Anda tentang permintaan pemeliharaan.
Ada dua cara dasar yang bisa Anda lakukan:
- Permintaan Formal: Beberapa pemilik lahan lebih suka jika penyewa mengajukan permintaan pemeliharaan melalui proses formal. Proses ini harus diuraikan dengan jelas sebagai bagian dari perjanjian sewa .
Proses ini biasanya melibatkan semacam permintaan tertulis. Permintaan biasanya akan mencakup informasi berikut:- Nama Tenant
- Alamat
- Nomor unit
- Nomor telepon
- Tanggal Pengaduan
- Jenis Pengaduan
- Deskripsi Keluhan
- permintaan spesial
- Formulir Online - Jika Anda memiliki situs web untuk investasi properti Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan menambahkan area untuk permintaan pemeliharaan. Penyewa hanya harus pergi ke situs web Anda, mengisi formulir dan tekan kirim.
atau - Formulir Kertas - Ini adalah salinan cetak keras bahwa penyewa akan memindai dan mengirim email kepada Anda, mengirim faks, menyerahkan atau menempatkan di semacam kotak surat yang Anda dedikasikan untuk permintaan tersebut.
Pastikan untuk juga memiliki prosedur darurat di tempat penyewa memiliki kemampuan untuk menghubungi Anda, manajer properti atau tukang setelah jam kerja normal dalam hal permintaan pemeliharaan yang perlu perhatian segera, seperti pipa meledak atau kurangnya panas di musim dingin .
- Permintaan Tidak Resmi: Pilihan lain untuk tuan tanah adalah permintaan tidak resmi. Dengan jenis permintaan ini, ketika penyewa memiliki masalah pemeliharaan, mereka hanya akan menelepon Anda atau mengirim email kepada Anda, tergantung pada bentuk komunikasi yang Anda sukai, dan menjelaskan situasinya. Permintaan telepon akan dilakukan selama jam kerja normal yang telah Anda atur kecuali jika keadaan darurat, dalam hal ini mereka akan mengikuti prosedur darurat yang Anda miliki.
Siapa yang Akan Menangani Permintaan Pemeliharaan?
Anda harus memutuskan siapa yang akan bertanggung jawab menangani keluhan dan permintaan perawatan, sehingga Anda tidak tertangkap ketika keluhan datang. Para penyewa harus tahu siapa yang harus mereka hubungi ketika mereka memiliki masalah.
- Anda : Apakah Anda akan bertanggung jawab untuk menangani permintaan perawatan? Apakah Anda merasa nyaman memiliki penyewa menghubungi Anda untuk permintaan seperti itu? Apakah Anda nyaman pergi ke apartemen penyewa untuk permintaan seperti itu? Apakah Anda memiliki basis pengetahuan dan keterampilan untuk menangani pipa dan perbaikan listrik atau apakah Anda perlu menyewa seorang spesialis?
Jika Anda memutuskan bahwa Anda akan mengambil sendiri permintaan perawatan ini, Anda harus mengakui keahlian Anda. Meskipun Anda mungkin tahu cara memperbaiki kenop pintu, mematikan katup air utama dan membuat ubin di lantai, apakah Anda tahu cara menyolder pipa atau memasang detektor asap yang dipasangi kabel? Adalah penting bahwa Anda memahami keterbatasan Anda dari awal sehingga Anda dapat merencanakan dengan tepat untuk perbaikan yang tidak dapat Anda atasi sendiri. - Seorang Manajer Properti : Akankah Anda menyewa manajer properti untuk mengurus permintaan perawatan? Jika Anda tidak merasa nyaman melakukan permintaan perawatan atau hanya tidak ingin diganggu dengan mereka, Anda dapat menyewa perusahaan manajemen properti untuk melakukannya. Mereka akan memiliki tim ahli yang terampil di staf atau akan menyewa kontraktor luar untuk melakukan permintaan ini. Meskipun itu adalah pilihan yang lebih mahal, itu tidak menyelamatkan Anda sakit kepala harus berurusan dengan permintaan pemeliharaan konstan dan menghemat biaya peluang waktu Anda dapat mengalokasikan ke arah usaha yang lebih produktif.
- Orang Lain : Jika Anda tidak memiliki keterampilan, pengetahuan atau keinginan untuk menangani sendiri keluhan penyewa , dan tidak ingin menghabiskan uang untuk menyewa perusahaan manajemen properti untuk melakukannya, Anda tidak dapat membiarkan properti Anda jatuh ke dalam kekacauan. Anda harus memiliki seseorang untuk mengurus masalah ini. Dengan opsi ini, Anda tidak akan membayar gaji bulanan kepada seseorang; sebaliknya, Anda akan membayar mereka untuk mengurus setiap masalah yang timbul.
Anda harus melakukan riset dan mencari tukang reparasi dan kontraktor lokal di daerah Anda. Anda akan ingin mencari:
- Seorang Handyman - Siapa yang akan menangani perbaikan dasar.
- An Electrician - Siapa yang akan mengurus masalah listrik.
- Tukang Leding - Siapa yang bisa menangani masalah pipa dan drainase.
- Akhir Malam dan Akhir Pekan - Pastikan Anda juga tahu jam berapa orang-orang ini akan tersedia. Jika mereka tidak tersedia di jam-jam ganjil, Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki seseorang. Anda tidak ingin panik mencari tukang reparasi saat Anda berbulan madu di Hawaii pada jam 2 pagi
- Nomor Kontak Darurat - Selalu miliki nomor telepon pemadam kebakaran setempat, kantor polisi dan pusat kendali racun.