Cara Mendelegasikan dan Mengembangkan Bisnis Kecil Anda
Namun, seiring berjalannya waktu, pemilik usaha kecil yang terus melakukan semuanya sendiri akan mencapai apa yang saya sebut sebagai titik berhenti sukses. Sampai sebuah tim dikembangkan dan beberapa tugas sehari-hari dan tanggung jawab manajemen bisnis didelegasikan, bisnis tidak dapat tumbuh, dan pemilik bisnis kemungkinan akan terlalu berlebihan dan sangat frustrasi.
Ada banyak keputusan dan proses yang perlu dipertimbangkan ketika tiba waktunya untuk membangun tim dan mendelegasikan, dan ada langkah-langkah yang harus diambil sejak awal dalam proses untuk membuatnya lebih efektif. Berikut adalah tujuh kiat teratas untuk pendelegasian yang efektif agar Anda berada di jalur yang benar.
1. Analisis Kebutuhan Anda Pertama
Mengetahui apa yang harus didelegasikan dan siapa yang Anda butuhkan di tim Anda untuk melakukannya secara efektif, membutuhkan gambaran yang jelas tentang semua yang Anda miliki di piring Anda. Cara terbaik untuk mencari tahu ke mana waktu Anda pergi, terutama waktu ke mana seharusnya tidak, adalah dengan melacak waktu Anda - semua waktu Anda, baik untuk pekerjaan yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih.
Jika Anda terus melacak semua yang Anda lakukan selama hari kerja, saya yakin Anda akan terkejut melihat ke mana waktu Anda pergi dan apa yang memenuhi syarat sebagai waktu terbesar Anda. Ini saja dapat menjadi alat yang ampuh untuk mengidentifikasi tugas-tugas potensial untuk didelegasikan, dan bahkan tugas untuk dihapus dari bisnis Anda.
2. Jelajahi Pilihan Anda
Delegasi dapat mengambil banyak bentuk berbeda, dan setiap opsi bergantung pada bisnis dan kebutuhan Anda. Sistem pendelegasian yang paling efektif adalah sistem yang dapat Anda percayai dan akan tumbuh dan berubah ketika kebutuhan Anda tumbuh dan berubah.
Dua dari opsi delegasi yang paling umum termasuk menyewa seorang karyawan dan outsourcing ke kontraktor independen seperti asisten virtual .
Ada banyak aspek yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan antara karyawan dan kontraktor independen.
3. Mendokumentasikan Semuanya
Sebelum Anda mulai mendelegasikan, Anda harus mulai melacak semua informasi, pengetahuan, dan proses yang membuat bisnis Anda berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik. Ini mungkin menjadi tantangan karena Anda mungkin tidak terlalu sering memikirkan data ini; Anda hanya melakukan apa yang perlu dilakukan. Tetapi memiliki dokumentasi yang komprehensif dan jelas sangat penting untuk mendelegasikan secara efektif.
Secara umum, semua proses dan sistem Anda harus menyertakan ringkasan tertulis yang jelas sehingga setiap anggota tim Anda di masa depan dapat melompat dan mengambil tempat yang Anda tinggalkan. Dokumen - dokumen proses dan informasi lain yang diperlukan harus ditempatkan di lokasi pusat yang dapat diakses oleh semua orang.
4. Kembangkan Rencana Tugas yang Diprioritaskan
Setelah proses Anda didokumentasikan dan Anda telah membuat sistem untuk membagikan informasi itu, Anda perlu memikirkan prioritas delegasi teratas Anda dan bagaimana Anda akan menetapkan, melacak dan mengelola pekerjaan yang didelegasikan.
Fokus pada prioritas terbesar Anda terlebih dahulu. Anda dapat mengidentifikasi daftar item delegasi prioritas tinggi potensial dengan menjawab dua pertanyaan sederhana ini:
- Apakah ini perlu diselesaikan sekarang?
- Apakah saya perlu melakukan tugas ini sendiri atau dapat orang lain?
5. Gunakan Teknologi
Teknologi dapat membuat delegasi mudah dan membantu tim mengatasi berbagai tantangan. Dan semua tim dapat memanfaatkan teknologi , baik untuk berbagi file, penjadwalan, atau bahkan peluang pelatihan online.
Jika Anda membangun tim virtual dengan anggota di lokasi geografis yang berbeda, teknologi dapat membuatnya merasa seperti semua anggota tim Anda duduk di ruangan yang sama. Jelajahi teknologi yang tersedia untuk Anda sebelum mendelegasikan sehingga Anda dapat membuat sistem yang membuat berbagi informasi dan kolaborasi menjadi mudah.
6. Berkomunikasi dengan Baik dan Sering
Komunikasi yang baik sangat penting untuk setiap jenis tim. Tanpa itu, tidak ada tim. Ketika datang ke delegasi yang efektif, komunikasi tidak hanya harus jelas, ringkas dan konsisten, tetapi Anda juga perlu memastikan setiap anggota tim memiliki akses ke informasi yang sama.
Salah satu cara untuk mencapai hal ini adalah dengan menjadwalkan pertemuan tatap muka yang berkelanjutan, atau telekonferensi yang berfokus pada tim , jika anggota tim Anda berada di lokasi yang berbeda. Sesi ini harus difokuskan pada kolaborasi, berbagi informasi, dan membangun tim. Penting juga bahwa Anda tetap dapat diakses di antara rapat tim untuk menjawab pertanyaan, memberikan bimbingan, dan membantu menyelesaikan masalah bila perlu.
7. Tanamkan Kepercayaan
Kepercayaan adalah salah satu faktor yang paling penting ketika datang ke delegasi, dan itu berjalan dua arah. Anda harus percaya bahwa anggota tim Anda akan menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, dan anggota tim Anda perlu percaya bahwa Anda memberi mereka semua informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan dan bahwa Anda akan tersedia untuk mendukung mereka ketika perlu.
Anda dapat membuat tim berdasarkan kepercayaan dengan:
- Bersikap hormat satu sama lain
- Mendengarkan dan mendengar apa yang dikatakan orang lain
- Berfokus pada komunikasi yang konsisten
- Mengatakan apa yang akan Anda lakukan dan melakukan apa yang Anda katakan
- Menjadi jujur
Pendelegasian yang efektif dapat menjadi jawaban bagi pemilik usaha kecil yang memiliki tantangan waktu yang sedang berjuang untuk menemukan waktu untuk mengembangkan bisnisnya. Dan ketika Anda mengambil langkah-langkah untuk mengatur diri sendiri untuk proses pendelegasian yang efektif, Anda tidak hanya memberi diri Anda waktu untuk fokus pada kegiatan bisnis Anda yang paling penting, tetapi Anda mengurangi beberapa tekanan untuk selalu melakukan semuanya sendiri.