Kembangkan sebuah Rencana untuk Masalah Pemeliharaan
Anda harus terlebih dahulu mengembangkan rencana dasar Anda untuk menangani permintaan perawatan. Tentukan bagaimana permintaan akan dikirimkan dan siapa yang akan menanggapi permintaan tersebut. * Jika Anda telah memutuskan untuk menyewa perusahaan manajemen properti untuk menangani permintaan ini, maka tugas Anda adalah memantau perusahaan manajemen untuk memastikan mereka menangani semua permintaan dengan cepat dan kompeten.
Terima Permintaan Penyewa
Jika Anda tidak menyerahkan masalah pemeliharaan kepada manajer properti , maka langkah selanjutnya adalah menerima permintaan penyewa berdasarkan metode pilihan Anda. Ini bisa melalui telepon, email, teks atau bahkan pemberitahuan tertulis jika Anda lebih suka. Permintaan ini harus ditangani selama jam kerja normal kecuali mereka adalah keadaan darurat.
Tentukan Tingkat Permasalahan Pemeliharaan
Kumpulkan daftar masalah umum dan lampirkan tingkat urgensi kepada mereka: Tinggi, Sedang atau Rendah.
- Tinggi Urgensi - Keluhan harus diperbaiki atau setidaknya melihat pada hari yang sama atau jam yang sama jika perlu.
- Sedang Urgensi - Keluhan harus diperbaiki dalam 48 jam.
- Rendah Urgensi - Keluhan harus diperbaiki dalam waktu satu minggu.
Contoh Permintaan Urgensi Tinggi: Segera
- Masalah Struktural
- Kurangnya Panas di musim dingin
- Kekurangan Air Panas
- (Kebanyakan) Kebocoran di Properti
- Toilet Tersumbat
- Bau Gas
- Lampu Tidak Berfungsi di Area Umum dan Lorong
- Masalah Keamanan Seperti Pintu atau Jendela yang Tidak Mengunci Kunci yang Benar / Hilang
- Trotoar, Tangga dan Jalan Masuk Yang Perlu Disarup dan Diasapi Segera Setelah Badai Salju
Contoh Permintaan Urgensi Sedang: Dalam Cara Yang Tepat Waktu
- Peralatan Tidak Bekerja- Jika Anda bertanggung jawab untuk menyediakannya kepada penyewa Anda.
- Shower Tersumbat atau Lambat atau Sink Drain
- Lampu Interior Berhenti Bekerja - Bukan hanya bohlam yang terbakar. Lampu sebenarnya tidak berfungsi.
- Pendingin Udara Tidak Bekerja di Musim Panas
- Lubang Besar di Dinding
Contoh Permintaan Urgensi Rendah: Waktu Bukanlah Inti
- Retak Tile
- Grout Hadir
- Lantai Rusak yang Tidak Membuat Bahaya Berjalan - Robek di karpet / noda di karpet / lantai kayu keras yang membutuhkan perbaikan / pelana akan datang
- Menjalankan Toilet
- Kebocoran Kecil atau Tetes di Faucet
- Pintu Lemari Mati Engselnya
- Pintu Apartemen Interior Mati Engselnya / Pintu Tidak Menutup Dengan Benar
- Draf
- Lubang Kecil di Dinding
- Perbaikan Molding atau Trim Membutuhkan
Perbaikan yang Anda Tidak Bertanggung jawab Untuk:
- Mengganti Baterai di Detektor Asap Penyewa
- Menghapus Sampah Dari Unit Penyewa
- Kerusakan yang Disebabkan oleh Penyewa atau Para Penyewa Tamu- Anda dapat memperbaiki kerusakan ini, tetapi Anda diizinkan untuk mengenakan biaya yang wajar kepada penyewa, seperti biaya bahan atau biaya menyewa kontraktor untuk melakukannya.
Tentukan Tingkat Keterampilan yang Dibutuhkan untuk Masalah Pemeliharaan
Anda sekarang harus menentukan tingkat keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan perbaikan. Apakah itu sesuatu yang Anda merasa nyaman lakukan atau apakah Anda perlu menyewa seorang profesional? Jika perlu, hubungi individu yang tepat untuk menentukan ketersediaannya.
Kumpulkan Bahan
Jika Anda melakukan perbaikan sendiri, kumpulkan bahan yang tepat untuk menyelesaikan perbaikan.
Beri tahu Tenant
Jika perbaikan ada di dalam unit penyewa , hubungi penyewa untuk menentukan kapan Anda akan diizinkan masuk ke dalam unit untuk melakukan perbaikan. Tanyakan apakah penyewa ingin berada di sana untuk perbaikan atau jika mereka merasa nyaman mengizinkan Anda di unit ketika mereka tidak hadir.
Jika perbaikan berada di area umum bangunan , Anda dapat menggunakan penilaian Anda berdasarkan urgensi perbaikan untuk kapan Anda akan memperbaikinya.
Jika perbaikan perlu mematikan air, gas, listrik atau sejenisnya, Anda harus memberi tahu semua penyewa di gedung sebelum Anda melakukannya.
Selesaikan Perbaikan dan Dapatkan Tenant Signature on Maintenance Issue
- Jika Anda mengalihdayakan pekerjaan: Pastikan tukang servis memberikan deskripsi rinci tentang pekerjaan yang dilakukan, waktu yang dibutuhkan dan bagian-bagian yang diperlukan. Pastikan tukang reparasi menandatangani dan tanggal pernyataan ini. Penyewa juga harus menandatangani pernyataan ini, menguatkan bahwa pekerjaan itu memang dilakukan dan itu dilakukan dalam jumlah waktu yang ditentukan.
- Jika Anda menyelesaikan pekerjaan sendiri: Minta penyewa yang membuat permintaan menandatangani permintaan perawatan yang menyatakan bahwa perbaikan telah selesai dan dilakukan untuk kepuasan mereka. Pastikan mereka juga menyertakan tanggal dan waktu.